初期設定、稼働前チェックリスト、データ統合、オリエンテーション、稼働開始
SchoolsBuddyセットアップ手順の概要：
- セットアップフォームにご記入ください。
- データ統合
- 決済パートナー申請（該当する場合）については、この記事の後半をご覧ください。
- アクティベーションメールを受信し、パスワードを設定してください。
- 事前トレーニングビデオを視聴し、セットアップタスクを完了してください。
- SchoolsBuddyとのオンボーディングセッションを予約する
- 未完了のタスクを完了する
- トレーニングを完了し、最初のサインアップを作成してください。
- テスト用親アカウントを設定してテストを実行する
- ライブ配信開始
このサポート記事は、 SchoolsBuddyを実際に使い始めるまでのプロセスを順を追って説明するもので、各段階に関する情報が記載されており、文書全体を通してより詳細な説明がされています。
重要：データ - 統合かインポートか？
貴校のスタッフへのトレーニングを実施するには、まずSIS/MISデータをSchoolsBuddyに統合する必要があります。貴校がSIS/MISを使用していない場合は、CSVファイルを手動でインポートすることも可能です。詳細については、このガイドの後半をご覧ください。
オンライン決済- 保護者がSchoolsBuddyを使ってアクティビティ、クラブ活動、制服などの学校用品の購入費用を支払うことができる決済モジュールを導入している場合にのみ適用されます。詳細は本ガイドの後半をご覧ください。
新規顧客登録フォームにご記入ください
こちらをクリックしてフォームにご記入ください。
このフォームには、 SchoolsBuddyサイトを作成するために必要なすべての重要な情報が含まれています。できるだけ早くこのフォームにご記入の上、送信してください。フォームには、学校のロゴの高画質で透明な画像を添付する必要があります。
フォームに関するご質問は、 Service Hubからお問い合わせください。
シングルサインオン
シングルサインオン（SSO）により、1つのアカウントで全ての主要サービスにシームレスにアクセスし、認証を行うことができます。
現在、 SchoolsBuddyへのSSOアクセスはManageBac+ 、Google、Microsoft Office 365、AzureAD、Firefly、 iSAMS 、およびOpenID Connectを使用したあらゆるSSOオプションを通じて提供しています。
SchoolsBuddyアカウントにこの機能を追加したい場合は、オンボーディングフォームの該当欄にその旨をご記入ください。詳細については、 ヘルプ記事をご覧ください。
SchoolsBuddyにおけるデータの理解と共有
SchoolsBuddy様々なSIS/MISプログラムに対応しており、お客様ご自身のシステムから情報をインポートおよび同期するために必要なあらゆるガイダンスを個別に提供いたします。データは毎晩24時間ごとに同期されますが、緊急にデータを更新する必要がある場合は、弊社のサポートチームが追加の同期を実行いたします。
基本事項は以下のとおりです。
スタッフ
- データフィードによって作成されたすべてのスタッフアカウントは、連絡先情報や医療情報（医療データが同期されている場合）を含む学生データにアクセスできます。
- SchoolsBuddyには外部スタッフを手動で追加し、権限を制限して設定できます。これらの権限により、外部ユーザー（コーチなど）が出席確認、保護者情報の閲覧、医療データの閲覧、連絡事項の送信、イベントの編集やキャンセルを行う際のアクセスを制御できます。
- お客様のメールアドレスのドメインに基づいて、 SchoolsBuddyにスタッフアカウントを作成します。アカウントが複数ある場合はお知らせください。例： janedoe@mytestschool.sch.org.ukまたはjanedoe@mytestschool.com
- 貴社のMISに職員の個人メールアドレスが登録されている場合、その職員はSchoolsBuddyにインポートされません。ただし、職員が業務用メールアドレスを使用していない場合は、インポートを許可することができます。
- 職員がMISで保護者連絡先として職員用メールアドレスを使用している場合、ウェブアプリとモバイルアプリで保護者モードと職員モードを自動的に切り替えることができます。職員が同じアカウントを使用することを禁止したい場合は、学校ドメインのすべてのメールアドレスを保護者アカウントに使用できないようにブロックし、個人のメールアドレスを使用してSchoolsBuddyに保護者として手動で追加することができます。
- 学校ごとに「スーパーユーザー」を指定し、管理業務、欠勤状況の監視、財務処理などの機能について、他の職員に高い権限を付与できるようにします。
- スタッフアカウントは、 ManageBacまたはWondeが提供する一部の統合機能を使用していない限り、不要になった時点で手動で削除する必要があります。
両親
- 両親は、お子様の予約したすべてのアクティビティと料金を確認できますが、それぞれ専用のログインID、クレジットウォレット、バウチャーウォレットが用意されているため、個人の資金管理は完全に分離されます。保護者は、パートナーの残高を使って生徒のアカウントの予約や料金を支払うことはできません。
学生
- 小学校の生徒には、最初はダミーのメールアドレスが設定されます。MIS/SISに実際のメールアドレスが登録されている場合は、生徒がSchoolsBuddyにアクセスできるように、そのメールアドレスをインポートすることも可能です。
データ統合／共有
お客様のオンボーディング担当者／導入マネージャーと連携し、データがSchoolsBuddyに正常にインポートされるようサポートいたします。アクティベーションメールを受信するには、この作業が完了している必要があります。ヘルプセンターの「データと統合」セクションへのリンクをクリックし、学校のMISに関する手順を選択してください。
MISがリストにない場合、またはご質問がある場合は、 Service Hubからお問い合わせください。
SchoolsBuddyオンライン決済／料金モジュール
パッケージの一部としてこのモジュールをご購入いただいた場合は、弊社が承認した決済プロバイダーパートナーのいずれかでアカウントを申請する必要があります。利用可能なプロバイダーは、お客様の地域によって異なります。
導入プロセスの一環として、決済パートナーのご紹介、またはアカウント登録／作成へのご招待を記載したメールが自動的に送信されます。5日以内にこのメールが届かない場合は、 Service Hubからお問い合わせください。
アカウントが作成されると、最終的な統合プロセスが完了し、テスト決済が実行されます。その後、決済プロバイダーのポータルで支払いが受領されたことを確認でき、保護者からの支払いの受付を開始できるようになります。
SchoolsBuddyで「料金」 SchoolsBuddyが表示されるのは、該当モジュールを購入した場合のみです。
ここからは、概要で請求と支払いを簡単に確認でき、受領金額で最近の支払いを確認したり、レポート、クイックチャージ、一括調整などの他の財務関連領域に移動したりできます。料金に関する詳細は、最初のトレーニングセッションでご確認いただけます。
概要や詳細なリソースについては、ヘルプセンターの記事「 請求と支払い」をご覧ください。また、サポートチームへのお問い合わせも承っております。お問い合わせ先は本記事の末尾に記載されています。
アクティベーションメールを受信し、パスワードを設定してください。
シングルサインオン（SSO）をご利用の場合は、 SchoolsBuddyサイトのURLをクリックし、指定されたSSO方法でログインするだけで済みます。アクティベーションメールを受信する必要はありません。
SSOを使用していない場合は、アクティベーションメールが送信されます。このメールに記載されているリンクを使用してサインインし、事前トレーニングビデオとタスクのドキュメントに記載されているオリエンテーションとタスクを完了してください。
サブドメインを学習/保存する
ログイン時に問題が発生しないよう、学校のサブドメインをご確認ください。アクティベーションメールを受信すると、以下の形式のサブドメインが表示されます。
yourschoolname.schoolsbuddy.net
サブドメインページには、ロゴと、SSO（シングルサインオン）オプション（利用を選択した場合）が表示されます。サブドメインは学校のウェブサイトに公開できるため、必要に応じて保護者や教職員がアクセスできるようになります。
事前トレーニングビデオを視聴し、セットアップタスクを完了してください。
初回オンボーディングコールの前に、下記の説明に従って、2つの短い「Discover」ビデオをご覧になり、 SchoolsBuddyポータル内で事前設定タスクを完了してください。
- 日付ブロック–祝日を設定することで、繰り返しイベントの作成が容易になります
- スタッフの役割–スタッフメンバーに異なるアクセスレベルを持つ役割を割り当てます
- ウェルカムメッセージ–スタッフ、保護者、生徒向けのウェルカムメッセージをランディングページに設定します。
- 場所–イベント作成時に使用する特定の場所を作成します
- ポータルリンク -保護者、教職員、生徒向けの情報への静的コンテンツまたはリンクを作成します。
SchoolsBuddyとのオンボーディング紹介セッション
アクティベーションメールを受け取り、必要なタスクを完了したら、弊社のトレーニング＆導入スペシャリストとの初回オンボーディングコールを予約できます。
この電話会議の目的は、お客様がシステムをどのように活用したいかについて話し合い、 SchoolsBuddyお客様にとって最適な形で機能する方法をご説明し、それに基づいてトレーニングをカスタマイズすることです。また、基本的なデータチェックを行い、システムの操作方法についてもご説明いたします。
この最初の電話会議は、学校の全ユーザーではなく、主要ユーザー／スーパー管理者のみを対象としています。今後のトレーニングセッションで、誰を含める必要があるかについて話し合います。
このオンボーディングセッションは約30分程度です。
セットアップタスクを完了し、最初のサインアップを作成してください。
未完了の設定タスクをすべて完了してください（例：すべての場所の追加を完了する）。
まずは、弊社のチームによるトレーニングセッションをご予約いただくか、サポートガイドや動画をご活用の上、ご自身でお試しください。サポートガイドや動画は、アカウントにログイン後、右上隅にあるサポートアイコンをクリックするとご覧いただけます。
弊社のヘルプセンターガイドをご活用いただき、より個別のニーズについて話し合うためのレビューセッションまたはトレーニングをご予約いただくことをお勧めします。
SchoolsBuddyとのトレーニングコール
トレーニングセッションを予約することで、システムの詳細な使い方を確認したり、質問をしたりする機会が得られます。
これらのセッションは、画面共有によるデモンストレーションができるように、Zoomのビデオ通話で行われます。
この電話会議に参加してもらう必要がある学校の主要な担当者（例：活動コーディネーター）について考えてください（これについては、入社時のオリエンテーション電話会議で話し合います）。
トレーニングセッションは45分間で、モジュールごとに1～2回のセッションを受講することをお勧めします。
管理画面
管理者ユーザーとして、管理画面にアクセスできます。この画面では、すべてのユーザーの概要を確認したり、アクティベーションメールを送信したりできます。アクセスするには、右上隅にある自分のイニシャルをクリックし、「管理者」をクリックしてください。
アクティベーションメールを送信するには、「ウェルカムメールが送信されていません」の横にあるドロップダウンをクリックし、アクティベートしたいユーザーを選択します。次に、右上隅の「送信」をクリックします。スタッフと保護者の場合も同じ手順です。「ウェルカムメールが送信されていません」の横にあるドロップダウンをクリックし、「すべて」を切り替えて全員を選択するか、アクティベーションメールを送信したい特定のスタッフを選択してください。
送信後、アクティベーションメールに問題がある場合は、ユーザーのメールアドレスの横に赤い文字で表示されます。詳細については、ヘルプセンターの記事「 職員、生徒、保護者へのアクティベーションメールの送信」をご覧ください。
ヒント： SchoolsBuddy段階的に導入したい場合は、学年別またはグループ別にユーザーを有効化することもできます。詳細については、こちらのガイドをご覧ください。 フィルタリングされた受信者への有効化メールの送信 |
テスト用保護者アカウントを設定し、テストを実行してください。
保護者の方と同じようにSchoolsBuddy体験していただくために、テスト用保護者アカウントを作成することをお勧めします。
注：このテスト用保護者のメールアドレスは、貴社のMISに登録されている既存の職員および保護者のメールアドレスとは異なるものにする必要があります。
初期設定の一環として既に行っているかもしれませんが、まだ行っていない場合は、今すぐ行ってください。そうすることで、保護者の体験を確認し、最初の登録を開始する前に提供した情報に問題がないか確認できます。このアカウントは、今後作成する登録の設定が正しいかを確認したり、保護者からの問い合わせに対応したりするために使用できます。
ヘルプセンターの記事「テスト用保護者アカウントの設定方法（テスト生徒へのリンクあり）」へは、こちらのリンクをクリックしてください。
メールテンプレート
SchoolsBuddyには多数のメールテンプレートが用意されており、お好みの文面に合わせて編集できます。
公開前に、最も重要なテンプレートを確認し、必要な変更点があればお知らせください。対象となるのは、アクティベーションメールとウェルカムメール（保護者用と職員用で内容が異なる場合があります）、およびメールのフッターです。
ヘルプセンターの記事「メールテンプレート、メールフッター、ウェブフッター」はこちらのリンクからご覧ください。
- アクティベーションメール–スタッフメンバーとしてこのメールを受信しています。テスト用の保護者を設定する際に、保護者バージョンを確認できます。
- ウェルカムメール スタッフメンバーとして既にこの資料を受け取っているはずです。テスト用の保護者アカウントが有効化されたら、保護者版を確認できます。
すべてのテンプレートは、 SchoolsBuddyの「受付」＞「レポート」セクションにある「メールテンプレートHTMLビューア」から閲覧できます。ご希望であれば、標準テンプレートの完全なガイドをご提供し、修正依頼の提出にご利用いただけます。
SchoolsBuddy内での登録やイベントの設定を進める際（そして常に保護者としてのテスト設定を進める際）、文言を修正したいメールがないか確認してください。修正が必要な場合は、サポートデスクまでご連絡ください（詳細は本記事の最後に記載）。
ライブ配信開始
これで、本番稼働前のタスクはすべて完了し、弊社のトレーニング＆導入チームによる追加トレーニングセッションも受講済みかと思います。ご不明な点がある場合は、前述のとおり画面上部のサポートアイコンをクリックしてヘルプセンターをご覧ください。ビデオチュートリアルをはじめとする、役立つリソースが多数掲載されています。
これで、学校コミュニティにSchoolsBuddyを紹介する準備がほぼ整いました！
次は？
残りの確認事項：
新システムの導入を告知する手紙／通知書を作成する
スタッフ、保護者、生徒にアクティベーション/ウェルカムメールを送信する
保護者の参加状況を確認する
親の最初の使用を確認する
本番稼働に向けた準備
新システムの導入を告知する手紙／通知書を準備・作成する
学校への配信準備がほぼ整ったら、保護者や職員にその旨を通知する必要があります。
以下は、保護者向けテンプレートの例です。使用するモジュールや、保護者へのアクティベーションメールの送信予定時期に応じて、必要に応じて調整してください。
保護者の皆様へ
この度、 SchoolsBuddyというシステムを用いて、多くのアクティビティ、クラブ活動、旅行のオンライン予約を間もなく開始することをお知らせいたします。
これには、以下のことを可能にするツールが含まれます。
お子様の予約はオンラインで行い、ご自身のカレンダーで確認できます。
学校行事への参加同意書を提出し、確定したイベントを自分の日記で確認してください。
料金を支払い、残高を確認する
当社からの様々な情報を受け取る
重要なのは、iOSおよびAndroidアプリを使用して外出先でもこれを実行できるということです。
このサービスは今後2週間以内に開始予定です。開始後、ログイン用のパスワードを作成するためのリンクが記載されたアクティベーションメールが送信されます。
ご注意ください。念のため、迷惑メールフォルダもご確認ください。
敬具
当校の名前
稼働開始
スタッフと保護者（該当する場合は生徒）にアクティベーション/ウェルカムメールを送信する - 上記参照
ログインすると、ダッシュボードに移動し、ウェルカムメッセージが表示されます。
歓迎メッセージは、職員、保護者、生徒それぞれに異なる内容を設定できます。SchoolsBuddy SchoolsBuddyでの歓迎メッセージのオプションと作成方法については、 こちらをクリックしてご確認ください。
保護者の参加状況を確認する
保護者にアクティベーションメールを送信し、システムが正常に稼働したら、ログインしたユーザーとログインしていないユーザーを確認できます。確認できる項目は以下のとおりです。
- 一度もログインしたことのない保護者
- 保護者アカウントが非アクティブな生徒
概要を確認するには、右上隅にあるあなたのイニシャルをクリックし、「管理者」をクリックしてください。
ここでは、職員、生徒、保護者の内訳が表示され、必要に応じてアクティベーションメールを再送信できます。問題が発生した場合は、例えばメールボックスがいっぱいの場合など、ユーザー名の横に赤い文字で表示されます。
上記の例では、サム・アランにはアクティベーションメールが送信されておらず、ジョン・アダムスのメールアドレスには誤りがあります。
ユーザーの詳細を確認したい場合は、 「受付」タブを開き、 「ユーザー」をクリックしてください。検索バーでユーザーを検索するか、フィルターを使用して検索範囲を絞り込んだり、ユーザーの種類を切り替えたりできます。
以下の例では、イーサン・アダムスはアクティブユーザーでありログイン済みである一方、ケネス・アンドリュースにはアクティベーションメールが送信されていないことがわかります。
さらに詳しい情報については、ヘルプセンターの記事「 SchoolsBuddyのユーザータブについて」をご覧ください。
必要に応じて、データチェックを実行して、保護者アカウントが非アクティブな生徒を確認できます。受付タブでユーザーを選択し、データチェックをクリックして、保護者アカウントが非アクティブな生徒を選択してください。
保護者の関与を確認するためにできるその他のチェック項目については、ヘルプセンターの記事「 保護者と生徒のつながりを確認するためのデータチェック」をご覧ください。
さらなる研修
経理・財務部門向け研修（料金モジュールがない場合は無視してください）
- 報告書／概要
SchoolsBuddyカスタマーサポート
経理・財務に関するさらなるサポート
ヘルプセンターの「請求と支払い」セクションでは、以下の内容に関するヘルプをご覧いただけます。
- 財務管理
- 告訴の提起と取り消し
- 払い戻し
報告書／概要
SchoolsBuddyには、利用できる標準レポートが多数用意されており、カスタムレポートも利用可能です（*追加料金がかかります）。レポート機能は、受付タブからアクセスできます。
サインアップが開始されたら、利用可能なレポートを確認することをお勧めします。特定のレポートをお探しの場合は、お知らせください。適切な情報をご案内いたします。詳細については、ガイド「 レポート」および「レポートインターフェースの使用方法」をご覧ください。
ご注意ください：料金レポートは、料金ロール、上級管理料金ロール、またはスーパー管理者ロールのいずれか、あるいは両方を持つスタッフのみが利用できます。さらにサポートが必要な場合は、導入担当マネージャーにご連絡ください。トレーニングを手配いたします。
SCHOOLSBUDDYカスタマーサポート
サイトが公開された後は、弊社のサポートチームがいつでもご質問にお答えいたします。ヘルプセンターには、さまざまな作業に関するサポート資料や動画が豊富に揃っています。
SchoolsBuddyサイトにログインしている場合は、サイト内からサポートリソースにアクセスすることもできます。