Los eventos con reserva y pago instantáneos son una excelente opción si desea ofrecer a los padres/estudiantes la posibilidad de inscribirse.
Utilice esta opción si desea que los padres seleccionen ellos mismos los eventos para sus hijos.
(Tenga en cuenta: puede controlar quién puede ver a qué eventos puede inscribirse filtrando cada grupo por año, grado o cualquier otro grupo en el sistema).
Este artículo le guiará a través del proceso de creación de una reserva y pago instantáneos para el servicio de transporte . Para poder utilizar esta opción, primero debe completar la configuración del horario de transporte para el período en el que se inscribirán los padres o alumnos. Debe crear un contenedor para cada franja horaria en la que desee que se inscriban los padres o alumnos.
Paso 1:
- Seleccione la opción "Administración de actividades, clubes y reservas" en la página de inicio.
- Seleccione el tipo de contenedor Reserva y pago instantáneos
- Haz clic en el botón '+ Agregar ' para crear un nuevo contenedor.
Paso 2:
Complete los detalles del contenedor.
- Título de la inscripción: p. ej. Inscripción para el autobús de la mañana temprano Trimestre 1 24/35
- Descripción: Cualquier información relevante para la inscripción al autobús.
- Las opciones "Permitir cancelación de reserva" y "Bloquear conflictos" pueden dejarse sin marcar.
- Número máximo de eventos reservables por grupo: Dejar este valor en 0.
- Fechas de inicio/fin de las actividades. Establézcalas para las fechas del trimestre.
- Horarios de inicio y fin de las actividades: Puede establecer esto como la hora de inicio y fin del horario del autobús.
- Responsabilidad de la confirmación: Deje resaltada en verde la opción " Solo padres " o cámbiela a " Solo estudiantes, padres o estudiantes " según las preferencias de su escuela.
- Apertura de inscripciones: Fecha de apertura de inscripciones (cuando los padres pueden comenzar a reservar)
Cierre de inscripciones: Fecha en la que se cierra el plazo de inscripción. Esta es la última fecha en la que desea que los padres puedan seleccionar las opciones para el servicio de autobús. - Mostrar botón "Seleccionar todo": esta opción puede dejarse sin marcar.
- ¿Usar fechas de bloqueo de la organización?: Esta opción está activada por defecto y utilizará las fechas de bloqueo que hayas configurado a nivel de organización. Desactívala únicamente si la inscripción es para un servicio de autobús vacacional.
- Aceptar pagos con cupones: Esto no es relevante para este registro.
- Enviar alertas de nuevas reservas: Si esta casilla está marcada, los miembros del personal que tengan este rol recibirán una notificación cuando un padre o estudiante realice una nueva reserva desde cualquier contenedor de Reserva instantánea o Reunión de padres/PTC.
- Términos y condiciones: En este campo puede introducir cualquier término y condición que se aplique a los viajes en autobús.
- Información adicional sobre los Términos y Condiciones (URL): Si tiene los Términos y Condiciones de su escuela en un archivo PDF, por ejemplo, puede agregar un enlace aquí.
- Formulario de datos de reserva: Esta función se está utilizando de una manera diferente para el registro, por lo que esta opción
- Franja horaria de transporte : seleccione la franja horaria para la que está destinado este contenedor; en este ejemplo, la mañana .
- Horario : Seleccione el horario de transporte al que corresponde este contenedor.
- Título de la inscripción al transporte : Añada el título para esta inscripción; en este ejemplo, 'Autobús de primera hora de la tarde'.
- Texto de ayuda sobre el transporte : Añada aquí cualquier información que pueda ayudar a los padres/alumnos cuando se registren.
- Haz clic en el botón " Guardar " que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla.
Paso 3:
Una vez guardado, se creará el contenedor y se le redirigirá a la página donde podrá agregar grupos a su contenedor.
- Para crear grupos, haga clic en el botón '+ Agregar '.
A continuación, complete los campos del grupo que desea crear. El grupo que cree se basará en la elegibilidad para plazas de autobús y puede basarse en el grado/curso o en un grupo específico que haya creado en SchoolsBuddy .
- Título: Título del grupo (Los padres/estudiantes lo verán)
- Descripción: Descripción del grupo (Los padres/alumnos verán esto)
- Disponible para / Requisito previo / No disponible para: Al seleccionarlo, aparecerá una ventana emergente en la pantalla que determinará quién puede inscribirse en la excursión escolar.
- Género: Género del grupo
- Responsable del personal: ¿Qué miembro del personal será el organizador del grupo?
- Actividad: Esto no será visible para quien realiza la reserva, pero puede utilizarse para fines de informes. Elija 1.Otro.
- Ubicación predeterminada: Este campo no es obligatorio.
- Código de grupo / Código de facturación: utilice estos códigos si su escuela tiene códigos específicos para la conciliación.
- Haz clic en el botón verde Guardar Botón para crear tu grupo.
Ahora que el grupo ha sido creado, aparecerá en la pestaña Grupos del contenedor.
Paso 5:
Una vez que todos tus grupos estén configurados, puedes agregar el "evento", lo que creará el formulario de inscripción.
- Haz clic en el botón Crear eventos para programar viajes específicos.
- Haz clic en el botón '+ Agregar nuevo '.
Paso 6:
A continuación, añade los detalles específicos de la excursión escolar.
- Título: Añade el título apropiado para tu viaje.
- Información esencial: Cualquier información esencial para esta opción. Tenga en cuenta que tanto la información esencial como la información adicional son visibles para los padres al realizar las reservas.
- Información adicional: Cualquier otra información relativa al registro.
- Opciones de reserva: Seleccione Individual para un día o Bloque para viajes de varios días.
- Número de plazas: Puede dejarse en 0, ya que el número de asientos en cada trayecto se gestiona en la Configuración de transporte .
Desplácese hacia abajo y continúe completando los detalles; cuando haya terminado, haga clic en el botón verde "Crear regla".
- Crear para grupos: Seleccione el grupo para el que desea crear el evento.
- Ubicación: Establecida en Ubicación no especificada
- Tipo de evento: Seleccione "Solo tarifas " en el menú desplegable. Esto garantiza que el evento no aparezca en ningún calendario, ya que este proceso se utiliza únicamente para la selección de ruta.
- Tipo de coste: Gratuito. Si desea utilizar SchoolsBuddy para cobrar también por el transporte, póngase en contacto con nosotros a través de la opción "Enviar una solicitud" para obtener más información.
- Frecuencia: Seleccionar un solo día
- Fecha del evento: Indique aproximadamente una semana después de la fecha de finalización del plazo de inscripción, en caso de que desee ampliar dicho plazo.
- Hora de inicio, hora de finalización: pueden dejarse como se muestran.
- Seleccione Crear regla una vez que haya terminado de completar los detalles del evento anteriormente.
Si deja en blanco las fechas de apertura/cierre de la inscripción en la regla del evento, se utilizarán por defecto las fechas establecidas para el contenedor y la fecha de inicio del evento si esta es anterior a la fecha de cierre del contenedor.
Paso 7:
Una vez creado el viaje, verá una vista previa antes de publicarlo. Si necesita realizar algún cambio, haga clic en el botón verde de edición que se encuentra a la derecha. Si necesita crear varios eventos similares, también puede usar el botón azul de copiar que se encuentra a la derecha, debajo del botón de edición.
Paso 8:
Cuando todo esté listo, será el momento de publicar los eventos.
- Haz clic en la pestaña «Publicar eventos» para acceder a la pantalla de publicación. Verás tu evento en la lista, lo que te permitirá revisar los detalles antes de publicarlo.
- Marque el evento de inscripción para el autobús que desea publicar.
- Marque la casilla "Confirmo" para confirmar que los eventos seleccionados se publicarán.
- Haz clic en el botón Publicar.
- Aparecerá un último cuadro de confirmación y deberá hacer clic en el botón Publicar para continuar o en el botón Cancelar para volver a la pantalla anterior.
Una vez que haga clic en Publicar, se generarán los eventos. Esto puede tardar un par de minutos, dependiendo de la cantidad de eventos que se deban publicar.
Una vez publicado el evento y dentro del período de actualización del cartel de apertura, los padres podrán reservar el viaje. También puede agregar alumnos al viaje manualmente si lo desea, asignando a los estudiantes sus métodos de transporte .
Si realiza este trámite antes de que se abra el periodo de inscripción para los padres, las opciones se completarán automáticamente, lo que permitirá a los padres confirmar o modificar las selecciones realizadas para sus hijos.