SchoolsBuddy Etkinlik Kaydı içindeki Konteyner nedir?
SchoolsBuddy içindeki bir konteyner, okulunuzun etkinlik programında yer alacak etkinliklerinizi/gruplarınızı oluşturduğunuz yerdir.
Konteynerler genellikle okulunuzun okul sonrası programıyla ilgili birden fazla aktivite/grup içerir. Örneğin, Konteynerin adı "Sonbahar Dönemi Okul Sonrası Kulüpleri" olabilir ve bu Konteyner içinde basketbol kulübü, satranç kulübü, eskrim kulübü vb. aktiviteler bulunabilir. Bu aktivitelere gruplar denir. Konteyner oluşturmak, bir aktivite kaydı oluşturmanın ilk aşamasıdır. Aktivite Konteynerleri, Aktiviteler ve Kulüpler Yönetimi bölümünde bulunur; ancak bu sekme, okulunuzun tercihlerine bağlı olarak farklı bir isimle etiketlenebilir.
Okulunuzun etkinlik programı kapsamında kaç adet konteynere ihtiyaç duyulmaktadır?
Okulunuzun etkinlik programı için kaç adet 'konteyner'e ihtiyacınız var? Sadece BİR konteynere ihtiyacınız olabilir. Ancak, birden fazla konteynere ihtiyaç duyulmasının nedenleri aşağıda listelenmiştir:
- Öğrencilerin aynı gün içinde birden fazla etkinliğe katılmalarına izin veriyorsunuz (örneğin, 15:15 ve 16:30'da iki etkinlik saati var) veya öğrencinin aynı gün içinde birine veya her ikisine de katılabileceği kahvaltı/öğle yemeği kulüpleri düzenliyorsunuz. Öğrencinin bir günde birden fazla etkinliğe katılabilmesi için bunların ayrı kaplarda olması gerekir.
- Okulunuzun etkinlik programında, okulun farklı bölümleri (örneğin, lise/ortaokul) için farklı yöneticiler ve etkinlikler bulunmaktadır. Bunlar ayrı ayrı kutularda olmalı; birini lise için, diğerini ortaokul için ayırın.
- Öğrencilerin yalnızca bir kısmı tercihlerini kendileri gönderebiliyor (örneğin, İlkokul öğrencileri tercih gönderemiyor ancak Ortaokul öğrencileri tercih gönderebiliyor, bu durumda farklı kutular gerekiyor).
- Farklı yaş gruplarına yönelik bazı grup etkinlikleri daha kısa süreli/katılımlı olarak düzenlenmektedir (örneğin, İlkokul etkinlikleri 12 Aralık'a kadar, Ortaokul etkinlikleri 19 Aralık'a kadar devam etmektedir).
- Farklı yaş grupları için farklı tarihlerde kayıt yapılmasına izin vermek istiyorsunuz. (Örneğin: İlkokul 1 Eylül – 6 Eylül, Ortaokul 4 Eylül – 8 Eylül)
Birden fazla konteyner gerekiyorsa, farklı zaman dilimleri, okulun farklı alanları vb. için farklı konteynerler oluşturabilirsiniz.
Konteyner 1 – İlkokul Kahvaltı Kulübü
Konteyner 2 – İlkokul Öğle Yemeği Kulüpleri
Konteyner 3 – İlkokul Sonrası Okul Kulüpleri
Konteyner 4 – Lise Öğle Yemeği Kulüpleri
Konteyner 5 – Lise 15:15 Okul Sonrası Kulüpleri
Konteyner 6 – Lise 16:30 Okul Sonrası Kulüpleri
Bir Etkinlik Kayıt Formu İçindeki Günlük Tercih Sayısı
Bir etkinlik konteyneri oluştururken ve tercih tabanlı bir Kayıt seçeneği belirlediyseniz, kayıt olan kişiden istenen günlük tercih sayısının maksimum sınırını girmeniz gerekir. Bu, Öğrenci/Veli'nin aynı gün için birçok etkinlik seçeneği varsa, her bir etkinlik için istediği tercihi belirleyebileceği anlamına gelir. Örneğin, etkinlik Kayıt Konteynerinizde seçilen Günlük Tercih sayısı 5 ise, Öğrenci/Veli tercih ettiği etkinlik seçeneği açısından en fazla 5 seçim yapma seçeneğine sahip olacaktır.
- İlk Tercih Edilen Seçenek
- İkinci Tercih Edilen Seçenek
- Üçüncü İstenen Seçenek
- Dördüncü İstenen Seçenek
- Beşinci İstenen Seçenek
Etkinlik Kayıt Kutusu oluştururken istediğiniz kadar günlük tercih belirleyebilirsiniz (en fazla 5).
Bir Etkinlik Kayıt Formu İçindeki Minimum Haftalık Öğrenci Seçimi
SchoolsBuddy bir etkinlik kaydı oluştururken, konteyner oluşturma sürecinde 'Minimum Haftalık Öğrenci Seçimi' girebilirsiniz. 'Minimum Haftalık Öğrenci Seçimi'nin anlamı, öğrencinin/velinin kaç etkinlik seçimi yapması gerektiğini ifade eder. Bu, okulunuzun gereksinimleriyle uyumlu çalışabilir. Örneğin, konteynerinizde haftalık en az 3 öğrenci seçimi şartı koymak, velilerin/öğrencilerin en az 3 etkinlik seçmedikçe seçimlerini size gönderemeyecekleri anlamına gelir. Bu, tahsisi ve katılımı artırmaya yardımcı olur.
Etkinlik Konteyneri İçindeki Seçimlerin Yeniden Gönderilmesi
Öğrenci/veli tercihlerini yeniden gönderme seçeneğine sahipsiniz. Bu seçenek seçilirse, öğrenci/veli tercihlerine dayalı seçimlerini düzenleyebilir ve başka bir seçim yapabilir. Öğrenci/veli, kayıt kapanana kadar bu işlemi istediği kadar tekrarlayabilir. Google Form'dan farklı olarak, her kullanıcı için yalnızca tek bir (en son) gönderim alacaksınız.
Etkinlikler Konteyneri İçindeki Gönderi Tahsis Katılım İsteği
Kayıt Kutusu içinde bir etkinlik oluştururken, "Tahsis Sonrası Katılım İsteklerine İzin Ver" seçeneği bulunur. Bu seçenek etkinlik oluşturulurken seçilirse, Öğrenci/Veli, tahsis yapıldıktan ve etkinlikler oluşturulduktan sonra (örneğin dönem ortası/sezon) etkinliğe katılma isteğinde bulunabilir. Etkinliğe Öğrenci/Veli'den katılım isteği gelmesi durumunda, etkinlikten sorumlu personel ve etkinlik yöneticisi bilgilendirilecektir.
SchoolsBuddy Organizasyon Blok Tarihleri nedir?
SchoolsBuddy engelleme tarihleri, seçilen tarihlerde herhangi bir etkinliğin otomatik olarak engellenmesini sağlar. Bu özellik, ara tatiller, okul tatilleri, ulusal tatiller veya personel eğitim günleri gibi özel günleri engellemek için harika bir araçtır. Okulunuzun tüm bölümlerinde tutarlı tatiller varsa, tarihlerinizi eklemek için şu adımları izlemenizi öneririz:
1. Ayarlar
2. Organizasyonel Blok Tarihleri
3. Tarihleri ekleyin
Etkinlik Kayıt Formu içindeki Gruplar nelerdir?
Grup, okul öğrencilerinin bir araya gelmesinden oluşur. Bir etkinlik, tahsis ve etkinlik oluşturma işleminden sonra bir grup haline gelir; örneğin, Grup 'Okul Sonrası Büyükler Futbolu' olur. Veliler/öğrenciler etkinliği seçer ve tahsis edilirse o grubun bir parçası olurlar. Gruplar, personel/organizatörler, öğrenciler ve veliler arasında iletişim ve organizasyon için kullanılan harika bir araçtır.
Etkinlikler Konteyneri İçinde Grup Oluşturma
Etkinlikler Konteyneri içinde Gruplar oluşturmanın iki yolu vardır.
İlk seçenek, etkinlik kaydının yapılacağı bir grup oluşturmaktır. Bu işlem, etkinliğin ayrıntıları manuel olarak girilerek yapılır.
Bunu yapmak için, etkinliğinizin hangi yaş grubuna/sınıfa, yaş aralığına ve cinsiyete uygun olduğunu eklemek üzere '+ekle' sekmesine tıklayın. Grup/etkinlik oluştururken durum alanını her zaman boş bırakın. Bu, daha sonra tahsis sırasında kullanılacaktır.
İkinci seçenek, önceki bir Etkinlik Kayıt Formundan bir grubu kopyalamaktır. Bu, yalnızca daha önce aktif gruplar içeren bir Etkinlik Kapsayıcısı varsa mümkündür. Bunları Kapsayıcınıza kopyalamak çok kolaydır.
SchoolsBuddy bir Etkinliğe/Gruba daha fazla personel ekleme
Bir Kapsayıcı içinde Etkinlik (gruplar) oluştururken, o etkinliğe (gruba) yalnızca bir personel atayabilirsiniz. Ancak, etkinlikler oluşturulduktan/yayınlandıktan sonra, grup oluşturulduğu için etkinliğe daha fazla personel ekleme seçeneğiniz olur.
SchoolsBuddy üzerinden ECA/CCA iletişimlerini kimler alıyor?
Bu, aşağıdaki seçeneklerin sunulmasına bağlıdır:
Ebeveynlerin Sunumu
SEÇİM GÖNDERİMİ : Seçimleri gönderen veli, seçim onay e-postasını alacaktır. Lütfen dikkat: Öğrenciyle bağlantılı birden fazla veli olsa bile, yalnızca bu veli e-postayı alacaktır.
YERLEŞTİRME ONAYI : Öğrenciyle bağlantılı tüm veliler yerleştirme onay e-postasını alacaklardır.
Öğrenci Sunumu
SEÇİM GÖNDERİMİ : Seçimini gönderen öğrenci, seçim onay e-postasını alacaktır. Lütfen dikkat: Seçim onay e-postasını yalnızca öğrenci alacaktır, velisi almayacaktır.
YERLEŞTİRME ONAYI : Hem öğrenci hem de ilgili veli yerleştirme onay e-postasını alacaktır.
Personel (Manuel) Gönderimi – yönetici ekranından.
SEÇİM GÖNDERİMİ : Bir personel üyesi seçimleri manuel olarak yaptığında, öğrenciye veya veliye onay e-postası gönderilmez.
YERLEŞTİRME ONAYI : Yerleştirme işlemi tamamlandığında hem öğrenci hem de veli bir yerleştirme onay e-postası alacaktır.
Kayıtlar kapandıktan sonra etkinlikleri nasıl tahsis ederim?
Etkinliklere kayıt işlemi sona erdikten sonra, etkinlikleri/grupları öğrencilerinize atamanız gerekir.
SchoolsBuddy üzerinden velilere ve öğrencilere yönelik yayın tahsisleri.
Etkinlik seçimleri yapıldıktan sonra (manuel olarak veya veliler/öğrenciler tarafından), etkinliklerin aktif hale gelmesi için yayınlanması gerekir. Yayınlandıktan sonra, etkinlikler ilgili personel/öğrenciler/velilerin ajandalarında görünür hale gelir.
Grup tahsisleri tamamlandığında, etkinlikleri yayınlamak için Etkinlik Oluştur sekmesini seçin.
SchoolsBuddy Etkinlik Kayıtlarını Tutmak
Tahsisler yayınlandıktan ve etkinlikler oluşturulduktan sonra, etkinlikler artık SchoolsBuddy temel sisteminde oluşturulacaktır. Kayıtlar, web üzerinden iki şekilde alınabilir: Etkinlik Düzenleme ekranından (eğer Baş Organizatörseniz) veya Resepsiyon/Kayıtlar sekmesinden.