Cet article explique la procédure de création d'un événement de voyage nécessitant le consentement parental.
Partie 1 : Création de l'événement
- Cliquez sur le portail des voyages.
- Cliquez sur le bouton +Ajouter.
- Sélectionnez le type d'événement que vous souhaitez créer, saisissez le nom de l'événement et cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez l'année/le niveau/le groupe pour lequel vous souhaitez créer l'événement et cliquez sur Ajouter pour ajouter le groupe.
- Créez un groupe pour les utilisateurs sélectionnés et renseignez les informations suivantes : nom du nouveau groupe, sexe, activité. Ajoutez la description requise.
- Sélectionnez les membres du personnel en cliquant sur Gérer le personnel (cliquez sur le bouton vert +) et choisissez un responsable parmi les membres du personnel sélectionnés, puis cliquez sur Suivant.
Sélectionnez le destinataire des communications.
- Sélectionnez l'une des deux options de consentement en bas de la page et cliquez sur Suivant.
- Consentement avec sélection automatique : les élèves seront ajoutés aux registres une fois le consentement donné.
- Consentement avec sélection manuelle : L’équipe sélectionnera ensuite les étudiants parmi ceux ayant donné leur consentement. Cette étape supplémentaire lui permet de mieux contrôler les participants à l’événement.
- Renseignez le lieu de l'événement, le lieu de réunion, le lieu de prise en charge, la date, l'heure de réunion, l'heure de prise en charge et toute autre information que vous souhaitez faire figurer dans l'agenda des participants.
- Définissez les frais de l'événement (le cas échéant) et cliquez sur Suivant.
- Indiquez le message qui s'affichera sur la page de consentement parental. Si un formulaire de données, une date limite de consentement ou des restrictions concernant l'événement sont prévus, vous pouvez également les définir ici, puis cliquez sur Suivant.
- Consultez les détails de l'événement et enregistrez.
- Une fois enregistré, l'événement apparaîtra dans le portail Voyages :
Partie 2 : Inviter les étudiants
- Dans le portail Voyages, cliquez sur l'événement que vous avez créé.
- Cliquez sur l'onglet « Gérer » de l'événement.
- Sur cette page, vous pouvez sélectionner les élèves du groupe que vous souhaitez inviter. Si vous souhaitez inviter des élèves n'appartenant pas à ce groupe en tant qu'invités, cliquez sur le bouton « Ajouter » pour les ajouter à la liste des invités.
- Une fois les étudiants sélectionnés, cliquez sur Envoyer en bas de la page. Le statut des étudiants passera à « En attente de réponse » et la date et l'heure de la dernière invitation s'afficheront dans la dernière colonne.
Partie 3 : Consultation/Mise à jour du statut de consentement
- Sélectionnez l'onglet Consentement en haut de la page. Vous pourrez y consulter la dernière personne ayant donné son consentement, l'historique des consentements pour chaque élève et modifier le statut de consentement d'un élève si nécessaire.
- Si vous avez sélectionné « Consentement avec sélection automatique » comme option de communication dans la partie 1 ci-dessus, les noms des élèves apparaîtront directement sur le registre une fois le consentement donné ; aucune autre action n'est requise de votre part.
- Si vous avez sélectionné « Consentement avec sélection manuelle » , veuillez passer à la partie 4 pour consulter le processus de sélection.
Partie 4 : Sélection des participants à l’événement
- Rendez-vous dans l'onglet « Sélection » en haut de la page pour consulter la liste des étudiants ayant donné leur consentement.
- Dans la colonne « Sélectionnés », choisissez les élèves qui participeront à l’événement.
- Cliquez sur « Confirmer les sélections » pour finaliser vos choix.
- Les étudiants sélectionnés figureront ensuite sur le registre.