Este artículo explica cómo crear un registro de pago de reserva instantánea para clubes extraescolares, incluidos CCA, ECA y ASA .
Parte 1: Creación del contenedor
- Haz clic en la pestaña Actividades y clubes en la página de inicio.
- Seleccione el módulo Reserva y pago instantáneos (haga clic en las tres barras de la esquina superior izquierda para ver los menús).
- Haz clic en la pestaña +Agregar para crear un nuevo contenedor y completa los detalles correctos para el programa.
- Título de la inscripción: Título del programa de actividades
- Descripción: Descripción del programa
- Permitir la cancelación de la reserva: Desactive esta opción para el programa de actividades extraescolares. (Esta función solo se aplica a eventos de un solo día y no a actividades que se repiten semanalmente; en este caso, los padres deberán ponerse en contacto con usted para cancelar la reserva).
- Bloqueo de conflictos: Active esta opción si no se permiten reservas para estudiantes que ya tienen eventos con fechas y horas coincidentes en su agenda.
- Número máximo de eventos que se pueden reservar por grupo: Deje este campo en 0 si no hay límite en la cantidad de eventos que pueden reservar.
- Fechas de inicio y finalización de las actividades: Establezca las fechas en las que desea que se desarrollen las actividades, en este caso, durante todo el período.
- Hora de inicio/fin predeterminada de la actividad: La hora de inicio/fin predeterminada para las actividades. (Puedes establecer una hora diferente para cada actividad más adelante; esta es solo una hora predeterminada).
- Responsabilidad de la confirmación: Seleccione qué tipo de usuario puede realizar reservas según las preferencias de su centro educativo.
- Período de inscripción: Establezca el plazo para que los padres realicen las reservas. Este plazo puede abarcar todo el trimestre si permite que los alumnos se inscriban en las actividades en cualquier momento.
- Mostrar botón "Seleccionar todo": Esto permite al padre/madre o alumno/a seleccionar todas las actividades a la vez. Deje esta opción desactivada, a menos que sus actividades no se repitan semanalmente y los padres puedan reservarlas todas al mismo tiempo.
- ¿Usar fechas de bloqueo de la organización?: Esta opción está activada por defecto, por lo que el sistema omite las fechas de bloqueo establecidas a nivel organizativo. Desactive esta opción únicamente si va a realizar actividades durante un periodo lectivo o festivo.
- Aceptar pagos con vales: Esta opción es solo para escuelas del Reino Unido. Seleccione esta casilla únicamente si se aceptan vales de guardería. Si selecciona esta opción, podrá limitar qué grupos pueden pagar con vales de guardería (consulte este artículo sobre cómo restringir el uso de vales de guardería ).
-
Enviar alertas de nuevas reservas: Esta opción está desactivada por defecto. Actívela únicamente si desea recibir correos electrónicos por cada reserva realizada por los padres.
- Términos y condiciones: Puede ingresar los términos y condiciones que se apliquen a todas las actividades.
- Información adicional sobre los términos y condiciones (URL): Si, por ejemplo, tiene los términos y condiciones de su centro educativo alojados en un sitio web, puede añadir aquí el enlace.
- Formulario de datos de reserva: Podemos crear un formulario para que usted recopile cualquier otra información que necesite del estudiante en el momento de la reserva.
- Cuando haya introducido los datos correctos, seleccione la pestaña verde " Guardar ".
Parte 2: Creación de grupos
Una vez creado el contenedor, haga clic en Administrar para acceder al contenedor.
- Desde la pestaña Grupos, haga clic en el botón azul '+ Agregar' que se encuentra en la parte superior derecha.
- Haz clic en +Añadir en el lado derecho y completa los detalles correctos para una actividad.
- Título: Título de una actividad/grupo.
- Descripción: Una breve descripción del Grupo.
- Disponible para/Requisito previo/No disponible para: Haga clic en cada opción; aparecerá una ventana emergente en la pantalla. Esto determinará quién puede inscribirse en esta actividad.
a. Disponible para: Esto define los años/grupos/clases que son elegibles para esta actividad.
b. Requisito previo: Esto reduce aún más la disponibilidad (se usa más para equipos deportivos, por ejemplo, la natación avanzada será un requisito previo para la natación básica).
c. No disponible para: Si desea evitar que los estudiantes se unan a la misma actividad que el trimestre pasado, puede configurar el grupo del trimestre pasado como no disponible (se usa más para actividades muy populares). - Utilice el menú desplegable y la barra de búsqueda para buscar los años, grupos o clases.
- Cuando se haya encontrado el año/grupo/clase correcto, seleccione 'Agregar'.
- Continuar
- Género: Seleccione el género que le corresponde para esta actividad.
- Responsable del personal: ¿Qué miembro del personal será el organizador del grupo?
- Actividad: Seleccione el tipo de actividad correspondiente. Esta información solo se muestra en los informes y no afecta al registro. Si desea personalizar la lista, contáctenos mediante la opción «Enviar una solicitud» .
- Ubicación predeterminada: Ubicación de la actividad.
- Grupo/Código de facturación (opcional): Introduzca el código correspondiente a la actividad.
- Cuando haya introducido los datos correctos, seleccione la pestaña verde " Guardar ".
Parte 3: Creación de eventos
- Una vez creados los grupos, diríjase a la pestaña Crear eventos en el menú lateral izquierdo.
- Haz clic en +Añadir nuevo para crear nuevos eventos y completa la siguiente información.
- Título: Dale un título al evento. Por ejemplo, 'ECA' o 'Actividad extraescolar'. No es necesario repetir el nombre de la actividad.
- Información importante: Cualquier información esencial relativa a este evento. Esta información se mostrará en la agenda de los padres el día del evento.
- Información adicional: Cualquier información adicional sobre el evento.
- Opciones de reserva: Seleccione la opción adecuada con atención. Para ECA/CCA/ASA, normalmente se trata de reservas en bloque .
- Individual: Cada evento semanal debe reservarse por separado. Los estudiantes pueden elegir los días específicos a los que desean asistir y no es obligatorio que participen todas las semanas.
- Reservas en bloque: Todos los eventos semanales están vinculados en un solo bloque. Los estudiantes reservan la serie completa con una sola reserva.
- Permitir la incorporación a mitad de la serie: Habilita esta opción si permites que los estudiantes se unan a la actividad después de la primera semana. Recomendamos mantenerla marcada, ya que permite que tanto los estudiantes nuevos como los ya existentes se unan y realicen reservas en cualquier momento durante la serie, siempre que el período de inscripción esté abierto.
- Número de plazas: Número máximo de plazas para esta actividad.
- Crear para grupos: Seleccione el grupo para el que está creando un evento.
- Ubicación: Puede ser simplemente la ubicación predeterminada que se estableció en la Fase 2, o bien especificarse de otra manera.
- Tipo de evento: Seleccione el tipo de evento (en este ejemplo será Clubes extraescolares).
- Tipo de costo : Por favor, seleccione con cuidado, ya que no podrá modificarlo después de publicarlo.
- Gratis
- Por sesión: Seleccione esta opción si cobra a los estudiantes de forma proporcional al momento en que se incorporan a la actividad.
Precio total: Seleccione esta opción si cobra a los estudiantes una tarifa fija , independientemente de cuándo se incorporen a la actividad.
- Cobrar siempre el precio completo: dejar sin marcar
- Precio por sesión (solo aplicable si se seleccionó en el paso 12): Introduzca el precio por sesión/evento, no el precio por trimestre.
Nota: si seleccionó "Por sesión" en el paso 12, el sistema cobrará a los estudiantes de forma proporcional si se unen a la actividad a mitad de la serie. - Porcentaje a pagar al momento de la reserva/Depósito (%): Ingrese el porcentaje requerido a pagar al momento de la reserva. (Deje 100% si requiere el pago por adelantado; 0% si los padres no realizan pagos al momento de la reserva).
- Impuestos incluidos: Marque esta casilla si el precio incluye impuestos. Este campo solo aparece como columna en los informes.
- Método de pago: Seleccione " Predeterminado - Crear tarifas (y permitir pagos en línea si corresponde)"
- Frecuencia: Seleccione Varios días si esta actividad se repite semanalmente dentro de un rango de fechas; o si se repite en más de un día de la semana.
- Fecha de inicio/fecha de finalización de la actividad: El rango de fechas para esta actividad.
- Días de la semana: Seleccione en qué día(s) de la semana se realiza esta actividad.
- Hora de inicio/Hora de finalización: La hora del día en que se realiza esta actividad.
- El periodo de inscripción abre y cierra con antelación: Establezca horarios específicos de apertura y cierre de inscripciones para este evento (deje este campo en blanco para usar las fechas de apertura y cierre del contenedor).
- Una vez introducidos los datos correctos, haga clic en la pestaña Crear regla .
Parte 4: Publicación de eventos
Antes de que se publiquen los eventos, los padres no pueden hacer reservas y los profesores no pueden ver las listas de asistencia en sus agendas.
- Para publicar los eventos, seleccione la pestaña Publicar eventos .
- Al seleccionarlo, se mostrará un resumen de los eventos creados en la fase 3. Active los eventos que esté listo para publicar o utilice la opción "Seleccionar todo" para activarlos todos a la vez.
- Haga clic en la casilla de verificación "Confirmo"
- Haz clic en la pestaña Publicar .
Una vez publicados los eventos y abierto el plazo de inscripción, los padres/alumnos podrán apuntarse a ellos.