De nombreux établissements scolaires planifient déjà leur programme dans un tableur, en attribuant les enseignants, les lieux, les jours et les horaires des activités sportives, des sorties et des clubs, avant même d'intégrer ces informations à SchoolsBuddy . L'importation de fichiers CSV pour les groupes permet d'éviter cette double planification : importez simplement le tableur que vous avez déjà créé, et vos groupes Standard, Réservation et Paiement Instantanés, et Préférences seront opérationnels dans SchoolsBuddy en une seule opération.

Cet article vous guide pas à pas dans le choix du modèle approprié, son remplissage correct et la lecture de la page de révision afin d'éviter toute importation par erreur.

Aperçu

L'importation de groupes est un outil polyvalent destiné aux enseignants, aux responsables d'activités et aux directeurs des opérations qui coordonnent le programme d'un établissement scolaire : intégration d'un nouvel établissement avec une offre d'activités complète, mise à jour des groupes pour la rentrée ou modifications en cours d'année. Son utilisation n'est pas limitée à une période fixe de l'année ; vous pouvez l'utiliser à tout moment pour créer ou mettre à jour des groupes en masse, au lieu de les créer un par un.

Le téléchargement lui-même s'effectue depuis Paramètres > Importer/Exporter > Groupes , visible pour les utilisateurs administrateurs, et couvre les trois types de groupes utilisés dans SchoolsBuddy :

• Groupe standard — Groupes de sports, de voyages ou de recharge rapide qui ne font pas partie d'un programme d'inscription.
• Groupe Instant Book & Pay (IB&P) — groupes à l'intérieur d'un conteneur/inscription Instant Book & Pay.
• Groupe de préférences — groupes à l'intérieur d'un conteneur/inscription de préférences, avec des jours, des heures et des lieux définis.

L'importation de fichiers CSV pour les groupes a été l'une des fonctionnalités les plus demandées par les écoles et notre équipe commerciale, et elle est conçue pour permettre de gagner un temps précieux pour les tâches qui ne consistent pas à saisir des données.

Quoi de neuf

• Création/mise à jour en masse en libre-service pour les groupes Standard, IB&P et Préférence — plus besoin de créer les groupes un par un dans l'interface utilisateur.
• Modèles CSV téléchargeables distincts par type de groupe, chacun avec une ligne d'exemple et des colonnes obligatoires marquées d'un astérisque (*).
• Une page dédiée de recherche de valeurs vous permet de vérifier les valeurs acceptées (catégorie d'activité, noms du personnel, lieu, années, groupe, cours) avant de remplir votre fichier.
• Une page de révision avec une alerte claire rouge/orange/verte, une ventilation des groupes à créer par rapport aux groupes à mettre à jour, et un tableau complet des erreurs et avertissements par ligne.
• Une page « État et historique des importations » vous fournit un historique complet de chaque fichier soumis, avec son statut et une copie téléchargeable.

Navigation étape par étape

Téléchargement et choix de votre modèle

Paramètres > Importer/Exporter > Groupes

1. Accédez à la page Importer/Exporter et choisissez le type de groupe à importer : Standard, IB&P ou Préférence. Chaque type utilise son propre modèle et ses propres colonnes.
2. Téléchargez le modèle CSV correspondant à ce type de groupe. Il contient déjà une ligne préremplie pour vous permettre de visualiser le format attendu.
3. Notez les colonnes marquées d'un astérisque (*) — elles sont obligatoires et l'importation sera bloquée si elles sont laissées vides.
4. Si vous mettez à jour des groupes existants plutôt que d'en créer de nouveaux, téléchargez d'abord une exportation SchoolsBuddy afin d'obtenir l' identifiant de groupe SC correct pour chaque groupe. Laissez cette colonne vide lors de la création de nouveaux groupes.

Voici à quoi ressemble chaque modèle

Chaque modèle est fourni avec une ligne d'exemple pré-remplie, vous permettant ainsi de visualiser le format attendu avant de commencer. Les colonnes marquées d'un astérisque (*) sont obligatoires.

• Consultez la page « Rechercher des valeurs » avant de commencer à remplir votre fichier : cela évite un deuxième téléchargement si une colonne ne correspond à aucune valeur existante.
• Lors de la mise à jour de groupes existants, utilisez les identifiants de groupe SC provenant d'une nouvelle exportation SchoolsBuddy afin de garantir leur correspondance.
• La correspondance des noms du personnel est tolérante : elle ignore la casse, les espaces et les virgules, et accepte les formats « Prénom Nom », « Nom Prénom » et « Nom, Prénom » ; ainsi, de petites différences de formatage ne bloqueront pas votre importation.
• Si vous renommez un groupe actif en en créant un nouveau plutôt qu'en le mettant à jour, archivez d'abord l'ancien groupe afin d'éviter deux groupes actifs portant le même nom.
• Pour les groupes de préférences, si vous utilisez un deuxième jour (Jour 2), remplissez les trois champs Jour 2, Heure de début du Jour 2 et Heure de fin du Jour 2 ensemble, ou laissez les trois champs vides.
• Saisissez le coût uniquement sous forme de chiffres — les symboles monétaires bloqueront l'importation.

Avertissements et notes importantes

• Les erreurs bloquent l'importation jusqu'à leur résolution. Les avertissements permettent de poursuivre l'importation, mais indiquent généralement qu'une valeur sera définie par défaut, ignorée ou modifiée par rapport à vos attentes ; vérifiez-les toujours avant de confirmer.
• Lors de l'importation d'un nouveau groupe, la colonne « ID du groupe SC » est ignorée même si elle est renseignée ; laissez-la vide sauf si vous mettez à jour un groupe existant.
• Les noms de groupe doivent être uniques au sein du fichier lui-même ; les noms dupliqués dans le même fichier bloqueront l’importation.
• La suppression en masse de groupes n'est pas prise en charge par cette importation ; utilisez plutôt les fonctionnalités d'archivage en masse de l'interface utilisateur des inscriptions.
• Cette importation crée et met à jour les groupes uniquement ; elle n'y ajoute pas de membres. Utilisez vos méthodes d'inscription habituelles pour inscrire les étudiants.

Foire aux questions

Que se passe-t-il si ma catégorie d'activité ne correspond à aucune valeur existante ?

Vous verrez un avertissement, mais l'importation se poursuivra tout de même : la catégorie d'activité du groupe est définie sur « Autre » au lieu de bloquer le fichier.

Puis-je utiliser cette importation pour supprimer des groupes ?

Non, la suppression en masse n'est pas prise en charge par cette fonctionnalité. Utilisez les options d'archivage en masse de l'interface utilisateur des inscriptions pour archiver les groupes dont vous n'avez plus besoin.

Puis-je ajouter des élèves à des groupes via cette importation ?

Non, pas pour le moment : cette importation crée et met à jour uniquement les groupes. L’adhésion aux groupes reste gérée via vos méthodes d’inscription actuelles.

Quelle est la différence entre une erreur et un avertissement sur la page de révision ?

Les erreurs bloquent complètement l'importation jusqu'à ce que vous les corrigiez. Les avertissements permettent de poursuivre l'importation, mais signifient généralement que SchoolsBuddy utilisera une valeur par défaut, ignorera une donnée ou modifiera une valeur saisie. Il est donc conseillé de vérifier chaque avertissement avant de cliquer sur Importer.

Je ne sais pas quel modèle utiliser pour mon groupe — où puis-je trouver des informations ?

Le groupe Standard est destiné aux activités sportives, aux voyages ou aux groupes à paiement rapide hors inscription. Le groupe Réservation et paiement instantanés (IB&P) est destiné aux groupes inclus dans un conteneur IB&P. Le groupe Préférences est destiné aux groupes inclus dans un conteneur Préférences avec des jours, des heures et des lieux prédéfinis. En cas de doute sur le conteneur auquel appartient un groupe, veuillez consulter votre administrateur SchoolsBuddy ou contacter l'assistance.

Qui peut accéder à l'importation de groupes ?

Les pages d'import/export ne sont visibles que pour les utilisateurs administrateurs, sous Paramètres > Importer/Exporter > Groupes.

En résumé

• Téléchargez le modèle correspondant à votre type de groupe (Standard, IB&P ou Préférence) et conservez ses colonnes exactement telles qu'elles sont fournies.
• Consultez la page « Rechercher les valeurs » avant de remplir votre fichier, puis téléchargez-le et lisez attentivement la page de vérification avant de confirmer.
• Suivez chaque soumission sur la page « État et historique des importations » et contactez-nous via « Soumettre une demande » si vous rencontrez des difficultés.

L'importation de groupes offre à votre école un moyen plus rapide et autonome de créer et de gérer la structure de groupes SchoolsBuddy . Utilisez-la chaque fois que vous en avez besoin, que ce soit pour l'intégration initiale, la mise à jour de votre programme à chaque trimestre ou pour apporter des modifications en cours d'année.