Qu'est-ce qu'un conteneur dans une inscription aux activités sur SchoolsBuddy ?
Dans SchoolsBuddy un conteneur vous permet de créer vos activités/groupes qui figureront dans le programme d'activités de votre école.
Les conteneurs regroupent généralement plusieurs activités/groupes liés au programme périscolaire de votre établissement. Par exemple, un conteneur peut s'appeler « Clubs périscolaires du trimestre d'automne » et contenir des activités comme le club de basketball, le club d'échecs, le club d'escrime, etc. Ces activités sont appelées des groupes. La création du conteneur est la première étape de l'inscription à des activités. Les conteneurs d'activités se trouvent dans l'onglet « Administration des activités et des clubs », mais ce nom peut varier selon les préférences de votre établissement.
De combien de conteneurs avez-vous besoin dans le cadre de votre programme d'activités scolaires ?
Combien de conteneurs sont nécessaires pour le programme d'activités de votre école ? Un seul conteneur peut suffire. Cependant, les raisons justifiant l'utilisation de plusieurs conteneurs sont indiquées ci-dessous :
- Vous autorisez les élèves à participer à plusieurs activités le même jour (par exemple, une activité à 15h15 et une autre à 16h30) ou vous proposez des clubs de petit-déjeuner/déjeuner auxquels l'élève peut participer le même jour. Ces activités doivent être organisées dans des contenants séparés afin de permettre à l'élève de participer à plusieurs activités par jour.
- Le programme d'activités de votre école comprend différents responsables et activités pour les différentes sections (par exemple, collège/lycée). Ces éléments doivent être consignés dans des dossiers séparés : un pour le collège/lycée et un pour le lycée.
- Seuls certains élèves sont en mesure de soumettre eux-mêmes leurs choix (par exemple, les élèves du primaire ne peuvent pas soumettre de choix, mais les élèves du secondaire le peuvent, ce qui nécessite des contenants différents).
- Certaines activités de groupe destinées à différentes tranches d'âge se déroulent sur une période plus courte/avec une durée de présence plus courte (par exemple, les activités pour les élèves du primaire se terminent le 12 décembre, celles pour les élèves du secondaire le 19 décembre).
- Vous souhaitez autoriser les inscriptions pour différentes tranches d'âge à différentes dates (par exemple, école primaire du 1er au 6 septembre, collège du 4 au 8 septembre).
Si plusieurs conteneurs sont nécessaires, vous pouvez configurer différents conteneurs pour différents créneaux horaires, zones de l'école, etc.
Conteneur 1 – Club de petit-déjeuner de l'école primaire
Conteneur 2 – Clubs de midi de l'école primaire
Conteneur 3 – Clubs périscolaires de l'école primaire
Conteneur 4 – Clubs de midi pour les élèves du secondaire
Conteneur 5 – Lycée 15h15 Activités périscolaires
Conteneur 6 – Lycée 16h30 Activités périscolaires
Nombre de préférences quotidiennes dans un compte d'activités
Lors de la création d'un espace d'activités et si vous avez sélectionné une inscription basée sur les préférences, vous devez indiquer le nombre maximal de préférences quotidiennes souhaitées pour le participant. Ainsi, si l'élève ou le parent a le choix entre plusieurs activités le même jour, il peut définir sa préférence pour chaque activité. Par exemple, si le nombre de préférences quotidiennes sélectionné dans votre espace d'inscription est de 5, l'élève ou le parent pourra indiquer jusqu'à 5 activités parmi ses choix.
- Premier choix souhaité
- Deuxième choix souhaité
- Troisième choix souhaité
- Quatrième choix souhaité
- Cinquième choix souhaité
Lors de la création du conteneur d'inscription aux activités, vous pouvez définir autant de préférences quotidiennes que vous le souhaitez (maximum de 5).
Nombre minimum de sélections hebdomadaires d'élèves dans le cadre d'une inscription aux activités
Lors de la création d'une inscription à une activité dans SchoolsBuddy , vous pouvez définir un nombre minimum de sélections hebdomadaires par élève. Ce nombre correspond au nombre d'activités que l'élève ou le parent doit sélectionner pour s'inscrire. Cette option peut être adaptée aux exigences de votre établissement. Par exemple, si vous exigez un minimum de 3 sélections hebdomadaires par élève, les parents ou les élèves ne pourront pas vous soumettre leurs choix s'ils n'ont pas sélectionné au moins 3 activités. Cela permet d'optimiser l'attribution des activités et d'accroître la participation.
Nouvelle soumission des sélections dans un conteneur d'activités
Vous avez la possibilité d'autoriser l'élève ou le parent à soumettre à nouveau ses choix. Si cette option est activée, l'élève ou le parent peut modifier ses préférences et faire un autre choix. Il peut effectuer cette opération autant de fois qu'il le souhaite jusqu'à la fermeture des inscriptions. Contrairement à un formulaire Google, vous ne recevrez qu'une seule soumission par utilisateur (la plus récente).
Post-allocation Join Request dans un conteneur d'activités
Lors de la création d'une activité dans le module d'inscription, une option permet d'autoriser les demandes d'inscription après attribution. Si cette option est sélectionnée, l'élève ou le parent pourra demander à rejoindre l'activité une fois l'attribution effectuée et les événements générés (par exemple, en milieu de trimestre ou en fin de saison). Le responsable de l'activité et l'administrateur des activités seront notifiés de toute demande d'inscription reçue d'un élève ou d'un parent.
Que sont les dates de blocage organisationnel dans SchoolsBuddy ?
Dans SchoolsBuddy les dates de blocage permettent de bloquer automatiquement les événements pendant les périodes sélectionnées. Cet outil est idéal pour bloquer les vacances scolaires (trimestres, jours fériés, etc.) ou les journées de formation du personnel. Si votre établissement a des jours fériés communs à toutes les classes, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes pour ajouter vos dates :
1. Paramètres
2. Dates de blocage organisationnel
3. Ajouter des dates
Que sont les groupes dans le cadre d'une inscription à des activités ?
Un groupe est un ensemble d'élèves. Une activité devient un groupe après son attribution et la création de l'événement ; par exemple, le groupe sera « Football après l'école pour les seniors ». Les parents et les élèves choisissent l'activité et, s'ils sont affectés à ce groupe, ils en font partie. Les groupes sont un excellent outil de communication et d'organisation entre le personnel/les organisateurs, les élèves et les parents.
Création d'un groupe dans un conteneur d'activités
Dans un conteneur d'activités, il existe deux façons de créer des groupes.
La première option consiste à créer un groupe qui servira d'activité d'inscription. Pour ce faire, il faut saisir manuellement les détails de l'activité.
Pour ce faire, cliquez sur l'onglet « + Ajouter » afin d'indiquer le nom, la description, le niveau scolaire, la tranche d'âge et le sexe des personnes auxquelles votre activité est accessible. Lors de la création du groupe ou de l'activité, laissez toujours le champ « Statut » vide. Ce champ sera utilisé ultérieurement, lors de l'attribution des places.
La deuxième option consiste à copier un groupe d'une inscription à une activité précédente. Cela n'est possible que s'il existait auparavant un conteneur d'activités avec des groupes actifs. Les copier dans votre conteneur est très simple.
Ajouter du personnel à une activité/un groupe dans SchoolsBuddy
Lors de la création d'une activité (groupe) au sein d'un conteneur, vous ne pouvez affecter qu'un seul membre du personnel à cette activité (groupe). Toutefois, une fois les événements générés/publiés, vous avez la possibilité d'ajouter d'autres membres du personnel à l'activité, le groupe étant alors créé.
Qui reçoit les communications ECA/CCA au sein de SchoolsBuddy
Cela dépend des choix soumis, comme indiqué ci-dessous :
Soumission des parents
SOUMISSION DU CHOIX : Le parent qui soumet le choix recevra le courriel de confirmation. Veuillez noter que seul ce parent le recevra, même si plusieurs parents sont associés à l’élève.
CONFIRMATION D'ATTRIBUTION : Tous les parents liés à l'élève recevront l'e-mail de confirmation d'attribution.
Soumission de l'élève
SOUMISSION DU CHOIX : L’élève qui soumet son choix recevra un courriel de confirmation. Veuillez noter que seul l’élève, et non le parent associé, recevra cette confirmation.
CONFIRMATION D'ATTRIBUTION : L'élève et le parent associé recevront tous deux un courriel de confirmation d'attribution.
Soumission du personnel (manuelle) – depuis l'écran d'administration.
SOUMISSION DES CHOIX : Lorsqu'un membre du personnel sélectionne manuellement les choix, aucun courriel de confirmation n'est envoyé à l'élève ou au parent.
CONFIRMATION D'ATTRIBUTION : L'élève et le parent recevront un courriel de confirmation d'attribution une fois le processus d'attribution terminé.
Comment répartir les activités une fois les inscriptions closes ?
Une fois les inscriptions aux activités clôturées, vous devez ensuite attribuer des activités/groupes à vos élèves.
Publication des affectations aux parents et aux élèves dans SchoolsBuddy
Une fois les activités sélectionnées (manuellement ou par les parents/élèves), elles doivent être publiées pour être actives. Une fois publiées, elles apparaîtront dans l'agenda du membre du personnel, de l'élève ou du parent concerné.
Une fois les affectations de groupe finalisées, pour publier les événements, sélectionnez l'onglet Générer des événements.
S'inscrire aux activités dans SchoolsBuddy
Une fois les affectations publiées et les événements générés, ces derniers seront créés dans le système principal de SchoolsBuddy . Les inscriptions peuvent être récupérées de deux manières : soit depuis l’écran « Organisation de l’événement » (si vous êtes l’organisateur principal), soit depuis l’onglet « Accueil/Inscriptions ».