Dans cet article, nous vous expliquons comment organiser une sortie scolaire sans autorisation parentale. Cette méthode est pratique pour ajouter l'événement à l'agenda d'un élève sans demander l'accord des parents, par exemple pour une sortie obligatoire ou lorsque l'autorisation parentale a déjà été obtenue. Nous prenons l'exemple d'une excursion d'une journée ; voici les étapes à suivre :
1. Dans le portail Voyages, cliquez sur « +Ajouter » dans le coin supérieur droit.
2. Sélectionnez un type de voyage, ajoutez un nom d'événement et cliquez sur Suivant.
3. Sélectionnez l'année ou le groupe que vous invitez et cliquez sur Suivant.
4. Sélectionnez les destinataires dans le menu déroulant Communications.
5. Sélectionnez « Tous les groupes inclus – Aucun consentement requis » ou « Sélectionner dans un groupe – Aucun consentement requis », selon vos invités. Veuillez noter que vous ne pouvez créer des événements récurrents que pour l’option « Tous les groupes inclus ».
- En sélectionnant « Tous les groupes inclus - Aucun consentement requis », des notifications seront automatiquement envoyées aux membres du groupe une fois les voyages enregistrés.
- Lorsque vous sélectionnez « Sélectionner dans le groupe - AUCUN consentement requis », une action supplémentaire sera nécessaire (veuillez vous référer à l'étape 11) car vous devrez sélectionner les membres du groupe auxquels vous souhaitez envoyer des notifications.
6. Indiquez la date, l'heure et le lieu de l'événement. Vous pouvez définir des lieux de rencontre et de prise en charge différents s'ils diffèrent du lieu de l'événement. S'il s'agit d'un événement récurrent, veuillez indiquer uniquement l'heure de début et l'heure de fin du premier événement ; vous pourrez définir la règle de répétition ultérieurement.
7. Remplissez les champs Informations essentielles et Informations complémentaires, puis cliquez sur Suivant.
8. S'il s'agit d'une série d'événements récurrents, veuillez préciser la fréquence de répétition et la date de fin. Si vous avez sélectionné l'événement « Tous les groupes inclus », vous pouvez définir la fréquence de répétition (le cas échéant). Cliquez ensuite sur Suivant.
9. Vérifiez les détails de l'événement et cliquez sur Enregistrer pour confirmer.
10. Si vous avez sélectionné « Tous les groupes inclus », aucune autre action n'est requise.
Une fois l'événement enregistré, vous serez redirigé vers la page du portail des voyages. Cliquez sur l'événement pour consulter ses détails et le registre des participants. Vous pouvez également consulter ces informations dans votre agenda ou sous Réception > Registres.
11. Si vous avez sélectionné « Sélectionner dans le groupe - Aucun consentement requis », veuillez sélectionner l'icône « Notifier » pour accéder à la page permettant de sélectionner les personnes auxquelles vous souhaitez envoyer des notifications.
12. Sélectionnez les personnes que vous souhaitez informer dans le menu déroulant.
13. Sélectionnez les élèves auxquels vous souhaitez envoyer des notifications et ajoutez l'événement à leur agenda.
14. Cliquez sur « Mettre à jour et notifier » pour confirmer.