هذه المقالة هي الخطوة الثانية في سلسلتنا حول إدارة الرحلات الخارجية باستخدام دفعات التأمين، وتخصيص التفضيلات، والرسوم السريعة. للاطلاع على نظرة عامة شاملة، يُرجى الرجوع إلى المقالة الأولى في السلسلة هنا . يمكن أيضًا تكييف هذه الطريقة لأي تسجيلات تفضيلية يكون فيها أولياء الأمور على دراية مسبقة بالتواريخ ولا يحتاجون إلى تحديد تاريخ معين في تقويمهم.
كيفية إعداد حاوية تفضيلات لخيارات الرحلات الخارجية:
- حدد خانة "تجاهل يوم الأسبوع" . صُممت هذه الميزة للرحلات التي يعرف فيها الأهل التواريخ مسبقًا، لذا لا يُعد التقويم مهمًا جدًا. ستُحدد الرحلة تلقائيًا يوم الاثنين.
- حدد عدد التفضيلات بحد أقصى 5.
- حدد تاريخي بدء وانتهاء النشاط للأسبوع الذي ستظهر فيه الرحلة في التقويم (يجب أن يشمل نطاق التاريخ هذا يوم الاثنين).
- قم بتعيين تواريخ فتح وإغلاق التسجيل للفترة الزمنية التي يتعين على الآباء خلالها اختيار أبنائهم.
- إذا كانت الرحلات خلال العطلات المدرسية، فلا تستخدم تواريخ الحجز المسبق للمنظمة لأن هذه التواريخ ستكون محجوزة.
- بعد إنشاء الحاوية، أضف مجموعات لكل رحلة.
- حدد مدى توفر المجموعة ، ولكن أضف شرطًا مسبقًا وهو أن يكون الشخص الذي قام بالحجز ضمن مجموعة "دفع العربون" التي أنشأتها مسبقًا. هذا يمنع أولياء الأمور من الوصول إلى الحاوية لاختيار الحجوزات إلا بعد دفع العربون.
- أضف تكلفة القسط التالي للرحلة التي ترغب في تحصيلها، ثم اختر نوع التكلفة "لكل فصل دراسي/سنة". تتم إدارة جميع فواتير حاويات التفضيل لكل فصل دراسي.
- إذا كان فريقك المالي يستخدم رموز الفوترة ، فيمكنك استخدام هذه الرموز لتجميع جميع الرسوم معًا باستخدام نفس الرمز لكل مجموعة، بما في ذلك مجموعة الإيداع الأصلية.
- افتح صفحة التسجيل ليختار أولياء الأمور الرحلات. بعد اختيارهم، اتبع إجراءات التوزيع المعتادة لتوزيع الرحلات على الطلاب. بالنسبة للرحلات ذات القيمة العالية، ننصح بمراجعة ملخص توزيع الطلاب لاحقًا وإجراء أي تعديلات يدوية قد تحتاجها، على سبيل المثال إذا فات طالبٌ ما الرحلة التي كان يرغب بها العام الماضي وتريد ضمان حصوله على خياره الأول هذا العام.
- أضف أي معلومات إضافية إلى شاشة "إنشاء الفعاليات"، وسيطلع عليها أولياء الأمور في رسالة التأكيد الإلكترونية التي يتلقونها. على سبيل المثال، تاريخ استحقاق الدفعة التالية أو إشعار بأن جميع تخصيصات الرحلات نهائية.
- بسبب تفعيل خيار "تجاهل يوم الأسبوع" ، سيتم إنشاء هذه الرحلات في أول يوم اثنين من فترة النشاط. ستظهر مجموعات الرحلات في قسم الاستقبال | السجلات / الفعاليات ، ويمكنك إرسال رسائل إلى مجموعة الرحلة إذا لزم إرسال معلومات خاصة بالرحلة.
يرجى العلم أنه في حال تغيير موقع مجموعة بعد إنشاء الفعاليات، فلن يتغير موقع تلك الفعاليات. يجب تحديث الموقع عبر قسم الاستقبال | السجلات / الفعاليات . يُرجى مراجعة قسم التحرير في هذه المقالة: تحرير أو حذف أو إلغاء فعالية .