Nous sommes ravis de vous présenter le tout nouveau portail sportif de SchoolsBuddy , conçu pour enrichir l'expérience sportive des écoles internationales et indépendantes du monde entier ! Que vous soyez membre du personnel, parent ou élève, ce portail vous offre une solution complète pour gérer et consulter le calendrier et les résultats des compétitions sportives scolaires.
Du calendrier des matchs aux résultats passés, le Portail des sports offre une vue d'ensemble complète en un coup d'œil. Le personnel bénéficie d'une visibilité totale sur les rencontres, peut définir ses équipes favorites et accéder instantanément aux résultats dès leur publication. De plus, grâce aux mises à jour en temps réel sur les résultats, les statistiques et les comptes rendus, le Portail des sports permet à tous de rester informés, pendant et après le match.
Optimisez la préparation de vos matchs grâce aux feuilles d'équipe téléchargeables et gardez une longueur d'avance. Que vous soyez responsable des sports, directeur sportif ou coordinateur d'activités, le Portail Sportif est la plateforme idéale pour professionnaliser votre programme. Son interface moderne et intuitive offre une expérience optimale au personnel, aux élèves et aux familles, garantissant une gestion efficace et fluide de l'ensemble des activités sportives de votre établissement.
Découvrez l'enregistrement de notre webinaire à la demande, qui offre un aperçu approfondi du Portail sportif et de toutes les façons dont il peut révolutionner le programme sportif de votre école.
Voici notre FAQ de la session :
Q : Dois-je recréer les anciens groupes créés avant la mise à jour du portail sportif pour accéder aux fonctionnalités ?
Non, il vous suffit de modifier le paramètre « Inclure dans le portail sportif » dans Réception > Groupes. Si vous avez déjà créé des rencontres pour le groupe dans Organisation, celles-ci s'afficheront dans le portail sportif. Consultez notre guide de démarrage rapide des paramètres du portail sportif pour obtenir de l'aide.
Q : Les parents peuvent-ils uniquement voir leurs enfants sur le portail sportif ? Au lieu de voir tout le monde ?
Non, les parents verront tous les membres de l'équipe sélectionnés pour jouer. Si vous souhaitez préserver la confidentialité des noms des élèves, vous pouvez désactiver leur affichage dans le panneau « Paramètres » > « Portail sportif » en tant que super administrateur. Les parents verront alors uniquement le nombre de « Membres de l'équipe ». Le portail a été conçu pour mettre en valeur les sports d'équipe et encourager l'esprit communautaire ; il inclut donc toutes les équipes que votre établissement choisit de mettre en avant (via le paramètre « Groupes » > « Inclure dans le portail sportif » ). Si les parents souhaitent uniquement voir les activités auxquelles leur enfant participe, le meilleur endroit pour consulter ces informations est son agenda/calendrier.
Q : Les événements et les sorties du portail sportif sont-ils en adéquation avec tous les autres domaines (activités parascolaires, transport et services de garde périscolaire) ?
Oui, lors de l'inscription à une activité parascolaire, les événements créés correspondent aux séances d'entraînement du Portail des sports : un événement pour toute l'équipe, qui se répète chaque semaine. Le personnel peut les consulter dans le Portail des sports, dans la section « Événements » de l'agenda/calendrier de son groupe. Ces événements ne figurent pas sur la page principale du calendrier des compétitions du Portail des sports ; seuls les événements compétitifs avec adversaires y sont affichés. Tous les événements sportifs ont une incidence sur les horaires de transport. Par conséquent, si un élève participe à un événement sportif à un horaire qui le force à emprunter un transport plus tardif, son choix de transport habituel sera modifié et il sera affecté à l'option de transport ultérieure qu'il préfère. Notre équipe de formation peut vous conseiller sur la configuration de vos horaires de transport si vous devez les adapter aux événements sportifs qui se terminent plus tard que vos options habituelles. Le Portail des sports n'est pas conçu pour gérer les activités périscolaires.
Q : L'assistant aux activités de notre école devra utiliser Organising pour toutes les sorties scolaires et le directeur des activités utilisera le portail sportif pour le calendrier des rencontres ? Est-ce possible ?
Oui, tout à fait. Vous pouvez toujours utiliser le module Organisation pour tout ce que vous souhaitez. Nous prévoyons de mettre à jour les fonctions de création et de gestion des voyages, comme nous l'avons fait pour les événements sportifs. Le module Organisation restera cependant disponible et compatible avec les nouvelles options. Une fois toutes les fonctionnalités que vous utilisez dans Organisation mises à jour, nous vous informerons de sa suppression afin que vous ayez le temps de découvrir les nouveautés. Nous espérons que vous les trouverez simples et intuitives, que vos collaborateurs seront guidés pas à pas et que vous n'aurez plus à vous soucier de la procédure. N'hésitez pas à nous faire part de vos impressions !
Q : J'ai remarqué que la limite de caractères pour les formulaires de consentement et les informations essentielles est très faible. Est-il possible de l'augmenter ?
Actuellement, le message de consentement affiché à l'écran est limité à 255 caractères (1 à 2 phrases) car il s'agit d'une demande directe de consentement : « Veuillez donner votre consentement pour cet événement ». Il est également possible d'ajouter jusqu'à 10 000 caractères (environ 1 600 mots) dans les Conditions générales . Les champs Informations essentielles et Informations complémentaires pour les communications sont limités à 500 caractères chacun (environ 80 mots, soit un paragraphe). De plus, il est désormais possible d'inclure des liens vers le portail (Politiques, Avis saisonniers, etc.) dans les invitations. Nous devons prendre en compte l'impact de ces modifications sur les appareils web et mobiles. Veuillez donc nous indiquer comment vous souhaitez utiliser ces fonctionnalités dans notre portail produit .
Q : Sait-on approximativement à quelle date la fonction d'organisation ne sera plus utilisée ?
Aucune date n'est encore fixée. Nous travaillons activement à la mise à jour des autres fonctionnalités utilisées par nos clients pour l'organisation (voyages, camps, séjours résidentiels, cours, assemblées, etc.). Dès leur disponibilité, nous vous informerons par e-mail et sur notre blog, et organiserons un webinaire de présentation. Nous vous préviendrons longuement à l'avance et enverrons un e-mail à tous nos clients pour confirmer la suppression de la section « Organisation ».
Q : Lorsque la fonctionnalité « Organisation » sera supprimée, y aura-t-il une section « Voyages » distincte sur le portail des sports ?
Oui, nous prévoyons de mettre en place un nouveau portail Voyages distinct – une vue tableau de bord similaire au portail Sports – conçu exclusivement pour le personnel, afin d'aider les coordinateurs de voyages à superviser la gestion de tous les voyages depuis un seul et même endroit.
Q : Je souhaiterais obtenir des renseignements concernant le formulaire personnalisé, notamment sur les questions suivantes :
+ Quels types de champs de données pourraient être utilisés (ex : liste déroulante, date, ...) ;
Existe-t-il des contraintes pour garantir l'exactitude des données (ex : l'utilisateur ne peut pas saisir de texte dans le champ Date et heure,...) ?
Notre école exige que les parents téléchargent certains documents. Est-il possible de configurer les « champs de téléchargement » dans le formulaire personnalisé ?
Les types de réponses proposés sont : Texte (réponse courte), Notes (réponse longue), Nombre, Date, Menu déroulant, Booléen (sélectionner/désélectionner) et Adresse électronique. La validation est effectuée pour les champs Date, Adresse électronique et Nombre. Le téléchargement de documents n'est pas encore disponible, mais cette fonctionnalité est plébiscitée sur notre portail produit . N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre guide des formulaires personnalisés .
Q : Est-il possible d'organiser les lieux du menu déroulant par ordre alphabétique et d'avoir la possibilité d'appuyer sur la première lettre pour faire défiler automatiquement le menu ?
Nous allons examiner cela. Si vous avez plusieurs établissements, vous pouvez utiliser la fonction de recherche en saisissant la première lettre pour afficher un nombre réduit de résultats.
Q : Est-il possible de généraliser les équipes ? Par exemple, si toute la promotion participe, mais que les équipes ne sont pas sélectionnées à l'avance (c'est-à-dire sans classement en 1re, 2e ou 3e équipes), est-il possible de les publier ?
Seuls les groupes configurés pour apparaître dans le portail sportif seront visibles, et ils s'affichent par catégorie d'activité. Pour ce faire, nous recommandons de créer un groupe contenant des élèves de toute la promotion et de définir la catégorie sur le sport concerné.
Q : Pouvez-vous uniquement lister les sports qui se déroulent à chaque saison (dans chaque conteneur) ?
Les sports sont affichés selon le paramètre « Groupes > Inclure dans le portail sportif » , que vous pouvez modifier dans toutes les sections de gestion des groupes : Accueil > Groupes , Administration des activités et clubs > Inscription personnalisée > Groupes et Portail sportif > Écrans de groupe . Les groupes archivés ne sont pas affichés. Par conséquent, si vous utilisez également le module d'inscription Activités et clubs, nous vous recommandons d'archiver le conteneur et tous les anciens groupes après la fin de la saison afin de les masquer.
Q : Le portail sera-t-il aussi facile à utiliser que la plateforme de bureau ?
Actuellement, le portail sportif est uniquement accessible via le web. Il est également possible d'y accéder depuis un navigateur sur un appareil mobile, et nous prévoyons de mettre à jour notre application mobile prochainement. Dès à présent, l'application mobile a été mise à jour pour intégrer les nouvelles fonctionnalités « Invitation » et « Agenda » (les parents pourront toujours voir les invitations dans l'onglet « Accueil »). Le personnel utilisant l'application aura également accès au nouvel onglet « Données des formulaires » pour consulter les réponses personnalisées des formulaires d'inscription dans son agenda.
Q : S’agit-il d’un portail distinct du portail habituel d’activités/voyages/conférences accessible aux parents ? Ou est-ce un module complémentaire ?
Lorsque les parents se connecteront à SchoolsBuddy sur le web, le Portail Sportif apparaîtra comme un bouton supplémentaire sur leur page d'accueil, tout comme pour le personnel. Ce portail vient compléter les fonctionnalités existantes dédiées aux activités de leurs enfants ; il offre un nouvel espace pour partager les actualités des compétitions et favoriser l'engagement de la communauté scolaire. Cette fonctionnalité est une mise à jour de l'offre de base de SchoolsBuddy et est donc gratuite. Comme indiqué précédemment, elle est actuellement disponible uniquement via un navigateur web. La mise à jour de l'application mobile est prévue ultérieurement.
Q : Pouvons-nous inclure des liens actifs vers les formulaires de consentement en ligne que nous utilisons ?
Oui, l'éditeur de texte du message de consentement propose une option pour insérer des liens . Vous pouvez également ajouter des liens vers les informations essentielles, les informations complémentaires ou les conditions générales .
Q : Avant de présenter le programme aux parents, pourriez-vous créer de simples tutoriels vidéo à leur intention que nous pourrions partager ? Cela nous serait d'une aide précieuse.
Bien sûr, nous venons d'ajouter une nouvelle page , le portail sportif de SchoolsBuddy , et des invitations à la section d'aide aux parents .
Q : Est-il possible de modifier plusieurs événements simultanément ? Par exemple, si une classe compte 3 ou 4 équipes qui jouent en même temps, puis-je inscrire les élèves sur plusieurs feuilles d'équipe et modifier les détails (heure de début, lieu d'arrivée, etc.) ou dois-je les modifier individuellement ?
Actuellement, les événements sont créés individuellement, sauf s'il s'agit d'un événement récurrent pour une même équipe. La possibilité de copier ou d'ajouter plusieurs événements est une priorité pour une prochaine mise à jour. Nous souhaitons recueillir vos commentaires sur les paramètres dont vous avez besoin pour ajouter rapidement plusieurs événements, afin de concevoir la méthode la plus efficace. N'hésitez pas à partager vos commentaires sur notre portail produit : cela nous aide à comprendre comment votre établissement organise ses événements et à identifier les nouvelles fonctionnalités les plus importantes pour vous.
Q : D’où viennent les photos/avatars ? Où sont-ils stockés dans le système ?
Si vous utilisez ManageBac+ nous pouvons synchroniser les photos des élèves depuis votre site ManageBac+ . Sinon, vous pouvez les importer par SFTP en une seule fois (par trimestre ou par an). Contactez-nous via le formulaire de demande pour en savoir plus.
Q : Que se passe-t-il si ce ne sont que des matchs amicaux avec trois écoles ou plus ? Comment sont définis les costumes des équipes ?
Il est possible de créer des matchs amicaux dans les types d'événements. Lors de la création d'événements, vous pouvez personnaliser la tenue de l'équipe adverse.
Q : Comment le système de gestion des coûts de SchoolsBuddy est-il lié à mon service financier ? Nous n’utilisons pas ce système actuellement, mais j’aimerais explorer cette possibilité en privé avec mon service financier.
Le module « Frais » de SchoolsBuddy offre une gestion et un reporting complets des transactions financières. Contactez votre responsable de l’expérience scolaire ou réservez une démonstration ici .
Q : Peut-on ajouter le formulaire après avoir enregistré les informations sur le portail sportif ?
Malheureusement non. Les formulaires doivent être ajoutés lors de la création de votre événement.
Q : Dans les paramètres, est-il possible de configurer un modèle standard pour les matchs ? Par exemple, ils commencent tous à 15h30 et c’est ce qui s’affiche pour chaque événement et pour tous les utilisateurs.
Pas pour le moment, mais c'est une excellente idée – nous la transmettrons à notre équipe produit.
Q : Jusqu'à quand les matchs peuvent-ils être ajoutés et être visibles par l'administrateur ?
Vous pouvez ajouter des matchs aussi longtemps à l'avance que vous le souhaitez. Par défaut, la vue des matchs à venir du Portail des sports correspond au mois suivant, mais vous pouvez modifier la période pour en afficher davantage.
Q : L'invitation de réentrée rapide est-elle réservée aux étudiants qui n'ont pas encore répondu ?
Oui, l'invitation de relance envoie un autre e-mail (et une notification push s'ils les ont activées) aux personnes qui n'ont pas encore répondu.
Q : Où puis-je consulter le message relatif aux conditions générales ?
Si l'événement comporte des conditions générales ou un formulaire personnalisé, ceux-ci s'afficheront dans une fenêtre contextuelle après que les parents auront cliqué sur le bouton de consentement et ils devront cocher une case pour confirmer qu'ils les ont lues.
Q : Est-il possible de copier et de modifier un match précédent lors de l'organisation ? Au lieu de devoir tout recommencer à zéro pour chaque match ?
Actuellement, la copie et l'ajout de plusieurs événements ne sont pas disponibles, mais ils figurent parmi les priorités d'une prochaine mise à jour. Nous souhaitons recueillir vos commentaires sur les paramètres nécessaires pour ajouter rapidement plusieurs événements, afin de concevoir la méthode la plus efficace. N'hésitez pas à ajouter vos commentaires sur notre portail produit : cela nous permettra de les organiser et d'identifier les clients avec lesquels échanger pour mieux comprendre vos besoins.
Q : Lorsqu'un événement est créé (par exemple un match ou un tournoi), tous les entraîneurs/superviseurs désignés peuvent-ils voir les réponses, ou celles-ci doivent-elles leur être envoyées par le créateur de l'événement ?
Oui, tous les membres du personnel interne liés au groupe pourront créer et gérer leurs propres événements, et notamment consulter les réponses aux formulaires d'inscription. Les coachs externes pourront également consulter les réponses et même créer leurs propres événements si vous les y autorisez. Consultez notre guide des autorisations pour plus d'informations ou contactez l'équipe d'assistance pour demander une modification des autorisations.
Q : Est-il possible d'inscrire plusieurs groupes à un même événement ? Nous avons des groupes de filles et de garçons. Ils s'entraînent à des jours différents, mais les matchs ont toujours lieu au même endroit et à la même heure.
Pas pour le moment. N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires sur notre portail produit ; cela nous aide à comprendre comment votre établissement organise ses événements et à déterminer les nouvelles fonctionnalités les plus importantes pour nos clients.
Q : Est-il également possible de l'utiliser pour l'organisation de compétitions de ski alpin ou de patinage artistique ? Car il ne s'agit pas d'un sport d'équipe (chronométrage, etc.).
Oui. Si votre établissement scolaire propose un sport ou une activité qu'il souhaite mettre en avant et pour laquelle nous ne disposons pas de statistiques, veuillez contacter notre équipe d'assistance et nous indiquer le score ou le type de statistique que vous souhaitez enregistrer. Tous les types d'événements affichés sur le Portail des sports sont des compétitions (match, coupe, amical, tournoi, etc.), mais nous pouvons en ajouter d'autres selon vos besoins. Vous pouvez saisir un titre pour l'événement au lieu du nom de l'adversaire, par exemple : « Contre-la-montre du trimestre d'automne ».
Q : Lors de l'ajout d'un événement sous la section de sélection, le problème du bouton d'envoi/notification ne nécessitant pas de consentement a-t-il été résolu ?
Oui. Lors du déploiement de la mise à jour, certains événements sans consentement se sont bloqués. Le problème a été rapidement résolu et tous les événements concernés sont désormais fonctionnels.
Q : Quelles sont les principales différences entre le portail sportif et l'organisation ?
Le Portail des sports propose de nombreuses nouveautés, que vous découvrirez dans l'enregistrement du webinaire et les diapositives. L'objectif principal de cette mise à jour est de renforcer l'esprit d'équipe et la cohésion au sein de votre communauté scolaire, en rassemblant parents, élèves et personnel autour d'une passion commune pour le sport. L'outil d'organisation permet au personnel de créer et de gérer des événements, tandis que le Portail des sports est un véritable centre névralgique pour mobiliser votre communauté, partager vos réussites et célébrer vos échecs ensemble.
Q : Nous avons constaté un problème avec les anciennes fonctionnalités d'organisation concernant le consentement : nous ne pouvons pas envoyer de communications aux parents lorsque leur consentement n'est pas requis ; les communications sont envoyées aux élèves par erreur. Comment éviter ce problème avec les anciennes fonctionnalités d'organisation ? Sommes-nous obligés d'utiliser le Portail des sports ?
Voici comment fonctionnent les événements sans consentement dans Organiser. L'une des raisons pour lesquelles nous avons introduit le Portail des sports est d'offrir plus de visibilité et de flexibilité pour la communication lors de la création et de la gestion d'événements. Les fonctionnalités d'Organiser étant moins transparentes, nous vous recommandons de privilégier les événements du Portail des sports. Notre équipe se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre formation ou pour répondre à toutes vos questions.
Q : Une personne peut-elle s'inscrire à une compétition sportive si elle a déjà une activité extrascolaire le même jour ?
Oui, un élève peut être invité à une rencontre sportive un jour où il a déjà une activité extrascolaire ou autre. Les deux activités figureront dans son agenda et il devra informer lui-même le personnel de l'activité à laquelle il souhaite participer. Seuls les événements liés au transport seront mis à jour automatiquement : les élèves seront retirés des événements de transport en cas de conflit d'horaire (et ajoutés à une autre option si cette option est configurée).
Q : Lorsque vous envoyez l’e-mail de consentement, est-il possible que les élèves et les parents le reçoivent, mais que seuls les parents puissent donner leur consentement ? Il arrive que certains parents ne reçoivent pas l’e-mail, mais si les élèves le reçoivent aussi, ils seront plus enclins à le leur rappeler.
Oui, les paramètres de communication et de consentement sont distincts. Vous pouvez donc envoyer des courriels aux élèves et aux parents, mais demander le consentement des parents uniquement si vous le souhaitez. De nouvelles options permettent également aux élèves et aux parents de donner leur consentement, ou seulement aux élèves ou aux parents.
Q : Existe-t-il un fichier CSV pour importer les matchs (calendrier) ? Plutôt que de les importer manuellement ?
Pas pour le moment. L'un de nos prochains objectifs est la création d'une API publique, qui servira de base au développement de nouvelles fonctionnalités d'importation. N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires sur notre portail produit ; cela nous aide à identifier les fonctionnalités les plus importantes pour nos clients.