초기 설정, 사전 점검 목록, 데이터 통합, 오리엔테이션 및 정식 서비스 개시
SchoolsBuddy 설정 과정 요약:
- 설정 양식 작성
- 데이터 통합
- 결제 파트너 신청(해당되는 경우)은 이 글 하단을 참조하세요.
- 활성화 이메일을 받으시고 비밀번호를 설정하세요.
- 사전 교육 영상을 시청하고 설정 작업을 완료하세요.
- SchoolsBuddy 와 온보딩 세션 일정을 예약하세요.
- 미완료된 업무를 완료하세요
- 교육을 완료하고 첫 가입을 완료하세요.
- 테스트용 부모 계정을 설정하고 테스트를 실행하세요.
- 라이브 방송 시작
이 지원 문서는 SchoolsBuddy 실제로 사용하는 과정을 안내하기 위해 작성되었으며, 각 단계별 로 자세한 정보를 제공합니다.
중요: 데이터 - 통합 또는 가져오기?
저희가 직원 교육을 진행하기 전에 학교의 SIS/MIS 데이터가 SchoolsBuddy 에 통합되어 있어야 합니다. 학교에서 SIS/MIS를 사용하지 않는 경우 CSV 파일을 수동으로 가져와서 데이터를 가져올 수 있습니다. 자세한 내용은 이 가이드 뒷부분을 참조하십시오.
온라인 결제 - 학부모가 SchoolsBuddy 사용하여 활동비, 동아리비, 교복 등 학교 관련 물품 비용을 결제할 수 있도록 결제 모듈을 사용하는 경우에만 해당됩니다. 자세한 내용은 이 가이드 뒷부분을 참조하세요.
신규 고객 온보딩 양식을 작성해 주세요.
여기를 클릭 하여 양식을 작성하세요 .
이 양식에는 SchoolsBuddy 사이트 제작에 필요한 모든 중요 정보가 포함되어 있습니다. 가능한 한 빨리 양식을 작성하여 제출해 주시기 바랍니다. 양식에는 학교 로고의 고화질 투명 이미지를 첨부해야 합니다.
양식 관련 문의 사항은 Service Hub 통해 문의해 주세요 .
싱글 사인온
싱글 사인온(SSO)은 하나의 계정으로 모든 주요 서비스에 원활하게 접속하고 인증할 수 있도록 해줍니다.
현재 저희는 ManageBac+ , Google, Microsoft Office 365, AzureAD, Firefly, iSAMS 및 Open ID Connect를 사용하는 모든 SSO 옵션을 통해 SchoolsBuddy 에 대한 SSO 액세스를 제공합니다.
SchoolsBuddy 계정에 이 기능을 추가하려면 가입 양식의 해당 필드에 명시해 주세요 . 자세한 내용은 도움말 문서를 참조하세요.
SchoolsBuddy 활용한 학교 내 데이터 이해 및 공유
SchoolsBuddy 다양한 SIS/MIS 프로그램과 연동되며, 사용자의 시스템에서 정보를 가져오고 동기화하는 데 필요한 모든 사항에 대해 별도로 안내해 드립니다. 데이터는 매일 밤 24시간마다 동기화되며, 긴급하게 데이터를 업데이트해야 하는 경우 지원팀에서 추가 동기화를 요청해 드립니다.
기본 사항은 다음과 같습니다.
직원
- 데이터 피드를 통해 생성된 모든 직원 계정은 연락처 정보 및 의료 정보(의료 데이터가 동기화된 경우)를 포함한 학생 데이터에 접근할 수 있습니다.
- SchoolsBuddy 에 외부 직원을 수동으로 추가하고 더 낮은 권한을 설정할 수 있습니다. 이러한 권한을 통해 외부 사용자(예: 코치)는 출석 확인, 보호자 정보 보기, 의료 데이터 보기, 공지사항 전송, 이벤트 수정 및 취소 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
- 저희는 귀하의 이메일 도메인을 기반으로 SchoolsBuddy에 직원 계정을 생성합니다. 계정 이 SchoolsBuddy 개인 경우 알려주시기 바랍니다. egjanedoe@mytestschool.sch.org.uk 또는 janedoe@mytestschool.com
- 직원의 개인 이메일 주소가 경영정보시스템(MIS)에 등록되어 있는 경우, 해당 이메일 주소는 SchoolsBuddy 로 자동 가져오기되지 않습니다. 단, 직원이 업무용 이메일 주소를 사용하지 않는 경우에는 가져오기를 허용할 수 있습니다.
- 교직원이 학교정보시스템(MIS)에서 학부모 연락처로 교직원 이메일 주소를 사용하는 경우, 웹 및 모바일 앱에서 학부모 모드와 교직원 모드를 자동으로 전환할 수 있습니다. 교직원이 동일한 계정을 사용하는 것을 방지하려면, 학교 도메인으로 된 모든 이메일 주소가 학부모 계정으로 사용되지 않도록 차단할 수 있으며, 해당 학부모는 개인 이메일 주소를 사용하여 SchoolsBuddy 에 수동으로 등록해야 합니다.
- 저희는 학교 내에서 행정, 결근 관리 또는 재정 처리와 같은 기능을 위해 다른 교직원에게 높은 권한을 부여할 수 있는 "슈퍼유저"를 지정합니다.
- ManageBac 또는 Wonde 연동 기능을 사용하지 않는 한, 더 이상 필요하지 않은 직원 계정은 수동으로 삭제해야 합니다.
부모
- 부모님 두 분 모두 자녀의 예약된 모든 활동과 요금 내역을 확인할 수 있지만, 각자 별도의 로그인 계정, 크레딧 지갑, 바우처 지갑을 사용하여 개인 재정을 분리 관리할 수 있습니다. 부모는 배우자의 잔액을 사용하여 자녀 계정의 예약이나 요금을 결제할 수 없습니다.
재학생
- 초등학교 학생들은 처음에는 가상의 이메일 주소로 설정됩니다. 학교 경영정보시스템(MIS/SIS)에 등록된 실제 이메일 주소를 가져와 학생들이 SchoolsBuddy 에 접속할 수 있도록 할 수도 있습니다.
데이터 통합/공유
저희는 귀사의 온보딩 담당자/구현 관리자와 협력하여 데이터가 SchoolsBuddy 에 성공적으로 가져오기되도록 하겠습니다. 활성화 이메일을 받으시려면 이 과정이 완료되어야 합니다. 저희 도움말 센터의 데이터 및 통합 섹션 링크를 클릭하시고 , 귀교 의 MIS에 맞는 지침을 선택해 주세요.
귀하의 MIS가 목록에 없거나 질문이 있으시면 Service Hub 통해 알려주세요.
SchoolsBuddy 온라인 결제/수수료 모듈
패키지에 포함된 이 모듈을 구매하신 경우, 당사가 승인한 결제 서비스 제공업체 파트너 중 한 곳에 계정을 신청해야 합니다. 이용 가능한 제공업체는 거주 지역에 따라 다릅니다.
구현 과정의 일환으로, 당사의 결제 파트너를 소개하거나 계정 가입/생성을 직접 안내하는 이메일을 자동으로 받게 됩니다. 5일 이내에 해당 이메일을 받지 못하신 경우, Service Hub 통해 문의해 주세요.
계정이 생성되면 최종 연동 절차를 완료하고 테스트 결제를 진행합니다. 이후 결제 제공업체 포털에서 결제 완료 여부를 확인하고 학부모님으로부터 결제를 받을 수 있습니다.
' 수수료 ' 탭은 해당 모듈을 구매한 경우에만 SchoolsBuddy 에서 볼 수 있습니다.
여기에서 요약 정보를 통해 청구 및 결제 내역을 쉽게 확인하고, 수입 내역 에서 최근 결제 내역을 볼 수 있으며, 보고서 , 빠른 청구 , 일괄 조정과 같은 다른 재무 관련 영역으로 이동할 수 있습니다 . 수수료에 대한 자세한 내용은 첫 교육 세션에서 안내해 드립니다.
자세한 개요 및 추가 지원 정보는 도움말 센터의 ' 청구 및 결제' 문서를 참조하세요 . 또한, 언제든지 고객 지원팀에 문의하실 수 있습니다. 지원팀 연락처는 이 문서 하단에 있습니다.
활성화 이메일을 수신하고 비밀번호를 설정하세요.
싱글 사인온(SSO)을 사용 중인 경우 SchoolsBuddy 사이트 URL을 클릭하고 지정된 SSO 방식으로 로그인하기만 하면 됩니다. 활성화 이메일을 받을 필요가 없습니다.
SSO를 사용하지 않는 경우 활성화 이메일을 받게 되며, 이 이메일에 포함된 링크를 사용하여 로그인하고 사전 교육 비디오 및 작업 문서에 설명된 대로 오리엔테이션 및 작업을 완료할 수 있습니다.
서브도메인을 배우고 저장하세요
로그인에 문제가 없도록 학교 서브도메인을 숙지해 주세요. 활성화 이메일을 받으시면 다음과 같은 형식의 서브도메인을 확인하실 수 있습니다.
yourschoolname.schoolsbuddy.net
서브도메인 페이지에는 로고와 SSO(싱글 사인온) 옵션(사용을 선택한 경우)이 표시됩니다. 서브도메인은 학교 웹사이트에 게시하여 학부모와 교직원이 필요에 따라 연결할 수 있도록 할 수 있습니다.
사전 교육 영상을 시청하고 설정 작업을 완료하세요.
첫 온보딩 통화 전에 아래 설명된 두 개의 짧은 'Discover' 비디오를 시청하고 SchoolsBuddy 포털에서 사전 설정 작업을 완료해 주세요.
- 날짜 블록 설정 - 휴일 날짜를 설정하여 반복 이벤트를 쉽게 만들 수 있습니다.
- 직원 역할 – 직원들에게 각기 다른 역할과 접근 권한을 부여하세요.
- 환영 메시지 – 랜딩 페이지에 교직원, 학부모 및 학생을 위한 환영 메시지를 설정하세요.
- 위치 – 이벤트를 생성할 때 사용할 특정 위치를 만드세요.
- 포털 링크 - 학부모, 교직원 및 학생을 위한 정보 링크 또는 고정 콘텐츠를 생성합니다.
SchoolsBuddy 활용한 온보딩 소개 세션
활성화 이메일을 받으시고 필요한 작업을 완료하시면 교육 및 구현 전문가와의 초기 온보딩 통화를 예약하실 수 있습니다.
이번 통화의 목적은 시스템 활용 방식을 논의하여 SchoolsBuddy 귀사에 가장 적합한 방식으로 활용될 수 있도록 안내하고, 그에 맞춰 교육을 제공하는 것입니다. 또한 기본적인 데이터 점검을 진행하고 시스템 사용법을 안내해 드리겠습니다.
이번 첫 번째 교육은 학교의 모든 사용자를 대상으로 하는 것이 아니라, 핵심 사용자/최고 관리자만을 대상으로 합니다. 추후 교육 세션에 어떤 사용자를 포함시켜야 할지는 추후 논의하겠습니다.
이 온보딩 세션은 약 30분 정도 소요될 예정입니다.
설정 작업을 완료하고 첫 가입을 완료하세요.
모든 위치 추가와 같은 미완료된 설정 작업을 완료하십시오.
시작하려면 저희 팀과 함께 교육 세션을 예약하거나, 지원 가이드 및 비디오를 활용하여 직접 시도해 볼 수 있습니다. 지원 가이드 및 비디오는 계정에 로그인한 후 오른쪽 상단의 지원 아이콘을 클릭하면 찾을 수 있습니다.
저희 고객 지원 센터의 안내를 참고하시고, 맞춤형 요구 사항을 논의하기 위해 검토 세션이나 교육을 예약하시기를 권장합니다.
SchoolsBuddy 와의 교육 통화
교육 세션을 예약하시면 시스템 사용 방법을 자세히 살펴보고 질문할 수 있는 기회를 얻으실 수 있습니다.
이 세션은 Zoom 화상 통화를 통해 진행되므로 화면 공유를 통해 시연을 진행할 수 있습니다.
이번 통화에 참여해야 할 학교의 주요 인물들을 생각해 보세요. 예를 들어, 활동 담당자(이 부분은 오리엔테이션 통화에서 논의될 예정입니다).
교육 세션은 45분 동안 진행되며, 모듈당 1~2회 세션을 권장합니다.
관리자 화면
관리자 계정으로 접속하시면 관리자 화면에 접근할 수 있습니다. 이곳에서 모든 사용자 목록을 확인하고 활성화 이메일을 보낼 수 있습니다. 관리자 화면에 접속하려면 오른쪽 상단에 있는 사용자 이름 이니셜을 클릭한 다음 '관리자'를 클릭하세요.
활성화 이메일을 보내려면 '환영 이메일이 전송되지 않았습니다' 옆의 드롭다운 메뉴를 클릭하고 활성화할 사용자를 선택하세요. 그런 다음 오른쪽 상단의 '보내기'를 클릭합니다. 직원과 학부모에게도 동일한 절차가 적용됩니다. '환영 이메일이 전송되지 않았습니다' 옆의 드롭다운 메뉴를 클릭하고 '모두'를 선택하여 모든 사용자를 선택하거나, 활성화 이메일을 보낼 특정 직원을 선택하세요.
활성화 이메일이 발송된 후 문제가 발생하면 사용자 이메일 주소 옆에 빨간색 글씨로 표시됩니다. 더 자세한 도움을 받으시려면 도움말 센터의 " 교직원, 학생 및 학부모에게 활성화 이메일 보내기" 문서를 참조하세요.
핵심 팁 : SchoolsBuddy 단계적으로 도입하고 싶다면 학년이나 그룹별로 사용자를 활성화할 수도 있습니다. 자세한 내용은 이 가이드를 참조하세요. 필터링된 수신자에게 활성화 이메일 보내기 |
테스트용 학부모 계정을 설정하고 테스트를 진행하세요.
SchoolsBuddy 학부모님들이 직접 경험해 보실 수 있도록 테스트 학부모 계정을 생성하시는 것을 권장합니다.
참고: 이 테스트 참여 학부모의 이메일 주소는 귀사 경영정보시스템(MIS)에 등록된 기존 직원 및 학부모 이메일 주소와 달라야 합니다.
초기 설정 과정에서 이미 완료했을 수도 있지만, 그렇지 않다면 지금 바로 완료하여 학부모의 경험을 확인하고 첫 가입을 시작하기 전에 제공한 정보가 정확한지 점검하세요. 이 계정을 사용하여 향후 생성할 가입 페이지의 설정이 올바른지 확인하거나 문의 사항이 있는 학부모를 도울 수 있습니다.
다음 링크를 클릭하시면 고객 지원 센터의 "테스트 학부모 계정 설정하기(테스트 학생 연결)" 관련 글을 보실 수 있습니다.
이메일 템플릿
SchoolsBuddy 에는 사용자가 원하는 문구로 수정할 수 있는 다양한 이메일 템플릿이 있습니다.
서비스를 시작하기 전에 가장 중요한 템플릿을 확인하고 필요한 변경 사항이 있으면 알려주세요. 여기에는 활성화 및 환영 이메일 (학부모와 교직원용으로 다를 수 있음)과 이메일 푸터가 포함됩니다 .
다음 링크를 클릭하여 도움말 센터 문서 "이메일 템플릿, 이메일 바닥글 및 웹 바닥글"을 참조하세요.
- 활성화 이메일 - 직원분들은 이 이메일을 받으셨을 것이며, 테스트 학부모 설정 시 학부모용 버전을 확인하실 수 있습니다.
- 환영 이메일 - 직원분들은 이미 이 내용을 받으셨을 것이며, 학부모 테스트 계정이 활성화되면 학부모용 버전을 확인하실 수 있습니다.
모든 템플릿은 SchoolsBuddy 의 접수 > 보고서 섹션에 있는 '이메일 템플릿 HTML 뷰어'에서 확인할 수 있으며, 원하시는 경우 표준 템플릿에 대한 전체 가이드를 제공해 드려 수정 사항을 제출하실 수 있도록 도와드립니다.
SchoolsBuddy 에서 추가 등록 및 이벤트를 설정하는 과정(그리고 항상 학부모로서 테스트 참여)을 진행하면서 문구를 수정하고 싶은 이메일이 있는지 확인하십시오. 수정 사항은 지원팀으로 보내주시면 됩니다(자세한 내용은 이 글의 끝부분을 참조하십시오).
라이브 방송 시작
이제 모든 사전 준비 작업을 완료하고 교육 및 구현 팀과의 추가 교육 세션을 마쳤을 것입니다. 궁금한 점이 있으면 앞서 안내해 드린 대로 화면 상단의 지원 아이콘을 클릭하여 도움말 센터를 방문하세요. 동영상 튜토리얼을 포함한 다양한 자료를 찾아보실 수 있습니다.
이제 거의 모든 준비가 완료되어 학교 공동체에 SchoolsBuddy 소개할 수 있습니다!
다음은 무엇인가요?
남은 작업/확인 항목:
새로운 시스템 도입을 알리는 안내문/공지사항을 작성하세요.
교직원, 학부모 및 학생에게 활성화/환영 이메일을 발송합니다.
학부모 참여율을 확인하세요
초기 부모 사용을 확인하세요
시스템 가동 준비
새로운 시스템 도입을 알리는 안내문/공지사항을 작성하세요.
학교와 학부모, 교직원에게 서비스를 시작하기 직전 단계에 이르면 알려주셔야 합니다.
아래는 학부모용 이메일 템플릿 예시입니다. 사용 중인 모듈과 학부모에게 활성화 이메일을 발송할 시점에 따라 필요에 맞게 수정하여 사용하실 수 있습니다.
부모님께
저희는 곧 SchoolsBuddy 라는 시스템을 통해 다양한 활동, 클럽 및 여행에 대한 온라인 예약 시스템을 도입하게 되어 매우 기쁩니다.
여기에는 다음과 같은 작업을 수행할 수 있는 도구가 포함됩니다.
온라인으로 자녀분의 예약을 하시고, 예약 내역을 본인의 일정에서 확인하세요.
학교 견학에 대한 동의를 제공하고 확정된 일정을 본인의 일정에서 확인하세요.
수수료를 납부하고 잔액을 확인하세요.
저희로부터 다양한 소식을 받아보세요.
무엇보다 중요한 것은 iOS 및 Android 앱을 사용하여 이동 중에도 이 작업을 수행할 수 있다는 점입니다.
저희는 향후 2주 안에 이 기능을 출시할 예정이며, 출시 후 활성화 이메일을 보내드릴 것입니다. 이메일에는 로그인에 사용할 비밀번호를 생성할 수 있는 링크가 포함되어 있습니다.
이 내용을 주의 깊게 살펴보시고, 혹시 모르니 스팸 메일함도 확인해 주세요.
진심으로 감사드립니다.
우리 학교 이름
서비스 개시
교직원 및 학부모(해당되는 경우 학생)에게 활성화/환영 이메일을 발송합니다. (위 내용을 참조하세요.)
로그인하면 대시보드로 이동하여 환영 메시지를 볼 수 있습니다.
환영 메시지는 교직원, 학부모, 학생별로 다르게 설정할 수 있습니다. 여기를 클릭하시면 SchoolsBuddy 사이트에서 사용할 수 있는 환영 메시지 옵션과 작성 방법에 대한 자세한 내용을 확인하실 수 있습니다.
학부모 참여율을 확인하세요
학부모에게 활성화 이메일을 발송하고 시스템이 가동되면 로그인한 사람과 로그인하지 않은 사람을 확인할 수 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 로그인한 적이 없는 학부모
- 학부모 계정이 비활성화된 학생
전체 내용을 보려면 오른쪽 상단에 있는 이니셜을 클릭한 다음 '관리자'를 클릭하세요.
여기에서 교직원, 학생 및 학부모 현황을 확인할 수 있으며, 필요한 경우 활성화 이메일을 다시 보낼 수 있습니다. 문제가 있는 경우(예: 사서함 용량 초과) 사용자 옆에 빨간색 텍스트로 표시됩니다.
위 예시에서 Sam Allan은 활성화 이메일을 받지 못했고 John Adams는 이메일 주소에 오류가 있습니다.
사용자 정보를 더 자세히 보려면 '접수' 탭을 클릭한 다음 '사용자'를 클릭하세요. 검색창에 사용자를 입력하거나 필터를 사용하여 검색 범위를 좁히고 사용자 유형을 전환할 수 있습니다.
아래 예시에서 볼 수 있듯이 Ethan Adams는 활성 사용자이며 로그인했지만 Kenneth Andrews에게는 활성화 이메일이 발송되지 않았습니다.
더 자세한 도움을 받으시려면 SchoolsBuddy 의 사용자 탭 이해하기 도움말 센터 문서를 참조하세요.
필요한 경우 데이터 검사를 실행하여 학부모 계정이 비활성화된 학생을 확인할 수 있습니다. 접수 탭에서 사용자를 선택하고 데이터 검사를 클릭한 다음 학부모 계정이 비활성화된 학생을 선택하세요 .
학부모 참여를 확인하기 위한 다른 방법들에 대해서는 저희 도움말 센터의 ' 학부모와 학생 간의 연계를 확인하기 위한 데이터 점검' 글을 참조하세요.
추가 교육
회계/재무 부서 교육 (수수료 모듈이 없는 경우 무시하세요)
- 보고서/요약
SchoolsBuddy 고객 지원
회계/재무 관련 추가 도움말
고객 지원 센터의 청구 및 결제 섹션 에서 다음 사항에 대한 도움을 받으실 수 있습니다.
- 재무 관리
- 청구 제기 및 철회
- 환불
보고서/요약
SchoolsBuddy 에는 다양한 표준 보고서가 있으며, 맞춤형 보고서도 이용 가능합니다(*추가 비용 발생). 보고서 기능은 '접수' 탭에서 접근할 수 있습니다.
가입 신청이 시작되면 제공되는 보고서를 살펴보시기 바랍니다. 특정 보고서를 찾고 계시다면 저희에게 알려주시면 적절한 정보를 안내해 드리겠습니다. 자세한 내용은 보고서 및 보고서 인터페이스 사용 가이드를 참조하십시오.
참고 : 수수료 보고서는 수수료 담당 역할 및/또는 고급 관리 수수료 담당 역할 또는 퇴직연금 관리 담당 역할을 가진 직원만 이용할 수 있습니다. 추가 지원이 필요하시면 담당 관리자에게 알려주시면 교육을 준비해 드리겠습니다.
SCHOOLSBUDDY 고객 지원
사이트가 운영되기 시작하면 저희 지원팀이 언제든지 문의 사항에 답변해 드릴 준비가 되어 있습니다. 저희 도움말 센터에는 다양한 작업에 대한 지원 문서와 동영상이 가득합니다.
SchoolsBuddy 사이트에 로그인하면 사이트 내에서도 다양한 지원 자료에 접근할 수 있습니다.