Guide d'intégration des clients SchoolsBuddy

Configuration initiale, liste de vérification avant la mise en service, intégration des données, orientation et mise en service

Résumé du processus de configuration SchoolsBuddy :

1. Formulaire de configuration complet
2. Intégration des données
3. Demande de partenaire de paiement (le cas échéant) : voir plus bas dans cet article
4. Vous recevrez un e-mail d'activation et vous pourrez définir votre mot de passe.
5. Visionnez les vidéos de pré-formation et effectuez les tâches de configuration.
6. Planifiez une séance d'intégration avec SchoolsBuddy
7. Terminer les tâches en suspens
8. Suivez la formation et créez votre premier compte.
9. Configurez le compte parent de test et effectuez un test
10. Passer en direct

Cet article d'assistance a pour but de vous guider tout au long du processus de mise en service SchoolsBuddy , en contenant des informations pour chaque étape et des détails supplémentaires tout au long du document.

Important : Données - Intégration ou importation ?

Nous aurons besoin que vos données SIS/MIS soient intégrées à SchoolsBuddy avant de pouvoir former votre personnel. Si votre établissement n'utilise pas de SIS/MIS, nous pouvons procéder à une importation manuelle au format CSV. Consultez la suite de ce guide pour plus d'informations.

Paiements en ligne : cette fonctionnalité est disponible uniquement si vous disposez du module de paiement permettant aux parents d’utiliser SchoolsBuddy pour régler les activités, les clubs, les achats scolaires (uniformes, etc.). Consultez la suite de ce guide pour plus de détails.

Formulaire d'accueil des nouveaux clients à remplir

Remplissez le formulaire en cliquant ici .

Ce formulaire contient toutes les informations essentielles à la création de votre site SchoolsBuddy . Veuillez le remplir dès que possible et nous le soumettre. Vous devrez y joindre une version transparente et de bonne qualité du logo de votre établissement.

Pour toute question concernant le formulaire, veuillez nous contacter via le Service Hub .

Authentification unique

L'authentification unique (SSO) permet un accès et une authentification transparents à partir d'un seul compte pour tous les services clés.

Nous proposons actuellement un accès SSO à SchoolsBuddy via ManageBac+ , Google, Microsoft Office 365, AzureAD, Firefly, iSAMS et toute option SSO avec Open ID Connect.

Si vous souhaitez ajouter cette fonctionnalité à votre compte SchoolsBuddy veuillez l'indiquer dans le champ prévu à cet effet sur le formulaire d'inscription . Consultez notre article d'aide pour plus d'informations.

Comprendre et partager les données dans SchoolsBuddy

SchoolsBuddy est compatible avec de nombreux logiciels de gestion scolaire (SIS/MIS) et vous bénéficierez d'une assistance complète pour importer et synchroniser les données de votre propre système. La synchronisation des données s'effectue toutes les 24 heures, chaque nuit. Notre équipe d'assistance peut déclencher une synchronisation supplémentaire en cas d'urgence.

Voici les bases :

PERSONNEL

• Tous les comptes du personnel créés par votre flux de données ont accès aux données des étudiants, y compris leurs coordonnées et leurs informations médicales (si les données médicales sont synchronisées).
• Il est possible d'ajouter manuellement du personnel externe à SchoolsBuddy et de lui attribuer des autorisations limitées. Ces autorisations permettent à l'utilisateur externe (par exemple, un entraîneur) de prendre les présences, de consulter les informations des tuteurs et les données médicales, d'envoyer des communications ou de modifier et d'annuler des événements.
• Nous créons des comptes pour votre personnel sur SchoolsBuddy en fonction SchoolsBuddy votre domaine de messagerie. Veuillez nous indiquer si vous en avez plusieurs. egjanedoe@mytestschool.sch.org.uk ou janedoe@mytestschool.com 
• Si un membre du personnel possède une adresse courriel personnelle enregistrée dans votre système d'information de gestion (SIG), celle-ci ne sera pas importée dans SchoolsBuddy . Nous pouvons autoriser son importation si votre personnel n'utilise pas son adresse courriel professionnelle.
• Si un membre du personnel utilise son adresse courriel professionnelle enregistrée dans votre système d'information de gestion (SIG) comme contact parent, il pourra automatiquement basculer entre les modes parent et personnel sur le site web et les applications mobiles. Si vous souhaitez empêcher un membre du personnel d'utiliser le même compte, nous pouvons bloquer l'utilisation de toutes les adresses courriel du domaine de l'établissement pour les comptes parents. Dans ce cas, les membres du personnel pourront être ajoutés manuellement à SchoolsBuddy en tant que parents avec leur adresse courriel personnelle.
• Nous désignons des « super-utilisateurs » pour votre établissement scolaire, qui pourront accorder des autorisations étendues aux autres membres du personnel pour des fonctions telles que l'administration, le suivi des absences ou les processus financiers.
• Les comptes du personnel doivent être supprimés manuellement lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, sauf si vous utilisez ManageBac ou certaines intégrations facilitées par Wonde

PARENTS

• Les deux parents peuvent consulter toutes les activités réservées et les frais associés au compte de leur enfant, mais ils disposent chacun de leurs propres identifiants, d'un porte-monnaie électronique et d'un porte-cartes pour séparer leurs finances. Un parent ne peut pas utiliser le solde de son partenaire pour régler les réservations ou les frais du compte de l'élève.

ÉTUDIANTS

• Les élèves du primaire se voient initialement attribuer des adresses électroniques fictives. Nous pouvons importer leurs véritables adresses électroniques si vous souhaitez qu'ils accèdent SchoolsBuddy lorsque celles-ci sont enregistrées dans votre système d'information de gestion scolaire (SIG).

Intégration/partage de données

Nous collaborerons avec votre responsable de l'intégration/de la mise en œuvre pour garantir l'importation réussie de vos données dans SchoolsBuddy . Cette étape est indispensable pour recevoir votre courriel d'activation. Veuillez suivre le lien vers la section « Données et intégrations » de notre Centre d'aide et sélectionner les instructions correspondant au système d'information de gestion de votre établissement.

Si votre système d'information de gestion (SIG) n'est pas répertorié ou si vous avez des questions, veuillez nous contacter via le Service Hub

Module de paiements/frais en ligne SchoolsBuddy

Si vous avez acheté ce module dans le cadre de votre forfait, vous devrez créer un compte auprès de l'un de nos partenaires de paiement agréés. Le prestataire disponible dépend de votre localisation.

Dans le cadre du processus de mise en œuvre, vous devriez recevoir automatiquement un courriel vous présentant notre partenaire de paiement ou vous invitant directement à vous inscrire/créer un compte. Si vous ne recevez pas ce courriel dans les cinq jours, veuillez nous contacter via le Service Hub

Une fois votre compte créé, nous finaliserons le processus d'intégration et effectuerons un paiement test. Vous pourrez ensuite vérifier que le paiement a bien été reçu sur le portail de votre fournisseur de paiement et commencer à recevoir des paiements de vos parents.

L' onglet « Frais » n'est visible dans SchoolsBuddy que si vous avez acheté le module.

Vous pouvez facilement consulter les frais et les paiements dans le récapitulatif , les paiements récents dans les montants reçus , et accéder à d'autres sections financières comme les rapports , la facturation rapide et les ajustements groupés. Vous trouverez plus d'informations sur les frais lors de votre première formation.

Consultez notre article du centre d'aide « Facturation et paiements » pour obtenir une présentation générale et des ressources d'assistance détaillées. Vous pouvez également contacter notre équipe d'assistance à tout moment ; ses coordonnées se trouvent à la fin de cet article.

Vous recevrez un e-mail d'activation et définirez votre mot de passe.

Si vous utilisez l'authentification unique (SSO), il vous suffit de cliquer sur l'URL de votre site SchoolsBuddy et de vous connecter via votre méthode SSO désignée ; il n'est pas nécessaire de recevoir un e-mail d'activation.

Si vous n'utilisez pas l'authentification unique (SSO), vous recevrez un e-mail d'activation et, grâce au lien contenu dans cet e-mail, vous pourrez vous connecter et effectuer l'orientation et les tâches décrites dans le document « Vidéos et tâches de pré-formation ».

Apprenez/Sauvegardez votre sous-domaine

Veuillez vous familiariser avec le sous-domaine de votre établissement scolaire afin d'éviter tout problème de connexion. Une fois votre courriel d'activation reçu, vous disposerez de votre sous-domaine, qui se présentera sous la forme suivante :

votre_nom_d_école.schoolsbuddy.net​

La page de votre sous-domaine affiche votre logo et l'option d'authentification unique (SSO) si vous l'avez activée. Ce sous-domaine peut être publié sur le site web de votre établissement scolaire afin que les parents et le personnel puissent y accéder si nécessaire. 

Visionnez les vidéos de pré-formation et effectuez les tâches de configuration.

Avant votre appel d'intégration initial, veuillez visionner les deux courtes vidéos de présentation et effectuer les tâches de configuration préalables à la mise en service dans votre portail SchoolsBuddy décrites ci-dessous :

• Bloquez les dates – définissez les dates des jours fériés pour faciliter la création d'événements récurrents.
• Rôles du personnel – attribuer différents rôles aux membres du personnel, avec différents niveaux d'accès
• Message de bienvenue – configurez les messages de bienvenue sur la page d'accueil pour le personnel, les parents et les élèves.
• Lieux – créez des lieux spécifiques à utiliser lors de la création de vos événements
• Liens du portail - créer du contenu statique ou des liens vers des informations destinées aux parents, au personnel et aux élèves

Lien vers les vidéos et les tâches

Séance d'introduction à l'intégration avec SchoolsBuddy

Une fois que vous aurez reçu votre e-mail d'activation et effectué les tâches nécessaires, vous pourrez réserver votre appel d'intégration initial avec l'un de nos spécialistes en formation et mise en œuvre.

L'objectif de cet appel est de discuter de votre utilisation souhaitée du système afin de vous montrer comment SchoolsBuddy peut répondre au mieux à vos besoins et d'adapter votre formation en conséquence. Nous effectuerons également quelques vérifications de données de base et vous montrerons comment naviguer dans le système.

Ce premier appel ne s'adresse pas à tous les utilisateurs de votre établissement, mais uniquement aux utilisateurs clés/super administrateurs. Nous aborderons les personnes à inclure dans les sessions de formation ultérieures.

Cette séance d'intégration devrait durer environ 30 minutes.

Terminez les tâches de configuration et créez votre premier compte.

Terminez toutes les tâches de configuration restantes, par exemple, terminez l'ajout de tous les emplacements.

Pour commencer, vous pouvez réserver une session de formation avec notre équipe ou vous entraîner vous-même grâce à nos guides et vidéos d'assistance. Vous y trouverez des ressources en cliquant sur l'icône d'assistance en haut à droite de votre compte.

Nous vous recommandons de consulter les guides de notre Centre d'aide et de prendre rendez-vous pour une séance d'évaluation ou une formation afin de discuter de vos besoins spécifiques.

Appel de formation avec SchoolsBuddy

Réserver votre session de formation vous permettra de découvrir en détail comment utiliser le système et de poser des questions.

Ces séances se déroulent via un appel vidéo Zoom afin que nous puissions partager l'écran pour les démonstrations.

Réfléchissez aux personnes clés de votre école qui doivent participer à cet appel, par exemple le coordinateur des activités (ce point sera abordé lors de votre appel d'intégration).

Les séances de formation durent 45 minutes et nous recommandons 1 à 2 séances par module.

L'écran d'administration

En tant qu'administrateur, vous aurez accès à l'écran d'administration. De là, vous pourrez consulter la liste de tous les utilisateurs et leur envoyer des e-mails d'activation. Pour y accéder, cliquez sur vos initiales en haut à droite, puis sur « Admin ».

Pour envoyer des e-mails d'activation, cliquez simplement sur le menu déroulant à côté de « E-mail de bienvenue non envoyé » et sélectionnez les utilisateurs à activer. Cliquez ensuite sur « Envoyer » en haut à droite. La procédure est identique pour le personnel et les parents. Cliquez sur le menu déroulant à côté de « E-mail de bienvenue non envoyé » et sélectionnez tout le monde en cochant l'option correspondante ou sélectionnez uniquement le personnel concerné.

Une fois envoyé, tout problème relatif à l'e-mail d'activation sera indiqué en rouge à côté de l'adresse e-mail de l'utilisateur. Pour obtenir de l'aide, consultez l'article du centre d'aide : «  Envoi d'un e-mail d'activation au personnel, aux élèves et aux parents ».

Créez un compte de parent test et effectuez un test

Nous vous recommandons de créer un compte de parent test afin de découvrir SchoolsBuddy comme le feront vos parents. 

N.B. : L’adresse courriel de ce parent test devra être différente des adresses courriel existantes du personnel et des parents dans votre système d’information de gestion.

Vous l'avez peut-être déjà fait lors de la configuration initiale, mais sinon, faites-le maintenant afin de découvrir l'expérience des parents et de vérifier que les informations fournies vous conviennent avant d'ouvrir votre première inscription. Ce compte vous permettra de vérifier la configuration pour toutes les inscriptions futures ou d'aider les parents qui vous posent des questions.

Suivez ce lien vers l'article du centre d'aide intitulé « Configuration de vos comptes parents de test (liaison avec nos élèves de test) ».

Modèles d'e-mails

SchoolsBuddy propose de nombreux modèles d'e-mails que vous pouvez personnaliser avec le texte de votre choix.

Avant la mise en ligne , veuillez vérifier les modèles les plus importants et nous signaler toute modification nécessaire. Il s'agit des e-mails d'activation et de bienvenue (qui peuvent différer pour les parents et le personnel) ainsi que du pied de page .

Suivez ce lien vers l'article du centre d'aide : « Modèles d'e-mail, pied de page d'e-mail et pied de page Web ».

• Courriel d'activation – vous l'avez reçu en tant que membre du personnel et vous pouvez consulter la version parent lors de la configuration d'un parent test.
• Courriel de bienvenue – Vous aurez reçu ceci en tant que membre du personnel et vous pourrez consulter la version parent une fois que votre compte parent de test sera activé.

Tous les modèles peuvent être consultés dans la section Réception > Rapports de SchoolsBuddy dans « Visionneuse HTML des modèles d'e-mails », et nous pouvons vous fournir un guide complet des modèles standard pour que vous puissiez soumettre des modifications si vous le souhaitez.

Au fur et à mesure que vous configurez d'autres inscriptions et événements dans SchoolsBuddy (et que vous testez en tant que parent), vérifiez si vous avez des e-mails pour lesquels vous souhaitez modifier le texte ; ceux-ci peuvent être envoyés au service d'assistance (détails à la fin de cet article).

Passer en direct

Vous devriez maintenant avoir terminé toutes les tâches préalables à la mise en production et suivi une formation complémentaire avec notre équipe Formation et Mise en œuvre. Si vous avez des questions sur certains points, vous pouvez consulter notre Centre d'aide en cliquant sur l'icône Assistance en haut de votre écran, comme indiqué précédemment. Vous y trouverez de nombreuses ressources utiles, notamment des tutoriels vidéo.

Vous êtes presque prêt à présenter SchoolsBuddy à votre communauté scolaire !

Et ensuite ?

Tâches/éléments restant à vérifier :

1. Préparez une lettre/notification pour annoncer le nouveau système à venir

2. Envoyer des courriels d'activation/de bienvenue au personnel, aux parents et aux élèves

3. Vérifier la participation des parents

4. Vérifier l'utilisation initiale par les parents

Préparation du lancement

Préparer et rédiger une lettre/notification pour annoncer le nouveau système à venir

Lorsque vous serez presque prêt à diffuser en direct auprès de votre école, vous devrez en informer les parents et le personnel.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de modèle destiné aux parents que vous pouvez utiliser et adapter selon vos besoins, en fonction des modules que vous utilisez et de la date à laquelle vous prévoyez d'envoyer les e-mails d'activation aux parents.

Chers parents

Nous sommes très heureux de vous annoncer que nous commencerons très prochainement à utiliser les réservations en ligne pour bon nombre de nos activités, clubs et excursions grâce à un système appelé SchoolsBuddy .

Cela inclut des outils vous permettant de :

• Réservez les activités de votre/vos enfant(s) en ligne et consultez-les dans votre agenda.

• Autorisez les sorties scolaires et consultez les événements confirmés dans votre agenda.

• Payez les frais et consultez votre solde

• Recevez diverses communications de notre part

• Il est important de noter que vous pourrez le faire en déplacement grâce aux applications iOS et Android.

Nous lancerons ce service dans les deux prochaines semaines. Vous recevrez alors un e-mail d'activation contenant un lien vous permettant de créer un mot de passe pour votre compte.

Veuillez faire attention à cela et vérifier votre dossier de courriers indésirables par précaution.

Cordialement

Nom de notre école

Passage en direct

Envoyer les courriels d'activation/de bienvenue au personnel et aux parents (élèves, le cas échéant) - Voir ci-dessus

Une fois connectés, ils seront redirigés vers votre tableau de bord et verront le message de bienvenue.

Le message de bienvenue peut être différent pour le personnel, les parents et les élèves. Cliquez ici pour consulter les options de message de bienvenue et apprendre à les créer pour votre site SchoolsBuddy .

Vérifier la participation des parents

Une fois que vous avez envoyé les e-mails d'activation aux parents et que le système est opérationnel, vous pouvez voir qui s'est connecté et qui ne s'est pas connecté, notamment :

• Parents qui ne se sont jamais connectés
• Étudiants dont les comptes parents sont inactifs

Pour obtenir une vue d'ensemble, cliquez sur vos initiales en haut à droite, puis sur Admin.

Vous trouverez ici la liste détaillée du personnel, des élèves et des parents, et vous pourrez renvoyer les e-mails d'activation si nécessaire. En cas de problème, un message en rouge s'affichera à côté du nom de l'utilisateur (par exemple, si sa boîte de réception est pleine).

Dans l'exemple ci-dessus, Sam Allan n'a jamais reçu d'e-mail d'activation et l'adresse e-mail de John Adams est erronée.

Pour consulter le profil d'un utilisateur plus en détail, rendez-vous dans l' onglet Accueil , puis cliquez sur Utilisateurs. Vous pouvez ensuite rechercher l'utilisateur dans la barre de recherche ou utiliser les filtres pour affiner votre recherche et sélectionner le type d'utilisateur.

Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez constater qu'Ethan Adams est un utilisateur actif et s'est connecté, mais que Kenneth Andrews n'a pas reçu son courriel d'activation.

Pour obtenir de l'aide supplémentaire, consultez notre article du centre d'aide : «  Comprendre l'onglet Utilisateurs dans SchoolsBuddy

Au besoin, vous pouvez effectuer une vérification des données pour identifier les élèves dont les comptes parents sont inactifs. Sous l'onglet Accueil, sélectionnez Utilisateurs, puis cliquez sur Vérifications des données et sélectionnez Élèves dont les comptes parents sont inactifs .

Consultez notre article du centre d'aide pour découvrir d'autres vérifications que vous pouvez effectuer afin de vous assurer de l'implication des parents : «  Vérifier les données pour s'assurer que les parents sont bien liés aux élèves ».

Formation complémentaire

1. Formation du service comptabilité/finance (à ignorer si le module « Frais » n'existe pas)

2. Rapports/Résumés

3. Service client SchoolsBuddy

Comptabilité/Finances : aide supplémentaire

Dans la section Facturation et paiements du centre d'aide, vous trouverez de l'aide concernant :

• Gestion des finances 
• Instauration et suppression des frais
• Remboursements

Rapports/Résumés

SchoolsBuddy propose différents rapports standard, et des rapports personnalisés sont également disponibles (avec supplément). Vous pouvez accéder à la fonction de rapports depuis l'onglet Accueil.

Une fois les inscriptions ouvertes, nous vous conseillons de consulter les rapports disponibles. Si vous recherchez un rapport spécifique, n'hésitez pas à nous le faire savoir et nous vous guiderons. Veuillez consulter les guides pour plus d'informations : «  Rapports » et « Utilisation de l'interface des rapports ».

Remarque : les rapports de frais sont uniquement accessibles aux employés possédant le rôle « Frais » et/ou le rôle avancé « Frais administratifs » ou le rôle de super administrateur. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, veuillez contacter votre responsable de mise en œuvre afin que nous puissions organiser une formation.

SERVICE CLIENTÈLE ​​SCHOOLSBUDDY

Une fois votre site en ligne, notre équipe d'assistance sera à votre disposition pour répondre à toutes vos questions. Notre centre d'aide regorge de documents et de vidéos pour vous accompagner dans de nombreuses tâches.

Vous pouvez également accéder aux ressources d'assistance depuis votre site SchoolsBuddy une fois connecté :