¿Qué es un contenedor dentro de un registro de actividades en SchoolsBuddy ?
Dentro de SchoolsBuddy en un contenedor, puedes crear las actividades o grupos que formarán parte del programa de actividades de tu escuela.
Los contenedores suelen incluir varias actividades o grupos relacionados con el programa extraescolar de tu escuela. Por ejemplo, un contenedor podría llamarse «Clubes extraescolares del trimestre de otoño» y, dentro de él, podría haber actividades como baloncesto, ajedrez, esgrima, etc. Estas actividades se denominan grupos. Crear el contenedor es el primer paso para inscribir a los alumnos en las actividades. Los contenedores de actividades se encuentran en la sección de Administración de Actividades y Clubes; sin embargo, esta pestaña podría tener otro nombre según las preferencias de tu escuela.
¿Cuántos contenedores se necesitan en el programa de actividades de su escuela?
¿Cuántos contenedores se necesitan para el programa de actividades de tu escuela? Quizás solo necesites uno. Sin embargo, a continuación se detallan las razones para necesitar varios contenedores:
- Se permite que los estudiantes participen en varias actividades el mismo día (por ejemplo, una actividad a las 3:15 y otra a las 4:30), o bien se ofrecen clubes de desayuno/almuerzo a los que el estudiante puede asistir, o ambos, el mismo día. Estos clubes deben estar organizados en contenedores separados para que el estudiante pueda participar en más de una actividad al día.
- En el programa de actividades de tu escuela, existen diferentes administradores y actividades para las distintas secciones, por ejemplo, secundaria y primaria. Estos deben estar en contenedores separados: uno para secundaria y otro para primaria.
- Solo algunos estudiantes pueden enviar sus opciones por sí mismos (es decir, los estudiantes de primaria no pueden enviar opciones, pero los de secundaria sí, por lo que se requieren contenedores diferentes).
- Algunas actividades grupales para diferentes rangos de edad se realizan durante un período/asistencia más corto (por ejemplo, las de la escuela primaria duran hasta el 12 de diciembre, las de la escuela secundaria hasta el 19 de diciembre).
- Desea permitir la inscripción para diferentes rangos de edad en diferentes fechas. (Por ejemplo: Primaria: del 1 al 6 de septiembre; Secundaria: del 4 al 8 de septiembre).
Si se requieren varios contenedores, puede configurar diferentes contenedores para diferentes franjas horarias, áreas de la escuela, etc.
Contenedor 1 – Club de desayuno de la escuela primaria
Contenedor 2 – Clubes de almuerzo de la escuela primaria
Contenedor 3 – Clubes extraescolares de primaria
Contenedor 4 – Clubes de almuerzo para estudiantes de secundaria
Contenedor 5 – Escuela Secundaria, 15:15 h. Actividades extraescolares
Contenedor 6 – Escuela Secundaria, 16:30 h. Actividades extraescolares
Número de preferencias diarias dentro de un registro de actividades
Al crear un contenedor de actividades y seleccionar un registro basado en preferencias, debe ingresar la cantidad máxima de preferencias diarias que desea que el usuario seleccione. Esto significa que si el alumno/padre tiene varias opciones de actividades para el mismo día, puede establecer su preferencia para cada actividad. Por ejemplo, si las preferencias diarias seleccionadas en el contenedor de registro de actividades son 5, el alumno/padre podrá indicar hasta 5 opciones de actividades.
- Primera opción deseada
- Segunda opción deseada
- Tercera opción deseada
- Cuarta opción deseada
- Quinta opción deseada
Al crear el contenedor de registro de actividades, puede establecer tantas preferencias diarias como desee (un máximo de 5).
Selecciones mínimas semanales de alumnos dentro de una inscripción a actividades
Al crear una inscripción para una actividad en SchoolsBuddy puede ingresar un "Número mínimo de selecciones semanales de alumnos" durante el proceso de creación del contenedor. Este número indica cuántas actividades debe seleccionar el alumno o padre al inscribirse. Esto se ajusta a los requisitos de su escuela. Por ejemplo, si se requieren 3 selecciones semanales mínimas, los padres o alumnos no podrán enviar sus opciones a menos que hayan seleccionado un mínimo de 3 actividades. Esto ayuda a aumentar la participación.
Reenvío de selecciones dentro de un contenedor de actividades
Tienes la opción de permitir que el alumno/padre/madre vuelva a enviar sus selecciones. Si seleccionas esta opción, el alumno/padre/madre podrá editar sus preferencias y realizar otra selección. Podrá hacerlo tantas veces como desee hasta que finalice el plazo de inscripción. A diferencia de un formulario de Google, solo recibirás una única respuesta (la más reciente) por usuario.
Solicitud de incorporación posterior a la asignación dentro de un contenedor de actividades
Al crear una actividad en el Contenedor de Inscripciones, existe la opción de Permitir solicitudes de acceso después de la asignación. Si se selecciona esta opción al crear la actividad, el alumno o padre podrá solicitar unirse a la misma una vez realizada la asignación y generados los eventos (por ejemplo, a mitad de trimestre o durante la temporada). El miembro del personal responsable de la actividad y el administrador de actividades recibirán una notificación si la actividad recibe una solicitud de acceso por parte de un alumno o padre.
¿Qué son las fechas de bloques de organización dentro de SchoolsBuddy ?
Las fechas bloqueadas en SchoolsBuddy son fechas que bloquearán automáticamente las fechas seleccionadas para evitar que se realicen eventos en ellas. Esta es una herramienta excelente para bloquear vacaciones de mitad de trimestre, vacaciones escolares, días festivos nacionales o días de capacitación del personal. Si su escuela tiene vacaciones regulares en todos los niveles, le recomendamos seguir estos pasos para agregar sus fechas:
1. Configuración
2. Fechas del bloque organizativo
3. Añadir fechas
¿Qué son los grupos dentro de una inscripción a actividades?
Un grupo es una agrupación de alumnos. Una actividad se convierte en grupo tras su asignación y la creación del evento; por ejemplo, el grupo se llama "Fútbol para mayores después de clase". Los padres o alumnos eligen la actividad y, si se les asigna, forman parte de ese grupo. Los grupos son una excelente herramienta para la comunicación y la organización entre el personal docente y administrativo, los alumnos y los padres.
Creación de un grupo dentro de un contenedor de actividades.
Dentro de un contenedor de actividades, existen dos maneras de crear grupos.
La primera opción es crear un grupo que será la actividad de la inscripción a la actividad. Esto se hace manualmente ingresando los detalles de la actividad.
Para ello, haz clic en la pestaña «+Añadir» para agregar el nombre, la descripción, el grado/año, el rango de edad y el género al que está dirigida tu actividad. Al crear el grupo/actividad, deja siempre el estado en blanco. Esta información se utilizará posteriormente, durante la asignación.
La segunda opción consiste en copiar un grupo de un registro de actividad anterior. Esto solo es posible si ya existía un contenedor de actividades con grupos activos. Copiarlos a tu contenedor es muy sencillo.
Agregar más personal a una actividad/grupo dentro de SchoolsBuddy
Al crear grupos de actividades dentro de un contenedor, solo se puede asignar un miembro del personal a cada grupo. Sin embargo, una vez generados o publicados los eventos, se pueden añadir más miembros del personal a la actividad, ya que el grupo ya está creado.
¿Quién recibe las comunicaciones de ECA/CCA dentro de SchoolsBuddy
Esto depende de las opciones que se envían a continuación:
Envío de los padres
ENVÍO DE SELECCIÓN : El padre o tutor que envíe las selecciones recibirá el correo electrónico de confirmación. Tenga en cuenta que solo este padre o tutor lo recibirá, incluso si hay varios padres o tutores vinculados al estudiante.
CONFIRMACIÓN DE ASIGNACIÓN : Todos los padres vinculados al estudiante recibirán el correo electrónico de confirmación de asignación.
Presentación del alumno
ENVÍO DE LA SELECCIÓN : El alumno que envíe la selección recibirá un correo electrónico de confirmación. Tenga en cuenta que solo el alumno, y no el padre o tutor legal, recibirá la confirmación.
CONFIRMACIÓN DE ASIGNACIÓN : Tanto el alumno como el padre o tutor vinculado recibirán el correo electrónico de confirmación de asignación.
Envío manual por parte del personal: desde la pantalla de administración.
ENVÍO DE SELECCIÓN : Cuando un miembro del personal selecciona manualmente las opciones, no se envía ningún correo electrónico de confirmación al alumno ni a los padres.
CONFIRMACIÓN DE ASIGNACIÓN : Tanto el alumno como el padre/madre/tutor recibirán un correo electrónico de confirmación de asignación una vez finalizado el proceso de asignación.
¿Cómo asigno las actividades una vez que se cierra el plazo de inscripción?
Una vez cerrado el plazo de inscripción para las actividades, deberá asignar las actividades o los grupos a sus alumnos.
Publicación de ejemplares para padres y alumnos dentro de SchoolsBuddy
Una vez seleccionadas las actividades (ya sea manualmente o por padres/alumnos), es necesario publicarlas para que se activen. Tras su publicación, los eventos aparecerán en las agendas del personal, alumnos o padres correspondientes.
Una vez finalizadas las asignaciones de grupo, seleccione la pestaña Generar eventos para publicar los eventos.
Registro de actividades dentro de SchoolsBuddy
Una vez publicadas las asignaciones y generados los eventos, estos se crearán dentro del sistema principal de SchoolsBuddy . Existen dos maneras de obtener las listas de asistencia desde la web: en la pantalla de Organización de eventos (si usted es el organizador principal) o en la pestaña Recepción/Registros.