Birçok okul, programlarını zaten bir elektronik tabloda planlıyor; öğretmenleri, yerleri, günleri ve saatleri spor, geziler ve kulüpler için atıyor ve tüm bunlar SchoolsBuddy girmeden önce planlamayı tamamlıyor. Grup CSV İçe Aktarma özelliği sayesinde planlamanın iki kez yapılmasına gerek kalmıyor: Önceden oluşturduğunuz elektronik tabloyu yükleyin ve Standart, Anında Rezervasyon ve Ödeme ve Tercih gruplarınız tek seferde SchoolsBuddy yayına girsin.

Bu makale, doğru şablonu seçme, doğru şekilde doldurma ve yanlışlıkla hiçbir şeyin içe aktarılmaması için İnceleme sayfasını okuma konularını ele almaktadır.

Genel Bakış

Grup İçe Aktarma, öğretmenler, etkinlik yöneticileri ve operasyon direktörleri için okul programını koordine ederken kullanılabilecek genel amaçlı bir araçtır; ister yeni bir okula tam bir etkinlik yelpazesiyle giriş yapmak, ister yeni bir dönem için grupları yenilemek veya yıl ortasında toplu değişiklikler yapmak olsun. Yılın belirli bir noktasına bağlı değildir; grupları tek tek oluşturmak yerine toplu olarak oluşturmanız veya güncellemeniz gerektiğinde istediğiniz zaman kullanabilirsiniz.

Yükleme işlemi, Yönetici kullanıcılarının görebildiği Ayarlar > İçe Aktarma / Dışa Aktarma > Gruplar bölümünden yapılır ve SchoolsBuddy kullanılan üç grup türünün tamamını kapsar:

• Standart Grup — Kayıt programına dahil olmayan spor, gezi veya hızlı ödeme grupları.
• Anında Rezervasyon ve Ödeme (IB&P) Grubu — Anında Rezervasyon ve Ödeme konteyneri/kayıt formu içindeki gruplar.
• Tercih Grubu — Tercih konteyneri/kayıt formu içindeki, tanımlanmış gün, saat ve yerlere sahip gruplar.

Gruplar CSV İçe Aktarma özelliği, okullar ve Satış ekibimiz tarafından en çok talep edilen özelliklerden biriydi ve veri girişi dışındaki iş kısımlarına gerçek anlamda zaman kazandırmak için tasarlandı.

Ne var ne yok

• Standart, IB&P ve Tercih grupları için toplu oluşturma/güncelleme özelliği sayesinde artık kullanıcı arayüzünde tek tek grup oluşturmaya gerek yok.
• Her grup türü için ayrı ayrı indirilebilir CSV şablonları; her birinde örnek bir satır ve yıldız (*) ile işaretlenmiş zorunlu sütunlar bulunmaktadır.
• Dosyanızı doldurmadan önce kabul edilen değerleri (Etkinlik Kategorisi, Personel Adları, Konum, Yıllar, Grup, Ders Sınıfları) kontrol edebilmeniz için özel bir Değerleri Kontrol Etme sayfası.
• Net kırmızı/sarı/yeşil uyarı içeren bir İnceleme sayfası, oluşturulacak ve güncellenecek grupların ayrıntılı dökümü ve satır bazında hata ve uyarıların tam bir tablosu.
• İçe Aktarma Durumu ve Geçmişi sayfası, gönderilen her dosyanın durumunu ve indirilebilir bir kopyasını içeren bir denetim kaydı sunar.

Adım Adım Gezinme

Şablonunuzu indirme ve seçme

Ayarlar > İçe Aktarma / Dışa Aktarma > Gruplar

1. İçe Aktarma/Dışa Aktarma sayfasına gidin ve hangi grup türünü içe aktaracağınıza karar verin — Standart, IB&P veya Tercih. Her biri kendi şablonunu ve kendi sütun setini kullanır.
2. Bu grup türüne ait CSV şablonunu indirin. Şablon, beklenen formatı görebilmeniz için örnek bir satırla birlikte gelir.
3. Yıldız (*) ile işaretlenmiş sütunlara dikkat edin — bunlar zorunludur ve boş bırakılırsa içe aktarma işlemi engellenecektir.
4. Yeni gruplar oluşturmak yerine mevcut grupları güncelliyorsanız, her grup için doğru SC Grup Kimliğine sahip olmak için önce bir SchoolsBuddy dışa aktarma dosyası indirin. Yeni gruplar oluştururken bu sütunu boş bırakın.

Her şablonun nasıl göründüğü

Her şablon, başlamadan önce beklenen formatı görebilmeniz için önceden doldurulmuş bir örnek satırla birlikte gelir. Yıldız (*) ile işaretlenmiş sütunlar zorunludur.

• Dosyanızı doldurmaya başlamadan önce "Değerleri Ara" sayfasını kontrol edin; bu, bir sütun mevcut bir değerle eşleşmiyorsa ikinci bir yüklemeyi önler.
• Mevcut grupları güncellerken, eşleşmelerini garanti altına almak için SC Grup Kimliklerini yeni bir SchoolsBuddy dışa aktarımından alın.
• Personel adı eşleştirme işlemi oldukça esnektir: büyük/küçük harf duyarlılığını, boşlukları ve virgülleri göz ardı eder ve "Ad Soyad", "Soyad Ad" ve "Soyad, Ad" biçimlerini kabul eder; bu nedenle küçük biçimlendirme farklılıkları içe aktarma işleminizi engellemez.
• Aktif bir grubu güncelleyerek değil, yeni bir grup oluşturarak yeniden adlandırıyorsanız, aynı ada sahip iki aktif grup olmasını önlemek için önce eski grubu arşivleyin.
• Tercih grupları için, ikinci bir gün (2. Gün) kullanıyorsanız, 2. Gün, 2. Gün Başlangıç ​​Saati ve 2. Gün Bitiş Saati alanlarının üçünü de doldurun veya üçünü de boş bırakın.
• Maliyeti yalnızca rakam olarak girin; para birimi sembolleri içe aktarmayı engelleyecektir.

Uyarılar ve Önemli Notlar

• Hatalar düzeltilene kadar içe aktarma işlemini engeller. Uyarılar içe aktarma işleminin devam etmesine izin verir, ancak genellikle bir değerin varsayılan değere döndürüleceği, atlanacağı veya beklediğinizden farklı olacağı anlamına gelir; onaylamadan önce bunları her zaman kontrol edin.
• Yeni bir grup içe aktarırken, SC Grup Kimliği sütunu doldurulmuş olsa bile dikkate alınmaz; mevcut bir grubu güncellemiyorsanız boş bırakın.
• Dosya içindeki grup adları birbirinden farklı olmalıdır; aynı yüklemede yinelenen adlar içe aktarmayı engelleyecektir.
• Bu içe aktarma işlemiyle grupların toplu silinmesi desteklenmemektedir; bunun yerine Kayıtlar arayüzündeki toplu arşivleme özelliklerini kullanın.
• Bu içe aktarma işlemi yalnızca grupları oluşturur ve günceller; grup üyelerini atamaz. Öğrencileri kaydetmek için mevcut kayıt yöntemlerinizi kullanın.

Sıkça Sorulan Sorular

Eğer Aktivite Kategorim mevcut bir değerle eşleşmezse ne olur?

Bir uyarı göreceksiniz, ancak içe aktarma işlemi yine de devam edecek; grubun Etkinlik Kategorisi, dosyayı engellemek yerine "Diğer" olarak ayarlanmıştır.

Bu içe aktarma özelliğini grupları silmek için kullanabilir miyim?

Hayır, toplu silme bu özelliğin bir parçası değil. Artık ihtiyacınız olmayan grupları arşivlemek için Kayıtlar arayüzündeki toplu arşivleme seçeneklerini kullanın.

Bu içe aktarma işlemiyle öğrencileri gruplara ekleyebilir miyim?

Şu anda değil; bu içe aktarma işlemi yalnızca grupların kendilerini oluşturur ve günceller. Grup üyeliği hala mevcut kayıt yöntemleriniz aracılığıyla yönetilir.

İnceleme sayfasında hata ve uyarı arasındaki fark nedir?

Hatalar, düzeltilene kadar içe aktarma işlemini tamamen engeller. Uyarılar içe aktarma işleminin devam etmesine izin verir, ancak genellikle SchoolsBuddy varsayılan değere döneceği, işlemi atlayacağı veya girdiğiniz değerden farklı bir değer kullanacağı anlamına gelir; bu nedenle İçe Aktar'a tıklamadan önce her birini kontrol etmekte fayda var.

Grubum için hangi şablonu kullanacağımı bilmiyorum, nereden kontrol edebilirim?

Standart Grup, kayıt gerektirmeyen Spor, Gezi veya Hızlı Ödeme grupları içindir. Anında Rezervasyon ve Ödeme Grubu, Anında Rezervasyon ve Ödeme seçeneği içindeki gruplar içindir. Tercih Grubu, belirli gün, saat ve yerlere sahip Tercih seçeneği içindeki gruplar içindir. Bir grubun hangi seçeneğe ait olduğundan emin değilseniz, SchoolsBuddy yöneticinize danışın veya Destek ile iletişime geçin.

Grup İçe Aktarma özelliğine kimler erişebilir?

İçe/Dışa Aktarma sayfaları yalnızca Yönetici kullanıcılar tarafından Ayarlar > İçe/Dışa Aktarma > Gruplar bölümünde görülebilir.

Özetle

• Grup türünüze (Standart, IB&P veya Tercihli) uygun şablonu indirin ve sütunlarını aynen verildiği gibi koruyun.
• Dosyanızı doldurmadan önce "Değerleri Ara" sayfasını kontrol edin, ardından yükleyin ve onaylamadan önce "İnceleme" sayfasını dikkatlice okuyun.
• İçe Aktarma Durumu ve Geçmişi sayfasından her gönderimi takip edin ve takıldığınız yerde Talep Gönder seçeneğiyle bizimle iletişime geçin.

Grup İçe Aktarma özelliği, okulunuzun SchoolsBuddy grup yapısını oluşturmasını ve sürdürmesini daha hızlı ve kendi kendine hizmet veren bir şekilde sağlar; ister ilk kez sisteme dahil olmanız, ister her dönem programınızı yenilemeniz veya yıl ortasında değişiklikler yapmanız gereksin, ihtiyaç duyduğunuz her an kullanabilirsiniz.