Guía de incorporación de clientes SchoolsBuddy

Configuración inicial, lista de verificación previa a la puesta en marcha, integración de datos, orientación y puesta en marcha.

Resumen del proceso de configuración SchoolsBuddy :

1. Formulario de configuración completo
2. Integración de datos
3. Solicitud de socio de pago (si corresponde): consulte más abajo en este artículo.
4. Reciba el correo electrónico de activación y configure su contraseña.
5. Vea los videos de pre-capacitación y complete las tareas de configuración.
6. Programa una sesión de incorporación con SchoolsBuddy
7. Completar las tareas pendientes
8. Completa la formación y crea tu primer registro.
9. Configura una cuenta de prueba para padres y realiza una prueba.
10. ¡Entra en directo!

Este artículo de ayuda tiene como objetivo guiarte a través del proceso de puesta en marcha de SchoolsBuddy , y contiene información para cada etapa, con más detalles a lo largo del documento.

Importante: Datos: ¿Integración o importación?

Necesitaremos integrar los datos de su SIS/MIS con SchoolsBuddy antes de poder capacitar a su personal. Si su escuela no utiliza un SIS/MIS, podemos realizar una importación manual en formato CSV. Consulte más adelante en esta guía para obtener más información.

Pagos en línea : solo aplicable si dispone del módulo de pagos, para que los padres puedan usar SchoolsBuddy para realizar pagos de actividades, clubes, compras escolares como uniformes, etc. Consulte más adelante en esta guía para obtener más detalles.

Complete el formulario de incorporación de nuevos clientes.

Complete el formulario haciendo clic aquí .

Este formulario contiene toda la información esencial que necesitamos para crear tu sitio SchoolsBuddy . Por favor, complétalo lo antes posible y envíanoslo. Deberás adjuntar al formulario una imagen transparente y de buena calidad del logotipo de tu escuela.

Para cualquier consulta relacionada con el formulario, póngase en contacto con nosotros a través del Service Hub .

Inicio de sesión único

El inicio de sesión único (SSO) permite un acceso y una autenticación fluidos desde una única cuenta a todos los servicios clave.

Actualmente ofrecemos acceso SSO a SchoolsBuddy a través de ManageBac+ , Google, Microsoft Office 365, AzureAD, Firefly, iSAMS y cualquier opción SSO con Open ID Connect.

Si desea agregar esta función a su cuenta de SchoolsBuddy , especifíquelo en el formulario de registro, en el campo correspondiente . Consulte nuestro artículo de ayuda para obtener más información.

Comprender y compartir datos en SchoolsBuddy

SchoolsBuddy es compatible con diversos programas SIS/MIS y recibirá orientación sobre todo lo que necesita saber para importar y sincronizar información desde su propio sistema. Los datos se sincronizan cada 24 horas, todas las noches. Nuestro equipo de soporte puede realizar una sincronización adicional si necesita actualizar sus datos con urgencia.

Aquí están los conceptos básicos:

PERSONAL

• Todas las cuentas de personal creadas a partir de su flujo de datos tienen acceso a los datos de los estudiantes, incluidos los datos de contacto y la información médica disponible (si los datos médicos están sincronizados).
• El personal externo puede agregarse manualmente a SchoolsBuddy y configurarse con permisos limitados. Estos permisos pueden controlar el acceso del usuario externo (por ejemplo, el entrenador) para tomar asistencia, ver información del tutor, ver datos médicos, enviar comunicaciones o editar y cancelar eventos.
• Creamos cuentas de personal en SchoolsBuddy basadas en su dominio de correo electrónico. Indíquenos si tiene más de una . egjanedoe@mytestschool.sch.org.uk o janedoe@mytestschool.com 
• Si un miembro del personal tiene una dirección de correo electrónico personal en su sistema de información de gestión (MIS), no se importará a SchoolsBuddy . Podemos permitir su importación si su personal no utiliza sus direcciones de correo electrónico del trabajo.
• Si un miembro del personal utiliza su correo electrónico institucional en el sistema de información de gestión (MIS) como contacto para padres, podrá alternar automáticamente entre los modos de padre y personal tanto en la web como en las aplicaciones móviles. Si desea impedir que el personal utilice la misma cuenta, podemos bloquear el uso de todos los correos electrónicos con el dominio del colegio para las cuentas de padres, y estos podrán añadirse manualmente a SchoolsBuddy como padres con su correo electrónico personal.
• Designamos "superusuarios" para su escuela que pueden otorgar permisos especiales a otros miembros del personal para funciones como administración, control de ausencias o procesos financieros.
• Las cuentas de personal deben eliminarse manualmente cuando ya no sean necesarias, a menos que utilice ManageBac o alguna integración facilitada por Wonde

PADRES

• Ambos padres pueden ver todas las actividades reservadas y los cargos de su hijo/a, pero tendrán su propio acceso, monedero de crédito y monedero de cupones para mantener sus finanzas individuales separadas. Un padre no puede usar el saldo de su pareja para pagar reservas o cargos en la cuenta del estudiante.

ESTUDIANTES

• Los alumnos de primaria se configuran inicialmente con direcciones de correo electrónico ficticias. Podemos importar direcciones de correo electrónico reales si desea que los alumnos accedan a SchoolsBuddy cuando estas existan en su sistema de información de gestión (MIS/SIS).

Integración/Compartición de datos

Trabajaremos con su contacto de incorporación/gestor de implementación para garantizar que sus datos se importen correctamente a SchoolsBuddy . Este proceso debe completarse antes de que pueda recibir su correo electrónico de activación. Siga el enlace a la sección Datos e Integraciones de nuestro Centro de Ayuda y seleccione las instrucciones correspondientes al sistema de información de gestión (MIS) de su escuela.

Si no ve su MIS en la lista o tiene alguna pregunta, comuníquese con nosotros a través del Service Hub

Módulo de pagos/comisiones en línea SchoolsBuddy

Si adquirió este módulo como parte de su paquete, deberá solicitar una cuenta con uno de nuestros proveedores de pago autorizados. El proveedor disponible depende de su ubicación.

Como parte del proceso de implementación, recibirá automáticamente un correo electrónico para presentarle a nuestro socio de pagos o para invitarle directamente a registrarse o crear una cuenta. Si no recibe este correo electrónico en un plazo de cinco días, póngase en contacto con nosotros a través del Service Hub

Una vez creada tu cuenta, completaremos el proceso de integración final y realizaremos un pago de prueba. Después, podrás comprobar que el pago se ha recibido en el portal de tu proveedor de pagos y podrás empezar a recibir pagos de tus padres.

La pestaña "Tarifas" solo es visible en SchoolsBuddy si has comprado el módulo.

Desde aquí podrá ver fácilmente los cargos y pagos en el Resumen , consultar los pagos recientes en Ingresos y acceder a otras secciones de Finanzas, como Informes , Cargos rápidos y Ajustes masivos. Podrá obtener más información sobre las tarifas durante su primera sesión de capacitación.

Visita nuestro artículo del centro de ayuda —Facturación y pagos— para obtener una descripción general y asistencia detallada. También puedes contactar con nuestro equipo de soporte; encontrarás los datos de contacto al final de este artículo.

Reciba un correo electrónico de activación y configure su contraseña.

Si utiliza el inicio de sesión único (SSO), simplemente haga clic en la URL de su sitio SchoolsBuddy e inicie sesión mediante el método SSO que haya designado; no es necesario recibir un correo electrónico de activación.

Si no utiliza el inicio de sesión único (SSO), recibirá un correo electrónico de activación y, mediante el enlace que contiene, podrá iniciar sesión y completar la orientación y las tareas descritas en el documento "Vídeos y tareas de preformación".

Aprende/Guarda tu subdominio

Por favor, aprenda el subdominio de su escuela para asegurarse de no tener problemas al iniciar sesión. Una vez que reciba su correo electrónico de activación, tendrá su subdominio, que tendrá el siguiente formato:

tu_nombre_de_escuela.schoolsbuddy.net​

La página de tu subdominio muestra tu logotipo y la opción de inicio de sesión único (SSO), si has optado por utilizarla. El subdominio puede publicarse en el sitio web de tu escuela para que padres y personal puedan acceder a él si es necesario. 

Vea los videos de pre-capacitación y complete las tareas de configuración.

Antes de su llamada de incorporación inicial, vea los dos breves vídeos de "Descubrimiento" y complete las tareas de configuración previas a la puesta en marcha en su portal SchoolsBuddy que se describen a continuación:

• Bloquear fechas : configure las fechas de los días festivos para facilitar la creación de eventos recurrentes.
• Roles del personal : asigne diferentes roles a los miembros del personal, con diferentes niveles de acceso.
• Mensaje de bienvenida : configura mensajes de bienvenida en la página de inicio para el personal, los padres y los alumnos.
• Ubicaciones : crea ubicaciones específicas para usar al crear tus eventos.
• Enlaces del portal: cree contenido estático o enlaces a información para padres, personal y alumnos.

Enlace a vídeos y tareas

Sesión de introducción a la incorporación con SchoolsBuddy

Una vez que reciba su correo electrónico de activación y haya completado las tareas necesarias, podrá reservar su llamada inicial de incorporación con uno de nuestros especialistas en capacitación e implementación.

El propósito de esta llamada es conversar sobre cómo le gustaría usar el sistema para que podamos mostrarle cómo SchoolsBuddy puede serle de mayor utilidad y, posteriormente, adaptar su capacitación en consecuencia. También realizaremos algunas comprobaciones básicas de datos y le mostraremos cómo navegar por el sistema.

Esta primera llamada no está dirigida a todos los usuarios de su centro educativo, sino únicamente a los usuarios clave y al/los superadministrador/es. En las sesiones de formación posteriores, hablaremos sobre a quiénes debería incluir.

Esta sesión de incorporación debería durar aproximadamente 30 minutos.

Completa las tareas de configuración y crea tu primer registro.

Completa cualquier tarea de configuración pendiente, por ejemplo, termina de agregar todas las ubicaciones.

Para empezar, puedes reservar una sesión de formación con nuestro equipo o practicar por tu cuenta con nuestras guías y vídeos de soporte. Puedes acceder a ellos haciendo clic en el icono de Soporte, situado en la esquina superior derecha de tu cuenta.

Le recomendamos que consulte nuestras guías del Centro de ayuda y que reserve una sesión de revisión o formación para analizar requisitos más específicos.

Llamada de capacitación con SchoolsBuddy

Reservar tu sesión de formación te dará la oportunidad de ver cómo usar el sistema en detalle y hacer preguntas.

Estas sesiones se realizan mediante videollamada de Zoom para que podamos compartir la pantalla para las demostraciones.

Piensa en las personas clave de tu escuela que deben estar en esta llamada, por ejemplo, el coordinador de actividades (esto se discutirá durante tu llamada de incorporación).

Las sesiones de formación tienen una duración de 45 minutos y recomendamos entre 1 y 2 sesiones por módulo.

La pantalla de administración

Como usuario administrador, tendrás acceso a la pantalla de administración. Desde allí podrás ver un resumen de todos los usuarios y enviarles correos electrónicos de activación. Para acceder, haz clic en tus iniciales en la esquina superior derecha y luego en «Administrador».

Para enviar correos electrónicos de activación, simplemente haga clic en el menú desplegable junto a "Correo electrónico de bienvenida no enviado" y seleccione los usuarios que desea activar. Luego, haga clic en "Enviar" en la esquina superior derecha. Este es el mismo proceso para el personal y los padres. Haga clic en el menú desplegable junto a "Correo electrónico de bienvenida no enviado" y seleccione a todos activando la opción "Todos" o simplemente seleccione el personal específico al que desea enviar correos electrónicos de activación.

Una vez enviado, si hay algún problema con el correo electrónico de activación, se mostrará en texto rojo junto a la dirección de correo electrónico del usuario. Para obtener más ayuda, visite el artículo del centro de ayuda « Envío de un correo electrónico de activación al personal, alumnos y padres».

Crea una cuenta de Padre de Prueba y realiza una prueba.

Le recomendamos que cree una cuenta de Padre/Madre de Prueba para que pueda experimentar SchoolsBuddy tal como lo harán sus padres. 

Nota: La dirección de correo electrónico de este padre/madre de prueba deberá ser diferente de las direcciones de correo electrónico del personal y de los padres/madres que ya figuran en su sistema de información de gestión (MIS).

Es posible que ya hayas realizado esta configuración inicial, pero si no es así, hazlo ahora para que puedas ver la experiencia de los padres y comprobar que estás conforme con la información que has proporcionado antes de abrir el primer registro. Puedes usar esta cuenta para verificar que la configuración sea correcta para futuros registros o para ayudar a los padres que te consulten.

Siga este enlace al artículo del centro de ayuda: Configuración de las cuentas de padres de alumnos de prueba (vinculación con nuestros alumnos de prueba).

Plantillas de correo electrónico

SchoolsBuddy utiliza numerosas plantillas de correo electrónico que se pueden modificar con el texto que usted elija.

Antes de la publicación , revise las plantillas más importantes e infórmenos de cualquier cambio necesario. Estas son los correos electrónicos de activación y bienvenida (que pueden variar para padres y personal) y el pie de página del correo electrónico .

Siga este enlace al artículo del centro de ayuda: “Plantillas de correo electrónico, pie de página de correo electrónico y pie de página web”.

• Correo electrónico de activación : usted habrá recibido este correo electrónico como miembro del personal y podrá consultar la versión para padres al configurar un padre de prueba.
• Correo electrónico de bienvenida – Usted habrá recibido este documento como miembro del personal y podrá consultar la versión para padres una vez que se active su cuenta de prueba para padres.

Todas las plantillas se pueden ver en la sección Recepción > Informes dentro de SchoolsBuddy en el 'Visor HTML de plantillas de correo electrónico', y podemos proporcionarle una guía completa de las plantillas estándar para que pueda enviar revisiones si así lo desea.

A medida que vayas configurando más inscripciones y eventos en SchoolsBuddy (y siempre realizando pruebas como padre/madre), revisa si hay algún correo electrónico en el que quieras modificar la redacción; puedes enviar estos cambios al servicio de asistencia (encontrarás los detalles al final de este artículo).

¡Entra en directo!

Ya deberías haber completado todas las tareas previas al lanzamiento y haber tenido una sesión de capacitación adicional con nuestro equipo de Capacitación e Implementación. Si tienes alguna duda sobre algún tema, puedes visitar nuestro Centro de Ayuda haciendo clic en el icono de Soporte en la parte superior de la pantalla, como se indicó anteriormente. Allí encontrarás muchos recursos útiles, incluyendo videotutoriales.

¡Ya casi estás listo para presentar SchoolsBuddy a tu comunidad escolar!

¿Qué sigue?

Tareas/elementos restantes por revisar:

1. Prepare una carta/notificación para anunciar el próximo nuevo sistema.

2. Enviar correos electrónicos de activación/bienvenida al personal, padres y alumnos.

3. Comprobar la aceptación de los padres

4. Comprobar el uso inicial de los padres

Preparación para la puesta en marcha

Prepare y redacte una carta/notificación para anunciar el próximo nuevo sistema.

Cuando estés casi listo para comenzar la transmisión en vivo a tu escuela, los padres y el personal deberán estar informados.

A continuación, encontrará una plantilla de ejemplo para padres que puede utilizar y ajustar según sea necesario, dependiendo de los módulos que esté utilizando y de cuándo planee enviar correos electrónicos de activación a los padres.

Estimados padres

Nos complace anunciar que muy pronto comenzaremos a utilizar reservas en línea para muchas de nuestras actividades, clubes y viajes mediante un sistema llamado SchoolsBuddy .

Esto incluye herramientas que le permitirán:

• Realice las reservas para su hijo/a en línea y consúltelas en su propio calendario.

• Da tu consentimiento para las excursiones escolares y consulta los eventos confirmados en tu agenda.

• Pague las comisiones y consulte su saldo.

• Recibirá diversas comunicaciones de nuestra parte.

• Es importante destacar que podrá hacerlo desde cualquier lugar utilizando las aplicaciones para iOS y Android.

Lanzaremos esta función en las próximas dos semanas, momento en el que recibirás un correo electrónico de activación que incluirá un enlace para que crees una contraseña para tu propio acceso.

Por favor, esté atento a esto y revise su carpeta de correo no deseado por si acaso.

Atentamente

Nombre de nuestra escuela

Puesta en marcha

Enviar correos electrónicos de activación/bienvenida al personal y a los padres (estudiantes, si corresponde) - Ver arriba

Una vez que inicien sesión, serán redirigidos a su panel de control y verán el mensaje de bienvenida.

El mensaje de bienvenida puede ser diferente para el personal, los padres y los alumnos. Haz clic aquí para repasar las opciones de mensajes de bienvenida y cómo crearlos para tu sitio SchoolsBuddy .

Comprobar la aceptación de los padres

Una vez que haya enviado correos electrónicos de activación a los padres y el sistema esté funcionando, podrá ver quién ha iniciado sesión y quién no, incluyendo:

• Padres que nunca han iniciado sesión
• Estudiantes con cuentas de padres inactivas

Para obtener una descripción general, haga clic en sus iniciales en la esquina superior derecha y luego en Administrador.

Aquí verá un desglose del personal, los estudiantes y los padres, y podrá reenviar los correos electrónicos de activación si es necesario. Si surge algún problema, se mostrará en texto rojo junto al usuario; por ejemplo, si su buzón de correo está lleno.

En el ejemplo anterior, Sam Allan nunca ha recibido un correo electrónico de activación y John Adams tiene un error en su dirección de correo electrónico.

Si desea ver un usuario con más detalle, puede ir a la pestaña Recepción y hacer clic en Usuarios. Busque al usuario en la barra de búsqueda o utilice los filtros para refinar la búsqueda y seleccionar el tipo de usuario.

En el ejemplo que aparece a continuación, puede ver que Ethan Adams es un usuario activo y ha iniciado sesión, pero Kenneth Andrews no ha recibido su correo electrónico de activación.

Para obtener más ayuda, visite nuestro artículo del centro de ayuda: Comprender la pestaña Usuarios en SchoolsBuddy

Si es necesario, puede realizar una verificación de datos para ver qué estudiantes tienen cuentas de padres inactivas. En la pestaña Recepción, seleccione Usuarios, haga clic en Verificaciones de datos y seleccione Estudiantes con cuentas de padres inactivas .

Visite nuestro artículo del centro de ayuda para conocer otras comprobaciones que puede realizar para garantizar la participación de los padres: Comprobación de datos para garantizar la vinculación de los padres con los estudiantes.

Formación adicional

1. Capacitación del departamento de Contabilidad/Finanzas (ignorar si no hay módulo de Tarifas)

2. Informes/Resúmenes

3. Soporte al cliente SchoolsBuddy

Ayuda adicional para cuentas/finanzas

En la sección Facturación y pagos del centro de ayuda encontrará ayuda con:

• Gestión de las finanzas 
• Aumento y eliminación de cargos
• Reembolsos

Informes/Resúmenes

En SchoolsBuddy encontrará varios informes estándar que puede utilizar, y también podrá solicitar informes personalizados (con un coste adicional). Puede acceder a la función de informes desde la pestaña Recepción.

Una vez que se abran las inscripciones, le recomendamos que consulte los informes disponibles. Si busca algo en particular, háganoslo saber y le indicaremos dónde encontrarlo. Para obtener más información, consulte las guías: Informes y Uso de la interfaz de informes.

Nota : Los informes de tarifas solo están disponibles para el personal con el rol de Tarifas, el rol avanzado de Tarifas Administrativas o el rol de Superadministrador. Si necesita más ayuda, comuníquese con su gerente de implementación para que podamos organizar la capacitación.

SOPORTE AL CLIENTE DE SCHOOLSBUDDY

Una vez que su sitio web esté publicado, nuestro equipo de soporte estará disponible para ayudarle con cualquier duda. Nuestro centro de ayuda cuenta con una amplia variedad de documentos y vídeos explicativos.

También puedes acceder a los recursos de apoyo desde tu sitio SchoolsBuddy cuando hayas iniciado sesión: