ما هو "الحاوية" الموجودة ضمن "تسجيل الأنشطة" في SchoolsBuddy ؟
يُعدّ قسم "الحاوية" داخل SchoolsBuddy المكان الذي تقوم فيه بإنشاء أنشطتك/مجموعاتك التي ستكون ضمن برنامج أنشطة مدرستك.
تحتوي الحاويات عادةً على أنشطة/مجموعات متعددة مرتبطة ببرنامج ما بعد الدوام المدرسي في مدرستكم. على سبيل المثال، قد تُسمى الحاوية: "نوادي ما بعد الدوام المدرسي لفصل الخريف"، وتحتوي هذه الحاوية على أنشطة مثل نادي كرة السلة، ونادي الشطرنج، ونادي المبارزة، وما إلى ذلك. تُعرف هذه الأنشطة بالمجموعات. يُعد إنشاء الحاوية المرحلة الأولى عند إنشاء تسجيل الأنشطة. تقع حاويات الأنشطة ضمن لوحة تحكم الأنشطة والنوادي، ولكن قد يُطلق على هذه اللوحة اسم مختلف وفقًا لتفضيلات مدرستكم.
كم عدد الحاويات المطلوبة ضمن برنامج أنشطة مدرستكم؟
فيما يتعلق بعدد "الحاويات" المطلوبة لبرنامج أنشطة مدرستكم، قد تحتاجون إلى حاوية واحدة فقط. ومع ذلك، فقد تم توضيح أسباب الحاجة إلى حاويات متعددة أدناه:
- يمكنك السماح للطلاب بالمشاركة في أنشطة متعددة في اليوم نفسه (مثلاً، لديك وقت نشاط الساعة 3:15 ووقت نشاط الساعة 4:30)، أو لديك نوادي إفطار/غداء يمكن للطالب حضور أحدها أو كليهما في اليوم نفسه. يجب أن تكون هذه الأنشطة في أماكن منفصلة لتمكين الطالب من حضور أكثر من نشاط في اليوم.
- يوجد في برنامج أنشطة مدرستكم مشرفون وأنشطة مختلفة لكل قسم من أقسام المدرسة، مثلاً قسم المرحلة الثانوية وقسم المرحلة الابتدائية. يجب وضع هذه الأنشطة في حاويات منفصلة، واحدة للمرحلة الثانوية وأخرى للمرحلة الابتدائية.
- بعض الطلاب فقط هم القادرون على تقديم خياراتهم بأنفسهم (أي أن طلاب المرحلة الابتدائية غير قادرين على التقديم بينما طلاب المرحلة الثانوية قادرون على تقديم خياراتهم، وبالتالي يلزم استخدام حاويات مختلفة).
- تُقام بعض الأنشطة الجماعية لمختلف الفئات العمرية لفترة أقصر / حضور أقصر (على سبيل المثال، تستمر أنشطة المدرسة الابتدائية حتى 12 ديسمبر، وأنشطة المدرسة الثانوية حتى 19 ديسمبر).
- ترغب في السماح بالتسجيل لفئات عمرية مختلفة في تواريخ مختلفة. (مثلاً: المدرسة الابتدائية من 1 إلى 6 سبتمبر، المدرسة الثانوية من 4 إلى 8 سبتمبر)
إذا كانت هناك حاجة إلى حاويات متعددة، فيمكنك إعداد حاويات مختلفة لفترات زمنية مختلفة، ومناطق مختلفة من المدرسة، وما إلى ذلك.
الحاوية 1 - نادي إفطار المدرسة الابتدائية
الحاوية 2 – نوادي وقت الغداء في المدرسة الابتدائية
الحاوية 3 – نوادي ما بعد المدرسة الابتدائية
الحاوية 4 – نوادي وقت الغداء في المدرسة الثانوية
الحاوية 5 - المدرسة الثانوية، الساعة 3:15 مساءً، نوادي ما بعد المدرسة
الحاوية 6 - المدرسة الثانوية، الساعة 4:30 مساءً، نوادي ما بعد المدرسة
عدد التفضيلات اليومية ضمن تسجيل الأنشطة
عند إنشاء حاوية أنشطة واختيار التسجيل بناءً على التفضيلات، يجب تحديد الحد الأقصى لعدد التفضيلات اليومية المطلوبة من المُسجِّل. بمعنى آخر، إذا كان لدى الطالب/ولي الأمر خيارات أنشطة متعددة في اليوم نفسه، فيمكنه تحديد تفضيلاته لكل نشاط على حدة. على سبيل المثال، إذا كان عدد التفضيلات اليومية المُحدد في حاوية تسجيل الأنشطة هو 5، فسيكون بإمكان الطالب/ولي الأمر اختيار ما يصل إلى 5 أنشطة من بين خياراته المفضلة.
- الخيار الأول المرغوب
- الخيار الثاني المرغوب
- الخيار الثالث المرغوب
- الخيار الرابع المرغوب
- الخيار الخامس المرغوب
عند إنشاء حاوية تسجيل الأنشطة، يمكنك تعيين العديد من التفضيلات اليومية حسب رغبتك (بحد أقصى 5).
الحد الأدنى لعدد الطلاب المختارين أسبوعيًا ضمن التسجيل في الأنشطة
عند إنشاء صفحة تسجيل أنشطة في SchoolsBuddy يمكنك تحديد "الحد الأدنى للاختيارات الأسبوعية للطلاب" ضمن عملية إنشاء الصفحة. يشير هذا الحد الأدنى إلى عدد الأنشطة التي يجب على الطالب/ولي الأمر اختيارها عند التسجيل. يتوافق هذا مع متطلبات مدرستك. على سبيل المثال، اشتراط 3 اختيارات أسبوعية كحد أدنى يعني أنه لا يمكن للطلاب/أولياء الأمور إرسال اختياراتهم إلا بعد اختيار 3 أنشطة على الأقل. هذا يُسهم في زيادة التخصيص والمشاركة.
إعادة تقديم الاختيارات ضمن حاوية الأنشطة
لديك خيار السماح للطالب/ولي الأمر بإعادة إرسال اختياراته. في حال اختيار هذا الخيار، سيتمكن الطالب/ولي الأمر من تعديل اختياراته بناءً على تفضيلاته وإجراء اختيار آخر. يمكن للطالب/ولي الأمر القيام بذلك عدة مرات كما يشاء حتى إغلاق التسجيل. على عكس نماذج جوجل، ستتلقى إرسالًا واحدًا فقط (الأحدث) لكل مستخدم.
طلب الانضمام بعد التخصيص ضمن حاوية الأنشطة
عند إنشاء نشاط ضمن قسم التسجيل، يتوفر خيار "السماح بطلبات الانضمام بعد التخصيص". في حال تفعيل هذا الخيار عند إنشاء النشاط، سيتمكن الطالب/ولي الأمر من طلب الانضمام إلى النشاط بعد تخصيصه وإنشاء فعالياته (مثل منتصف الفصل الدراسي/الموسم الدراسي). سيتم إخطار الموظف المسؤول عن النشاط ومدير الأنشطة في حال تلقي النشاط طلب انضمام من الطالب/ولي الأمر.
ما هي تواريخ الحجز المسبق للمنظمات في SchoolsBuddy ؟
تتيح لك خاصية "حظر التواريخ" في SchoolsBuddy حظر تواريخ محددة تلقائيًا لمنع إقامة أي فعاليات فيها. تُعد هذه الخاصية أداةً رائعةً لحظر عطلات منتصف الفصل الدراسي، والعطلات المدرسية، والعطلات الرسمية، وأيام تدريب الموظفين. إذا كانت مدرستك تعتمد عطلات منتظمة في جميع أقسامها، فننصحك باتباع الخطوات التالية لإضافة تواريخك:
1. الإعدادات
2. تواريخ التجمعات التنظيمية
3. أضف التواريخ
ما هي المجموعات ضمن عملية التسجيل في الأنشطة؟
المجموعة هي تجمع لتلاميذ المدرسة. يتحول النشاط إلى مجموعة بعد تخصيصه وإنشاء فعالية، على سبيل المثال، ستكون المجموعة "كرة القدم للمرحلة الثانوية بعد المدرسة". يختار أولياء الأمور/التلاميذ النشاط، وإذا تم تخصيصه لهم، يصبحون جزءًا من تلك المجموعة. تُعد المجموعات أداة رائعة تُستخدم للتواصل والتنظيم بين الموظفين/المنظمين والتلاميذ وأولياء الأمور.
إنشاء مجموعة داخل حاوية الأنشطة
يوجد داخل حاوية الأنشطة طريقتان لإنشاء المجموعات.
الخيار الأول هو إنشاء مجموعة ستكون هي النشاط الذي يتم التسجيل فيه. ويتم ذلك يدويًا عن طريق إدخال تفاصيل النشاط.
للقيام بذلك، انقر على علامة التبويب "+إضافة" لإضافة الاسم والوصف والصف/السنة الدراسية والفئة العمرية والجنس الذي يُتاح له النشاط. عند إنشاء المجموعة/النشاط، اترك خانة الحالة فارغة دائمًا، حيث تُستخدم هذه المعلومات لاحقًا أثناء عملية التخصيص.
الخيار الثاني هو نسخ مجموعة من عملية تسجيل نشاط سابقة. هذا ممكن فقط في حال وجود حاوية أنشطة سابقة تحتوي على مجموعات نشطة. نسخها إلى حاويتك يتم بسهولة تامة.
إضافة المزيد من الموظفين إلى نشاط/مجموعة داخل SchoolsBuddy
عند إنشاء أنشطة (مجموعات) داخل حاوية، يمكنك تعيين موظف واحد فقط لكل نشاط (مجموعة). ولكن، بمجرد إنشاء/نشر الأحداث، يمكنك إضافة المزيد من الموظفين إلى النشاط، حيث تم إنشاء المجموعة بالفعل.
من يتلقى رسائل ECA/CCA ضمن SchoolsBuddy
يعتمد هذا على اختيارك للخيارات كما يلي:
تقديم الوالدين
إرسال الاختيارات : سيتلقى ولي الأمر الذي يُرسل الاختيارات رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني. ملاحظة: سيتلقى ولي الأمر هذا الرسالة فقط، حتى لو كان هناك أكثر من ولي أمر مرتبط بالطالب.
تأكيد التخصيص : سيتلقى جميع أولياء الأمور المرتبطين بالطالب رسالة تأكيد التخصيص عبر البريد الإلكتروني.
تقديم الطالب
تقديم الاختيار : سيتلقى الطالب الذي يقدم الاختيار رسالة تأكيد الاختيار عبر البريد الإلكتروني. ملاحظة: سيتلقى الطالب فقط، وليس ولي الأمر المرتبط بالاختيار، رسالة تأكيد الاختيار.
تأكيد التخصيص : سيتلقى كل من الطالب والوالد المرتبط به رسالة تأكيد التخصيص عبر البريد الإلكتروني.
تقديم الطلبات (يدويًا) من قبل الموظفين - من شاشة الإدارة.
تقديم الاختيارات : عندما يقوم أحد أعضاء هيئة التدريس باختيار الخيارات يدويًا، لا يتم إرسال بريد إلكتروني للتأكيد إلى الطالب أو ولي أمره.
تأكيد التخصيص : سيتلقى كل من الطالب وولي أمره رسالة بريد إلكتروني لتأكيد التخصيص عند اكتمال عملية التخصيص.
كيف يمكنني توزيع الأنشطة بعد إغلاق باب التسجيل؟
بمجرد إغلاق باب التسجيل في الأنشطة، يجب عليك بعد ذلك تخصيص الأنشطة/المجموعات لتلاميذك.
نشر المخصصات للآباء والتلاميذ ضمن SchoolsBuddy
بعد اختيار الأنشطة (سواءً يدويًا أو من قِبل أولياء الأمور/الطلاب)، يجب نشر الفعاليات لتفعيلها. وبمجرد النشر، ستظهر الفعاليات في جداول مواعيد الموظفين/الطلاب/أولياء الأمور المعنيين.
بعد الانتهاء من تخصيصات المجموعة، لنشر الأحداث، حدد علامة التبويب "إنشاء الأحداث".
تسجيل الأنشطة في SchoolsBuddy
بعد نشر التخصيصات وإنشاء الفعاليات، سيتم إنشاء هذه الفعاليات ضمن النظام الأساسي لـ SchoolsBuddy . هناك طريقتان لاستيراد سجلات الحضور من الموقع الإلكتروني: إما من شاشة تنظيم الفعاليات (إذا كنت المنظم الرئيسي) أو من علامة تبويب الاستقبال/سجلات الحضور.