تُخطط العديد من المدارس برامجها بالفعل باستخدام جداول البيانات، حيث تُحدد المعلمين والمواقع والأيام والأوقات للأنشطة الرياضية والرحلات والنوادي قبل إدخال أي منها في SchoolsBuddy . تتيح ميزة استيراد المجموعات بصيغة CSV إمكانية التخطيط دون الحاجة إلى تكرار العملية: ما عليك سوى تحميل جدول البيانات الذي أنشأته مسبقًا، وستُصبح مجموعاتك القياسية ومجموعات الحجز والدفع الفوري ومجموعات التفضيلات جاهزة للاستخدام في SchoolsBuddy دفعة واحدة.

تشرح هذه المقالة كيفية اختيار القالب المناسب، وتعبئته بشكل صحيح، وقراءة صفحة المراجعة حتى لا يتم استيراد أي شيء عن طريق الخطأ.

ملخص

أداة استيراد المجموعات هي أداة متعددة الأغراض للمعلمين، ومنسقي الأنشطة، ومديري العمليات الذين ينسقون برنامج المدرسة - سواء كان ذلك لتجهيز مدرسة جديدة بمجموعة كاملة من الأنشطة، أو تحديث المجموعات لفصل دراسي جديد، أو إجراء مجموعة من التغييرات في منتصف العام. وهي غير مرتبطة بنقطة زمنية محددة في السنة؛ استخدمها في أي وقت تحتاج فيه إلى إنشاء أو تحديث مجموعات دفعة واحدة بدلاً من إنشائها واحدة تلو الأخرى.

تتم عملية التحميل نفسها من خلال الإعدادات > الاستيراد / التصدير > المجموعات ، وهي مرئية لمستخدمي الإدارة، وتغطي جميع أنواع المجموعات الثلاثة المستخدمة في SchoolsBuddy :

• المجموعة القياسية - مجموعات الرياضة أو الرحلات أو الشحن السريع التي لا تندرج ضمن برنامج التسجيل.
• مجموعة الحجز والدفع الفوري (IB&P) - مجموعات داخل حاوية/تسجيل الحجز والدفع الفوري.
• مجموعة التفضيلات - مجموعات داخل حاوية/تسجيل التفضيلات، مع أيام وأوقات وأماكن محددة.

لقد كانت ميزة استيراد ملفات CSV للمجموعات واحدة من أكثر الإضافات المطلوبة من المدارس وفريق المبيعات لدينا، وقد تم تصميمها لتوفير الوقت بشكل فوري لأجزاء العمل التي لا تتعلق بإدخال البيانات.

ما الجديد

• إنشاء/تحديث جماعي ذاتي الخدمة لمجموعات Standard و IB&P و Preference - لا مزيد من إنشاء المجموعات واحدة تلو الأخرى في واجهة المستخدم.
• قوالب CSV منفصلة قابلة للتنزيل لكل نوع مجموعة، كل منها يحتوي على صف عينة وأعمدة إلزامية مميزة بعلامة النجمة (*).
• صفحة مخصصة للبحث عن القيم حتى تتمكن من التحقق من القيم المقبولة (فئة النشاط، أسماء الموظفين، الموقع، السنوات، المجموعة، فصول المواد الدراسية) قبل ملء ملفك.
• صفحة مراجعة مع تنبيه واضح باللون الأحمر/الأصفر/الأخضر، وتفصيل للمجموعات التي سيتم إنشاؤها مقابل المجموعات التي سيتم تحديثها، وجدول كامل للأخطاء والتحذيرات حسب الصف.
• صفحة حالة الاستيراد وسجلها توفر لك سجلاً تدقيقياً لكل ملف تم إرساله، مع الحالة ونسخة قابلة للتنزيل.

التنقل خطوة بخطوة

تنزيل القالب واختياره

الإعدادات > الاستيراد / التصدير > المجموعات

1. انتقل إلى صفحة الاستيراد/التصدير وحدد نوع المجموعة التي تريد استيرادها - قياسي، أو IB&P، أو تفضيلي. يستخدم كل نوع قالبه الخاص ومجموعة أعمدته الخاصة.
2. قم بتنزيل قالب CSV الخاص بنوع المجموعة هذا. يأتي القالب مع صف واحد كمثال، حتى تتمكن من رؤية التنسيق المتوقع.
3. لاحظ الأعمدة المميزة بعلامة النجمة (*) - هذه الأعمدة إلزامية وسيتم حظر الاستيراد إذا تُركت فارغة.
4. إذا كنت تقوم بتحديث مجموعات موجودة بدلاً من إنشاء مجموعات جديدة، فقم بتنزيل ملف مُصدّر من SchoolsBuddy أولاً حتى يكون لديك مُعرّف مجموعة SC الصحيح لكل مجموعة. اترك هذا العمود فارغًا عند إنشاء مجموعات جديدة.

شكل كل قالب

يأتي كل قالب مع صف نموذجي مُعبأ مسبقًا، حتى تتمكن من رؤية التنسيق المتوقع قبل البدء. الأعمدة التي تحمل علامة النجمة (*) إلزامية.

• تحقق من صفحة البحث عن القيم قبل البدء في ملء ملفك - فهي توفر عليك عملية تحميل ثانية إذا لم يتطابق عمود مع قيمة موجودة.
• عند تحديث المجموعات الموجودة، اسحب معرفات مجموعات SC من تصدير جديد من SchoolsBuddy لضمان تطابقها.
• تتميز عملية مطابقة أسماء الموظفين بالتسامح: فهي تتجاهل حالة الأحرف والمسافات والفواصل، وتقبل تنسيقات "الاسم الأول الاسم الأخير" و"الاسم الأخير الاسم الأول" و"الاسم الأخير الاسم الأول" - لذلك لن تمنع اختلافات التنسيق الصغيرة عملية الاستيراد.
• إذا كنت تقوم بإعادة تسمية مجموعة نشطة عن طريق إنشاء مجموعة جديدة بدلاً من تحديثها، فقم بأرشفة المجموعة القديمة أولاً لتجنب وجود مجموعتين نشطتين بنفس الاسم.
• بالنسبة لمجموعات التفضيلات، إذا كنت تستخدم يومًا ثانيًا (اليوم 2)، فاملأ جميع الحقول الثلاثة: اليوم 2، ووقت بدء اليوم 2، ووقت انتهاء اليوم 2 معًا، أو اترك الحقول الثلاثة فارغة.
• أدخل التكلفة كأرقام فقط — ستؤدي رموز العملة إلى حظر الاستيراد.

تحذيرات وملاحظات هامة

• تؤدي الأخطاء إلى إيقاف عملية الاستيراد حتى يتم إصلاحها. تسمح التحذيرات باستمرار عملية الاستيراد، ولكنها تعني عادةً أنه سيتم تعيين قيمة افتراضية، أو تخطي قيمة معينة، أو تغييرها عما هو متوقع - تحقق دائمًا من هذه التحذيرات قبل التأكيد.
• عند استيراد مجموعة جديدة، يتم تجاهل عمود معرف مجموعة SC حتى لو تم ملؤه - اتركه فارغًا إلا إذا كنت تقوم بتحديث مجموعة موجودة.
• يجب أن تكون أسماء المجموعات فريدة داخل الملف نفسه؛ فالأسماء المكررة في نفس عملية التحميل ستمنع الاستيراد.
• لا يدعم هذا الاستيراد حذف المجموعات بشكل جماعي - استخدم ميزات الأرشفة الجماعية في واجهة المستخدم الخاصة بالتسجيلات بدلاً من ذلك.
• يُنشئ هذا الاستيراد المجموعات ويُحدّثها فقط؛ ولا يُعيّن أعضاءً لها. استخدم طرق التسجيل الحالية لتسجيل الطلاب.

الأسئلة الشائعة

ماذا يحدث إذا لم تتطابق فئة نشاطي مع قيمة موجودة؟

ستظهر لك رسالة تحذير، لكن عملية الاستيراد ستستمر - تم تعيين فئة نشاط المجموعة إلى "أخرى" بدلاً من حظر الملف.

هل يمكنني استخدام هذه الخاصية لاستيراد البيانات وحذف المجموعات؟

لا، الحذف الجماعي ليس جزءًا من هذه الميزة. استخدم خيارات الأرشفة الجماعية في واجهة المستخدم الخاصة بالتسجيلات لأرشفة المجموعات التي لم تعد بحاجة إليها.

هل يمكنني إضافة طلاب إلى مجموعات من خلال عملية الاستيراد هذه؟

ليس حاليًا - يقتصر هذا الاستيراد على إنشاء المجموعات وتحديثها فقط. ولا تزال إدارة عضوية المجموعات تتم عبر طرق التسجيل الحالية.

ما الفرق بين الخطأ والتحذير في صفحة المراجعة؟

تؤدي الأخطاء إلى إيقاف عملية الاستيراد تمامًا حتى تقوم بإصلاحها. تسمح التحذيرات باستمرار عملية الاستيراد، ولكنها تعني عادةً أن SchoolsBuddy سيستخدم القيمة الافتراضية، أو يتخطى بعض الحقول، أو يغير قيمة ما أدخلته - لذا يُنصح بالتحقق من كل تحذير قبل النقر على "استيراد".

لست متأكدًا من القالب الذي يجب استخدامه لمجموعتي - أين يمكنني التحقق؟

المجموعة القياسية مخصصة للرياضة والرحلات والمجموعات التي تتطلب شحنًا سريعًا خارج نطاق التسجيل. أما مجموعة الحجز والدفع الفوري فهي مخصصة للمجموعات التي تتضمن حجزًا ودفعًا فوريًا. بينما مجموعة التفضيلات فهي مخصصة للمجموعات التي تتضمن حجزًا وتفضيلات محددة بأيام وأوقات وأماكن معينة. إذا لم تكن متأكدًا من المجموعة التي تنتمي إليها مجموعة ما، فيُرجى مراجعة مسؤول SchoolsBuddy أو الاتصال بالدعم.

من يمكنه الوصول إلى ميزة استيراد المجموعات؟

لا تظهر صفحات الاستيراد/التصدير إلا لمستخدمي الإدارة، وذلك ضمن الإعدادات > الاستيراد/التصدير > المجموعات.

في ملخص

• قم بتنزيل القالب المناسب لنوع مجموعتك - قياسي، أو IB&P، أو تفضيلي - واحتفظ بأعمدته كما هي تمامًا.
• تحقق من صفحة البحث عن القيم قبل ملء ملفك، ثم قم بتحميله واقرأ صفحة المراجعة بعناية قبل التأكيد.
• تتبع كل عملية إرسال على صفحة حالة الاستيراد والسجل، واتصل بنا عبر إرسال طلب إذا واجهتك مشكلة.

تتيح ميزة استيراد المجموعات لمدرستك طريقة أسرع وأكثر ذاتية الخدمة لإنشاء هيكل مجموعة SchoolsBuddy والحفاظ عليه - استخدمها كلما احتجت إلى ذلك، سواء كان ذلك للتسجيل لأول مرة، أو تحديث برنامجك في كل فصل دراسي، أو إجراء تغييرات في منتصف العام الدراسي.