Les événements avec réservation et paiement instantanés sont une excellente option si vous souhaitez donner aux parents/élèves la possibilité de s'inscrire.
Utilisez cette option si vous souhaitez que les parents choisissent eux-mêmes les activités de leurs enfants.
(Remarque : vous pouvez contrôler qui peut voir les événements auxquels il peut s'inscrire en filtrant chaque groupe par année, niveau scolaire ou tout autre groupe du système).
Cet article vous guidera dans la création d'une inscription « Réservation et paiement instantanés » pour le transport scolaire . Pour utiliser cette option, vous devez d'abord configurer les horaires de transport pour la période concernée. Un conteneur doit être créé pour chaque créneau horaire.
Étape 1 :
- Sélectionnez « Administration des activités, des clubs et des réservations » sur la page d'accueil.
- Sélectionnez le type de conteneur : Réservation et paiement instantanés
- Cliquez sur le bouton « + Ajouter » pour créer un nouveau conteneur
Étape 2 :
Complétez les détails du conteneur
- Intitulé de l'inscription : par exemple, Inscription au bus tôt le matin, trimestre 1, 24/35
- Description : Toute information pertinente concernant l'inscription au bus.
- Les options « Autoriser l'annulation des réservations » et « Bloquer les conflits » peuvent rester décochées.
- Nombre maximal d'événements réservables par groupe : laissez cette valeur à 0.
- Dates de début/fin des activités : Indiquez-les pour les dates du trimestre.
- Horaires de début/fin des activités : Vous pouvez définir ces horaires comme début et fin de l’horaire de bus.
- Responsabilité de la confirmation : Laissez « Parents seulement » en vert, ou passez à « Élèves », « Parents » ou « Élèves seulement » selon les préférences de votre école.
- Ouverture des inscriptions : Date d’ouverture des inscriptions (date à laquelle les parents peuvent commencer à réserver)
Clôture des inscriptions : Date de clôture des inscriptions ; il s’agit de la dernière date à laquelle vous souhaitez que les parents puissent faire leur choix pour le service de bus. - Afficher le bouton « Tout sélectionner » : cette option peut rester décochée.
- Utiliser les dates de blocage de l'organisation ? : Cette option est activée par défaut et utilisera les dates de blocage définies au niveau de votre organisation. Décochez-la uniquement si l'inscription concerne un service de bus pendant les vacances.
- Accepter les paiements par bons d'achat : ceci n'est pas pertinent pour cette inscription.
- Alertes de réservation : Si cette case est cochée, les membres du personnel ayant ce rôle seront avertis lorsqu’une nouvelle réservation est effectuée par un parent ou un élève, que ce soit via la réservation instantanée ou les réunions parents-professeurs.
- Conditions générales : Vous pouvez saisir dans ce champ toutes les conditions générales applicables aux trajets en bus.
- Informations complémentaires sur les CGV (URL) : Si les CGV de votre école sont dans un fichier PDF, par exemple, vous pouvez ajouter un lien vers celui-ci ici.
- Formulaire de données de réservation : Cette fonction est utilisée différemment pour l’inscription, donc cette option
- Créneau horaire de transport : Sélectionnez le créneau horaire pour lequel ce conteneur est destiné, dans cet exemple le matin .
- Horaire : Sélectionnez l'horaire de transport pour lequel ce conteneur est destiné.
- Titre de l'inscription aux transports : Ajoutez le titre de cette inscription, dans cet exemple « Bus de début d'après-midi ».
- Texte d'aide au transport : Ajoutez ici toute information utile aux parents/élèves lors de leur inscription.
- Cliquez sur le bouton « Enregistrer » en bas à droite de l’écran.
Étape 3 :
Une fois enregistré, le conteneur sera créé et vous serez redirigé vers la page où vous pourrez ajouter des groupes à votre conteneur.
- Pour créer des groupes, cliquez sur le bouton « + Ajouter ».
Remplissez ensuite les champs du groupe que vous souhaitez créer. Ce groupe sera constitué en fonction des critères d'admissibilité aux places de bus et peut être basé sur le niveau scolaire ou sur un groupe spécifique que vous avez créé sur SchoolsBuddy .
- Titre : Titre du groupe (Les parents/élèves verront ceci)
- Description : Description du groupe (Les parents/élèves verront ceci)
- Accessible à / Prérequis / Non accessible : Une fois cette option sélectionnée, une fenêtre contextuelle apparaîtra à l’écran, indiquant qui peut s’inscrire au voyage scolaire.
- Genre : Genre du groupe
- Responsable du groupe : Quel membre du personnel sera l'organisateur du groupe ?
- Activité : Cette information ne sera pas visible par le responsable de la réservation, mais peut être utilisée à des fins de reporting. Choisissez 1. Autre.
- Emplacement par défaut : ce champ n’est pas obligatoire.
- Code de groupe / Code de facturation : utilisez ces codes si votre établissement scolaire utilise des codes spécifiques pour le rapprochement bancaire.
- Cliquez sur le bouton vert Enregistrer bouton pour créer votre groupe.
Le groupe étant maintenant créé, il apparaîtra dans l'onglet Groupes du conteneur.
Étape 5 :
Une fois tous vos groupes configurés, vous pouvez ajouter l'« événement », ce qui créera le formulaire d'inscription.
- Cliquez sur le bouton « Créer des événements » pour programmer des voyages spécifiques.
- Cliquez sur le bouton « + Ajouter ».
Étape 6 :
Ajoutez ensuite les détails spécifiques du voyage scolaire.
- Titre : Ajoutez le titre approprié à votre voyage
- Informations essentielles : Toute information essentielle concernant cette option. Veuillez noter que les informations essentielles et les informations complémentaires sont visibles par les parents lors de la réservation.
- Informations complémentaires : Toute information supplémentaire concernant l’inscription.
- Options de réservation : Choisissez Individuel pour une journée ou Forfait pour des excursions de plusieurs jours.
- Nombre de places : cette valeur peut être laissée à 0 car le nombre de places sur chaque trajet est géré dans la configuration des transports .
Faites défiler vers le bas et continuez à remplir les détails, puis, une fois terminé, cliquez sur le bouton vert « Créer une règle ».
- Créer pour un groupe : Sélectionnez le groupe pour lequel vous souhaitez créer l’événement.
- Emplacement : Emplacement non spécifié
- Type d'événement : sélectionnez « Frais uniquement » dans la liste déroulante. Ceci afin d'éviter que l'événement n'apparaisse dans les agendas, car cette procédure sert uniquement à la sélection d'itinéraires.
- Type de coût : Gratuit. Si vous souhaitez utiliser SchoolsBuddy pour facturer également le transport, veuillez nous contacter via le formulaire de demande d’informations complémentaires.
- Fréquence : Sélectionner une seule journée
- Date de l'événement : Veuillez indiquer environ une semaine après la date de fin des inscriptions si vous souhaitez prolonger la période d'inscription.
- Heure de début, Heure de fin : ces valeurs peuvent rester affichées telles quelles.
- Sélectionnez « Créer une règle » une fois que vous aurez terminé de renseigner les détails de l'événement ci-dessus.
Si vous laissez les dates d'ouverture/fermeture des inscriptions vides dans la règle d'événement, elles prendront par défaut les dates définies pour le conteneur et la date de début de l'événement si celle-ci est antérieure à la date de clôture du conteneur.
Étape 7 :
Votre voyage est maintenant créé ; un aperçu s'affiche avant publication. Pour apporter des modifications, cliquez sur le bouton vert « Modifier » à droite. Si vous souhaitez créer plusieurs événements similaires, utilisez le bouton bleu « Copier » situé juste en dessous du bouton « Modifier ».
Étape 8 :
Une fois que tout sera terminé, il sera temps de publier les événements.
- Cliquez sur l'onglet « Publier les événements » pour accéder à l'écran de publication. Votre événement y apparaîtra, ce qui vous permettra de vérifier les détails avant publication.
- Cochez l'événement « Inscription au bus » que vous souhaitez publier
- Cochez cette case pour confirmer que les événements sélectionnés seront publiés.
- Cliquez sur le bouton Publier
- Une dernière boîte de confirmation s'affichera et vous devrez cliquer sur le bouton Publier pour continuer ou sur le bouton Annuler pour revenir à l'écran précédent.
Une fois que vous aurez cliqué sur Publier, les événements seront générés. Cela peut prendre quelques minutes selon le nombre d'événements à publier.
Une fois l'événement publié et visible dans la section des inscriptions, les parents pourront réserver la sortie. Vous pouvez également ajouter manuellement des élèves au voyage si vous le souhaitez ( attribution des modes de transport) .
Si vous effectuez cette opération avant l'ouverture des inscriptions aux parents, les sélections seront pré-remplies, permettant ainsi aux parents de confirmer ou de modifier les présélections effectuées pour leurs enfants.