Le personnel d'administration peut gérer les possibilités d'annulation des réservations par les parents pour chaque activité du module Activités et Clubs. Il peut également activer ou désactiver le remboursement automatique des annulations et définir une période avant le début de l'activité après laquelle les annulations ne seront plus acceptées. Pour consulter ou modifier une activité, cliquez sur « Modifier » à droite.
Dans les paramètres du conteneur, vous trouverez l'option d'annulation des réservations juste en dessous de la zone de texte Description.
Cochez la case « Autoriser les annulations de réservation » pour afficher deux options supplémentaires.
Le délai d'annulation vous permet de définir une limite de temps pour annuler. Par exemple, si vous saisissez 1 dans la colonne « Heure », les parents ne pourront pas annuler moins d'une heure avant l'événement. Vous pouvez paramétrer ce délai jusqu'à 23 heures et 55 minutes avant l'événement.
Si vous souhaitez que les parents puissent annuler à tout moment, le fait de laisser les valeurs par défaut à zéro permettra les annulations jusqu'à la dernière minute.
La deuxième option affichée est la case à cocher « Ajustement automatique des paiements ». En la cochant, une note s'affichera expliquant que tout paiement effectué sera crédité sur le compte du parent. La totalité des frais sera ajustée automatiquement. Si vous souhaitez rembourser seulement une partie des frais, nous vous recommandons d'utiliser la procédure d'ajustement manuel. Pour plus d'informations, consultez cet article : Ajustements groupés / Remises et remboursements groupés.
Après avoir sélectionné vos options, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de l'écran Conteneur pour sauvegarder vos paramètres.
Nous vous recommandons d'ajouter des informations dans la description du contenant ou dans les conditions générales afin d'informer les parents de votre politique de remboursement, pour qu'ils sachent s'ils peuvent s'attendre à être remboursés ou non en cas d'annulation.