SchoolsBuddy客户入职指南

初始设置、上线前检查清单、数据集成、培训及正式上线

SchoolsBuddy设置流程概述：

1. 完整设置表
2. 数据集成
3. 支付合作伙伴申请（如适用）请参见本文下文。
4. 接收激活邮件并设置密码
5. 观看预备培训视频并完成设置任务
6. 与SchoolsBuddy安排入职培训课程
7. 完成未完成的任务
8. 完成培训并创建您的第一个注册账户。
9. 设置测试家长帐户并进行测试
10. 上线

本文旨在指导您完成SchoolsBuddy上线流程，其中包含每个阶段的信息，并在文档中提供更详细的说明。

重要提示：数据 - 集成还是导入？

在对您的任何员工进行培训之前，我们需要将贵校的学生信息系统/管理信息系统 (SIS/MIS) 数据与SchoolsBuddy集成。如果贵校未使用 SIS/MIS，我们可以手动导入 CSV 文件。更多信息请参阅本指南后续章节。

在线支付- 仅适用于已安装支付模块的用户，以便家长可以使用SchoolsBuddy为活动、俱乐部、学校采购（如校服等）支付费用。详情请参阅本指南后续内容。

填写新客户入职表格

点击此处填写表格。

此表格包含创建您的SchoolsBuddy网站所需的所有重要信息。请尽快填写并提交此表格。您需要将学校徽标的高质量透明版本附加到表格中。

如有任何关于表格的问题，请通过Service Hub联系我们。

单点登录

单点登录 (SSO) 允许通过一个帐户无缝访问和身份验证所有关键服务。

我们目前提供通过ManageBac+ 、Google、Microsoft Office 365、AzureAD、Firefly、 iSAMS以及任何支持 Open ID Connect 的 SSO 选项访问SchoolsBuddy的 SSO 服务。

如果您希望将此功能添加到您的SchoolsBuddy帐户，请在注册表单的相应字段中注明。更多信息，请参阅我们的帮助文章。

在SchoolsBuddy中理解和共享数据

SchoolsBuddy可与多种学生信息系统/管理信息系统 (SIS/MIS) 程序兼容，我们将为您提供有关从您自己的系统导入和同步信息的所有必要指导。数据每 24 小时（每晚）同步一次——如果您需要紧急更新数据，我们的支持团队可以触发额外的同步。

以下是基本内容：

职员

• 通过您的数据源创建的所有员工帐户均可访问学生数据，包括联系方式和医疗信息（如果已同步医疗数据）。
• 外部工作人员可以手动添加到SchoolsBuddy中，并配置较低的权限。这些权限可以控制外部用户（例如教练）的访问权限，例如考勤、查看监护人信息、查看医疗数据、发送通知或编辑和取消活动。
• 我们会根据您的邮箱域名在SchoolsBuddy中创建教职工账号。如果您有多个邮箱，请告知我们。例如： egjanedoe@mytestschool.sch.org.uk或janedoe@mytestschool.com 
• 如果员工在贵公司的管理信息系统 (MIS) 中使用了个人邮箱地址，则无法将其导入SchoolsBuddy 。如果员工未使用工作邮箱地址，我们可以允许导入。
• 如果教职工在您的管理信息系统 (MIS) 中使用其员工邮箱地址作为家长联系人，他们将能够在网页和移动应用程序上自动切换家长模式和教职工模式。如果您希望禁止教职工使用同一账户，我们可以屏蔽所有学校域名的邮箱地址，禁止其用于家长账户，并且您可以手动将教职工的个人邮箱地址添加到SchoolsBuddy中。
• 我们会为您的学校指定“超级用户”，他们可以授予其他教职工更高的权限，用于行政管理、考勤监控或财务流程等功能。
• 除非您使用ManageBac或某些Wonde提供的集成功能，否则员工帐户在不再需要时必须手动删除。

父母

• 父母双方都可以看到孩子的所有活动预订和费用，但他们各自拥有独立的登录账号、积分钱包和代金券钱包，以确保彼此的财务独立。父母不能使用伴侣的余额支付孩子账户上的预订或费用。

学生

• 小学学生最初会被分配虚拟邮箱地址。如果您希望学生在您的管理信息系统/学生信息系统 (MIS/SIS) 中拥有真实邮箱地址时能够访问SchoolsBuddy ，我们可以导入这些真实邮箱地址。

数据集成/共享

我们将与您的入职联系人/实施经理合作，确保您的数据成功导入SchoolsBuddy 。您必须在收到激活邮件之前完成此步骤。请点击链接访问我们的帮助中心“数据与集成”部分，并选择适用于您学校管理信息系统 (MIS) 的说明。

如果您未在列表中找到您的 MIS，或有任何疑问，请通过Service Hub联系我们。

SchoolsBuddy在线支付/费用模块

如果您购买的套餐中包含此模块，则需要向我们认可的支付服务提供商之一申请账户。可用的服务提供商取决于您的所在地。

作为实施流程的一部分，您应该会自动收到一封电子邮件，其中会向您介绍我们的支付合作伙伴或直接邀请您注册/创建帐户。如果您在五天内没有收到此电子邮件，请通过Service Hub联系我们。

账户创建完成后，我们将完成最终集成流程并进行测试付款——之后，您可以在支付提供商的门户网站中查看是否已收到付款，然后您就可以开始收取父母的付款了。

只有购买了该模块，才能在SchoolsBuddy中看到“费用”选项卡。

在这里，您可以轻松查看“摘要”中的费用和付款记录，查看“已收款项”中的近期付款记录，并导航至其他财务区域，例如“报告” 、 “快速收费”和“批量调整”。您可以在首次培训课程中了解更多关于费用的信息。

请访问我们的帮助中心文章“ 账单与付款”，了解概述和详细的资源帮助。您也可以随时联系我们的支持团队——联系方式见本文末尾。

接收激活邮件并设置密码

如果您使用单点登录 (SSO)，只需点击您的SchoolsBuddy网站的 URL，然后通过您指定的 SSO 方法登录即可，无需接收激活电子邮件。

如果您未使用 SSO，您将收到一封激活电子邮件，使用此电子邮件中的链接，您将能够登录并完成“岗前培训视频和任务”文档中所述的培训和任务。

了解/保存您的子域名

请记住您的学校子域名，以确保您登录时不会遇到问题。收到激活邮件后，您将看到您的子域名，其格式如下：

你的学校名称.schoolsbuddy.net

您的子域名页面会显示您的学校徽标和单点登录 (SSO) 选项（如果您已选择使用此功能）。您可以将子域名发布到学校网站上，以便家长和教职工在需要时通过链接访问。 

观看预备培训视频并完成设置任务

在您首次进行入职培训通话之前，请观看以下两个简短的“探索”视频，并在您的SchoolsBuddy门户网站中完成上线前设置任务：

• 屏蔽日期–设置节假日日期，轻松创建重复事件
• 员工角色——为员工分配不同的角色，并赋予其不同的访问权限。
• 欢迎信息——在首页设置欢迎信息，供教职工、家长和学生查看。
• 地点–创建特定地点，以便在创建活动时使用
• 门户链接 -创建静态内容或指向家长、教职工和学生信息的链接

视频和任务链接

SchoolsBuddy的入职介绍会

一旦您收到激活邮件并完成所需任务，即可与我们的培训和实施专家预约首次入职培训电话。

本次通话的目的是讨论您希望如何使用该系统，以便我们向您展示SchoolsBuddy如何更好地为您服务，并据此定制您的培训方案。我们还将进行一些基本数据检查，并向您演示如何使用该系统。

本次首次电话会议并非面向贵校所有用户，仅面向关键用户/超级管理员。我们将讨论后续培训课程中可能需要邀请哪些人员参加。

本次入职培训大约需要30分钟。

完成设置任务并创建您的第一个注册账户。

完成所有未完成的设置任务，例如完成所有地点的添加。

首先，您可以预约我们团队的培训课程，或者自行尝试使用我们的支持指南和视频。登录账户后，点击右上角的“支持”图标即可找到这些资源。

我们建议您使用我们的帮助中心指南，并预约一次复习课程或培训，以讨论更个性化的需求。

与SchoolsBuddy培训通话

预订培训课程后，您将有机会详细了解如何使用该系统并提出问题。

这些课程通过 Zoom 视频通话进行，以便我们可以共享屏幕进行演示。

想想学校里哪些关键人物需要参加这次电话会议，例如活动协调员（这将在您的入职电话会议中讨论）。

培训课程时长为 45 分钟，我们建议每个模块进行 1-2 次培训。

管理员屏幕

作为管理员用户，您将可以访问管理界面。在这里，您可以查看所有用户的概览并向他们发送激活邮件。要访问此界面，请点击右上角的姓名首字母，然后点击“管理”。

要发送激活邮件，只需点击“欢迎邮件未发送”旁边的下拉菜单，然后选择要激活的用户。接着点击右上角的“发送”。教职工和家长的操作步骤相同。点击“欢迎邮件未发送”旁边的下拉菜单，选择“全部”即可选择所有人，或者直接选择要发送激活邮件的特定教职工。

激活邮件发送后，如有任何问题，相关提示信息将以红色文字显示在用户邮箱地址旁边。如需更多帮助，请访问帮助中心文章“ 向教职工、学生和家长发送激活邮件”。

设置测试家长帐户并进行测试

我们建议您创建一个测试家长帐户，以便您能像您的父母一样体验SchoolsBuddy 。 

注意：此测试家长的电子邮件地址需要与您 MIS 中现有的员工和家长电子邮件地址不同。

您可能已经在初始设置任务中完成了这项工作，但如果没有，请现在就完成，以便查看家长的体验，并在开放第一个注册之前确认您提供的信息是否正确。您可以使用此帐户检查设置是否正确，以便将来创建任何注册，或者帮助前来咨询的家长。

请点击此链接查看帮助中心文章“ 设置您的测试家长帐户（链接至我们的测试学生）”。

电子邮件模板

SchoolsBuddy内置了许多电子邮件模板，您可以根据自己的喜好进行修改。

正式上线前，请您检查最重要的模板，如有任何需要修改的地方，请告知我们。这些模板包括激活邮件、欢迎邮件（家长和教职工的邮件内容可能有所不同）以及邮件页脚。

请点击此链接查看帮助中心文章——“电子邮件模板、电子邮件页脚和网页页脚”

• 激活邮件——作为教职工，您应该已经收到此邮件，并且可以在设置测试家长时查看家长版本。
• 欢迎邮件 –作为教职工，您将收到此邮件，一旦您的测试家长帐户激活，即可查看家长版本。

您可以在SchoolsBuddy “电子邮件模板 HTML 查看器”中的“接待 > 报告”部分查看所有模板，如果您需要，我们可以为您提供标准模板的完整指南，以便您提交修改意见。

在您使用SchoolsBuddy设置更多注册和活动时（以及始终以家长身份进行测试），请检查是否有任何电子邮件需要修改措辞 - 这些可以发送到支持台（详情见本文末尾）。

上线

您现在应该已经完成​​了所有上线前准备工作，并参加了我们培训与实施团队的后续培训。如果您对任何主题仍有疑问，可以点击屏幕顶部的“支持”图标访问我们的帮助中心（如前所述）。您可以在那里找到许多资源，包括一些视频教程。

您现在几乎可以向学校社区介绍SchoolsBuddy ！

接下来是什么？

待检查的剩余任务/项目：-

1. 准备一封信函/通知，宣布即将推出的新系统

2. 向教职工、家长和学生发送激活/欢迎邮件

3. 检查家长参与情况

4. 检查初始家长使用情况

准备上线

准备并撰写信函/通知，宣布即将推出的新系统

当您即将向学校、家长和教职工正式上线时，您需要通知他们。

下面是一个示例家长模板，您可以根据您使用的模块以及您计划何时向家长发送激活电子邮件，根据需要使用和调整该模板。

亲爱的爸妈

我们非常高兴地通知大家，我们很快将开始使用名为SchoolsBuddy系统对我们的许多活动、俱乐部和旅行进行在线预订。

这包括以下工具：

• 您可以在线为您的孩子预订活动，并在自己的日历中查看这些活动。

• 请同意参加学校旅行，并在您自己的日历中查看已确认的活动。

• 支付费用并查看余额

• 我们会向您发送各种信息。

• 重要的是，您可以使用 iOS 和 Android 应用随时随地完成此操作。

我们将在未来两周内推出此功能，届时您将收到一封激活邮件，其中包含一个链接，您可以通过该链接创建自己的登录密码。

请留意这封邮件，并检查一下您的垃圾邮件文件夹，以防万一。

亲切的问候

我们的学校名称

上线

向教职工和家长（如适用，也包括学生）发送激活/欢迎邮件 - 见上文

登录后，他们将被带到您的仪表盘并看到欢迎信息。

教职工、家长和学生的欢迎信息可以有所不同。点击此处，了解欢迎信息选项以及如何为您的SchoolsBuddy网站创建欢迎信息。

检查家长参与情况

向您发送激活邮件并完成系统设置后，您可以查看哪些用户已登录，哪些用户尚未登录，包括：

• 从未登录过的家长
• 家长账户不活跃的学生

如需查看概览，请点击右上角的姓名首字母，然后点击“管理”。

您可以在这里查看教职工、学生和家长的详细信息，如有需要，还可以重新发送激活邮件。如果出现任何问题，例如邮箱已满，相关信息将以红色文字显示在用户旁边。

在上面的例子中，Sam Allan 从未收到过激活邮件，而 John Adams 的电子邮件地址有误。

如果您想查看某个用户的详细信息，可以转到“接待”选项卡，然后单击“用户”。在搜索栏中搜索用户，或使用筛选器缩小搜索范围并切换用户类型。

在下面的示例中，您可以看到 Ethan Adams 是活跃用户并已登录，但 Kenneth Andrews 尚未收到激活电子邮件。

如需更多帮助，请访问我们的帮助中心文章 - 了解SchoolsBuddy中的“用户”选项卡

如有需要，您可以运行数据检查，查看哪些学生的家长账户处于非活跃状态。在“接待”选项卡下，选择“用户”，然后单击“数据检查”，再选择“家长账户处于非活跃状态的学生” 。

请访问我们的帮助中心文章，了解您可以采取的其他检查措施，以确保家长参与其中—— 检查数据以确保家长与学生关联。

进阶培训

1. 会计/财务部门培训（如果没有费用模块，请忽略）

2. 报告/摘要

3. SchoolsBuddy客户支持

会计/财务方面的进一步帮助

您可以在帮助中心的“账单和付款”部分找到以下方面的帮助：

• 财务管理 
• 增加和取消收费
• 退款

报告/摘要

SchoolsBuddy内置多种标准报告供您使用，您也可以选择定制报告（*需额外付费）。您可以从“接待处”选项卡访问报告功能：

注册开放后，我们建议您先查看一下现有的报告。如果您正在寻找特定内容，请告诉我们，我们会为您指明方向。更多信息，请参阅“ 报告”和“使用报告界面”指南。

请注意：费用报告仅对拥有费用管理员角色、高级费用管理角色或超级管理员角色的员工可见。如果您需要进一步的帮助，请告知您的实施经理，以便我们安排培训。

Schoolsbuddy 客户支持

网站上线后，我们的支持团队将随时为您解答任何疑问。我们的帮助中心提供丰富的支持文档和视频，涵盖各种任务。

登录SchoolsBuddy网站后，您也可以通过该网站访问支持资源：