Muchos colegios ya planifican su programa en una hoja de cálculo, asignando profesores, ubicaciones, días y horarios a deportes, excursiones y clubes antes de introducirlo en SchoolsBuddy . La importación de archivos CSV para grupos evita tener que planificar dos veces: simplemente sube la hoja de cálculo que ya has creado y tus grupos Estándar, Reserva y Pago Instantáneos y Preferencias estarán disponibles en SchoolsBuddy al instante.

Este artículo explica cómo elegir la plantilla adecuada, rellenarla correctamente y leer la página de revisión para evitar que se importe algo por error.

Descripción general

La herramienta Importación de Grupos es una herramienta de uso general para docentes, administradores de actividades y directores de operaciones que coordinan el programa escolar, ya sea para incorporar una nueva escuela con una oferta completa de actividades, actualizar grupos para un nuevo trimestre o realizar cambios a mitad de año. No está limitada a un momento fijo del año; úsela siempre que necesite crear o actualizar grupos en masa, en lugar de crearlos uno por uno.

La carga en sí se realiza desde Configuración > Importar/Exportar > Grupos , que es visible para los usuarios administradores y abarca los tres tipos de grupos utilizados en SchoolsBuddy :

• Grupo estándar : grupos de deportes, viajes o recargas rápidas que no forman parte de un programa de inscripción.
• Grupo de Reserva y Pago Instantáneo (IB&P) : grupos dentro de un contenedor/registro de Reserva y Pago Instantáneo.
• Grupo de preferencias : grupos dentro de un contenedor/registro de preferencias, con días, horas y lugares definidos.

La importación de archivos CSV para grupos ha sido una de las funciones más solicitadas por los centros educativos y nuestro equipo de ventas, y está diseñada para ahorrar tiempo real que se puede dedicar a las tareas que no implican la introducción de datos.

Qué hay de nuevo

• Creación/actualización masiva de autoservicio para grupos Estándar, IB&P y Preferencias: ya no es necesario crear grupos uno por uno en la interfaz de usuario.
• Plantillas CSV descargables independientes para cada tipo de grupo, cada una con una fila de ejemplo y columnas obligatorias marcadas con un asterisco (*).
• Una página dedicada a la consulta de valores para que pueda verificar los valores aceptados (categoría de actividad, nombres del personal, ubicación, años, grupo, clases de asignaturas) antes de completar su archivo.
• Una página de revisión con una alerta clara en rojo, ámbar o verde, un desglose de los grupos que se crearán frente a los que se actualizarán, y una tabla completa de errores y advertencias por fila.
• Una página de estado e historial de importación que le proporciona un registro de auditoría de cada archivo enviado, con su estado y una copia descargable.

Navegación paso a paso

Descarga y elige tu plantilla

Configuración > Importar/Exportar > Grupos

1. Dirígete a la página de Importación/Exportación y decide qué tipo de grupo estás importando: Estándar, IB&P o Preferencias. Cada uno utiliza su propia plantilla y su propio conjunto de columnas.
2. Descarga la plantilla CSV para ese tipo de grupo. Incluye una fila de ejemplo para que puedas ver el formato esperado.
3. Tenga en cuenta las columnas marcadas con un asterisco (*): son obligatorias y la importación se bloqueará si se dejan en blanco.
4. Si va a actualizar grupos existentes en lugar de crear nuevos, descargue primero una exportación SchoolsBuddy para tener el ID de grupo SC correcto para cada grupo. Deje esta columna en blanco al crear nuevos grupos.

Aspecto de cada plantilla

Cada plantilla incluye una fila de ejemplo ya rellenada, para que puedas ver el formato esperado antes de empezar. Las columnas marcadas con un asterisco (*) son obligatorias.

• Consulta la página de búsqueda de valores antes de empezar a rellenar el archivo; así evitarás tener que cargarlo una segunda vez si una columna no coincide con un valor existente.
• Al actualizar los grupos existentes, extraiga los ID de grupo de SC de una exportación reciente SchoolsBuddy para garantizar que coincidan.
• La función de coincidencia de nombres de personal es permisiva: ignora mayúsculas y minúsculas, espacios y comas, y acepta los formatos "Nombre Apellido", "Apellido Nombre" y "Apellido, Nombre", por lo que las pequeñas diferencias de formato no bloquearán la importación.
• Si va a cambiar el nombre de un grupo activo creando uno nuevo en lugar de actualizarlo, archive primero el grupo antiguo para evitar que haya dos grupos activos con el mismo nombre.
• Para los grupos de preferencias, si utiliza un segundo día (Día 2), complete los tres campos Día 2, Hora de inicio del Día 2 y Hora de finalización del Día 2 juntos, o déjelos en blanco.
• Introduzca el coste únicamente en números; los símbolos de moneda impedirán la importación.

Advertencias y notas importantes

• Los errores bloquean la importación hasta que se solucionen. Las advertencias permiten que la importación continúe, pero generalmente significan que se asignará un valor predeterminado, se omitirá o se modificará respecto al esperado; siempre revise estas advertencias antes de confirmar.
• Al importar un grupo nuevo, la columna ID de grupo de SC se ignora aunque esté rellena; déjela en blanco a menos que esté actualizando un grupo existente.
• Los nombres de los grupos deben ser únicos dentro del propio archivo; los nombres duplicados en la misma carga bloquearán la importación.
• La eliminación masiva de grupos no es compatible con esta importación; en su lugar, utilice las funciones de archivado masivo de la interfaz de usuario de Registros.
• Esta importación solo crea y actualiza grupos; no asigna miembros a los grupos. Utilice sus métodos de registro habituales para inscribir a los estudiantes.

Preguntas frecuentes

¿Qué ocurre si mi categoría de actividad no coincide con ningún valor existente?

Verás una advertencia, pero la importación seguirá adelante; la categoría de actividad del grupo está configurada como "Otra" en lugar de bloquear el archivo.

¿Puedo usar esta importación para eliminar grupos?

No, la eliminación masiva no forma parte de esta función. Utilice las opciones de archivado masivo en la interfaz de usuario de Registros para archivar los grupos que ya no necesite.

¿Puedo agregar estudiantes a grupos mediante esta importación?

Actualmente no; esta importación solo crea y actualiza los grupos. La gestión de la membresía a los grupos se sigue realizando mediante los métodos de registro habituales.

¿Cuál es la diferencia entre un error y una advertencia en la página de revisión?

Los errores bloquean la importación por completo hasta que los corrijas. Las advertencias permiten que la importación continúe, pero generalmente significan que SchoolsBuddy usará valores predeterminados, omitirá o modificará algún valor que hayas ingresado; por lo tanto, conviene revisarlas todas antes de hacer clic en Importar.

No estoy seguro de qué plantilla usar para mi grupo. ¿Dónde puedo consultarlo?

El Grupo Estándar es para grupos de Deportes, Viajes o Retiro Rápido que no requieren inscripción. El Grupo IB&P es para grupos dentro de un contenedor de Reserva y Pago Instantáneo. El Grupo de Preferencias es para grupos dentro de un contenedor de Preferencias con días, horas y lugares definidos. Si no está seguro de a qué contenedor pertenece un grupo, consulte con su administrador SchoolsBuddy o comuníquese con Soporte.

¿Quién puede acceder a la importación de grupos?

Las páginas de importación/exportación solo son visibles para los usuarios administradores, en Configuración > Importar/Exportar > Grupos.

En resumen

• Descargue la plantilla adecuada para su tipo de grupo (Estándar, IB&P o Preferencia) y mantenga las columnas tal como se proporcionan.
• Consulta la página de búsqueda de valores antes de completar tu archivo, luego cárgalo y lee atentamente la página de revisión antes de confirmar.
• Puede realizar un seguimiento de cada envío en la página de Estado e Historial de Importaciones, y contactarnos a través de la opción "Enviar una solicitud" si tiene algún problema.

La función Importar grupos ofrece a tu centro educativo una forma más rápida y autónoma de crear y mantener la estructura de grupos SchoolsBuddy . Úsala siempre que la necesites, ya sea para la incorporación de nuevos usuarios, para actualizar el programa cada trimestre o para realizar cambios a mitad de año.