Este artículo le guiará a través del proceso de creación de una suscripción a una reserva instantánea , utilizando como ejemplo los servicios de atención integral (por ejemplo, un club de desayunos o un programa de seguimiento posterior a la reserva).
Esta opción es ideal si desea presentar las diferentes opciones de reserva y permitir que los padres seleccionen los eventos por sí mismos.
El proceso de configuración consta de cuatro partes. Utilice el índice de la derecha para navegar rápidamente a la sección que necesita.
Parte 1: Configurar un contenedor
Crea un contenedor para tu programa de atención integral. Aquí es donde defines la configuración general del programa.Parte 2: Crear grupos
Agregue grupos dentro del contenedor para cada servicio (por ejemplo, Club de Desayuno, Club Extraescolar).
Aquí es donde usted controla quién puede ver y reservar cada opción aplicando filtros como Año, Grado u otras categorías de grupo.-
Parte 3: Crear eventos
Configura las sesiones que se pueden reservar dentro de cada grupo. Aquí defines el precio, las fechas, los horarios y los límites de plazas. Hay dos estilos de reserva para elegir:- Sesiones individuales sin cita previa : los padres pueden reservar fechas individuales según sus necesidades.
- Reservas en bloque : Los padres reservan varias sesiones (por ejemplo, todos los lunes) con una sola reserva.
Parte 4: Publicar eventos
Publica los eventos en directo para que sean visibles y los padres puedan reservarlos.
Parte 1: Creación de contenedores
- Haz clic en la pestaña "Administración de actividades, clubes y reservas" en la página de inicio.
- Haga clic en el tipo de contenedor Reservar y pagar al instante.
- Haz clic en Agregar para crear un nuevo contenedor.
Complete la información básica para el Cuidado Integral (haga clic en las imágenes debajo de las instrucciones para ampliarlas).
- Título del registro: p. ej. Cuidado integral del trimestre de primavera: recomendamos instalar un contenedor cada trimestre.
- Descripción: Cualquier información que sea relevante para todas las sesiones.
- Permitir cancelación de reserva/ajuste automático de pagos: Introduzca el número de días/horas antes del inicio del evento en que los padres pueden cancelar su reserva y añada la opción de ajustar automáticamente los pagos si procede.
- Bloquear conflictos: Si está activada, esta opción impedirá que se complete la reserva si el alumno ya está inscrito en otro evento a la misma hora. Si no está activada, aparecerá un mensaje en pantalla indicando que hay un conflicto, pero la reserva podrá completarse igualmente.
- Número máximo de eventos que se pueden reservar por grupo: Deje este valor en 0 a menos que haya un límite en la cantidad de sesiones que cada estudiante puede reservar.
- Fechas y horas de inicio y finalización de las actividades: Establezca las fechas en las que desea que se realicen las actividades, en este caso, para un trimestre. Puede reutilizar el contenedor para agregar clubes a medida que avanza el año. Las horas no son importantes en este caso, ya que se pueden establecer para cada evento individual más adelante.
- Responsable de la confirmación: Esta persona es quien realizará la reserva. Deje resaltada en verde la opción "Solo padres" o cámbiela a "Solo estudiantes", "Solo padres" o "Solo estudiantes" según las preferencias de su escuela.
- Apertura de inscripciones: Fecha de apertura de inscripciones (cuando los padres pueden comenzar a reservar)
Cierre de inscripciones: Fecha en la que finaliza el plazo de inscripción (por ejemplo, si está creando el contenedor para el trimestre/año, ¿cuál es el último día en que los padres pueden inscribirse en las sesiones del Club de Desayuno?). - Mostrar botón "Seleccionar todo": Esto permite al padre/alumno seleccionar todos los eventos de una sola vez.
- ¿Usar fechas de bloqueo de la organización?: Esta opción está activada por defecto y utilizará las fechas de bloqueo que hayas configurado a nivel de organización. No la uses si quieres organizar actividades extraescolares durante las vacaciones de mitad de trimestre, por ejemplo.
- Aceptar pagos con vales: Esta opción es solo para escuelas y clubes del Reino Unido. Selecciónela únicamente si se aceptan vales de guardería para estas sesiones. Si selecciona esta opción, podrá limitar qué grupos pueden pagar con vales de guardería (consulte este artículo sobre cómo restringir el uso de vales de guardería ).
- Términos y condiciones: Puede ingresar cualquier término y condición que se aplique a todos los servicios de atención integral.
- Información adicional sobre los Términos y Condiciones (URL): Si tiene los Términos y Condiciones de su escuela en un archivo PDF, por ejemplo, puede agregar un enlace aquí.
- Formulario de datos de reserva: Podemos crear un formulario para que usted recopile cualquier otra información que necesite del estudiante en el momento de la reserva.
-
Franja horaria de transporte: Si dispone del módulo de transporte y desea recopilar información sobre el autobús que utiliza un alumno, puede añadir un formulario aquí.
Una vez introducidos los datos correctos, haga clic en el botón verde de guardar situado en la parte inferior derecha de la pantalla.
Parte 2: Creación de grupos
En el menú de la izquierda, haga clic en la pestaña Grupos y luego en el botón azul + Agregar que se encuentra en la parte superior derecha.
Complete los datos correctos del Club.
- Título: Nombre del grupo (lo verán los padres/alumnos), por ejemplo, 'Club de desayuno' o 'Club extraescolar'.
- Descripción: Descripción del grupo (Los padres/alumnos la verán)
- Disponible para: Al seleccionar esta opción, aparecerá una ventana emergente para determinar quién puede inscribirse en el Club de Desayuno. Utilice el menú desplegable y la barra de búsqueda para encontrar el año, grupo o clase correspondiente que tendrá acceso. Una vez seleccionada la opción correcta, haga clic en «Agregar» y luego en el botón verde «Continuar» .
La disponibilidad se puede filtrar por cualquier grupo del sistema. Por ejemplo, si solo desea que se registren los hijos del personal, puede crear un grupo personalizado y agregarlos. Solo los padres o estudiantes de ese grupo podrán reservar. Haga clic aquí para obtener instrucciones sobre cómo crear un grupo personalizado . - Género: Género del grupo
- Responsable del personal: ¿Qué miembro del personal será el organizador del grupo?
- Actividad: Esto no será visible para la persona que realiza la reserva, por lo que se puede configurar como Otra.
- Incluir en el portal deportivo: No
- Ubicación predeterminada: Ubicación del Club del Desayuno
-
Código de grupo/Código de facturación: Si tiene un código para cada actividad
Cuando haya introducido los datos correctos, haga clic en el botón verde " Guardar ".
Parte 3: Crear eventos
Ahora que el grupo ha sido creado, aparecerá en la pestaña Grupos del contenedor.
Ahora es necesario crear eventos para el grupo. Para ello, haga clic en Crear eventos en el menú de la izquierda y, a continuación, en el botón azul + Agregar nuevo .
Rellene los siguientes campos de información de la siguiente manera:
- Título: El nombre del evento (por ejemplo, Sesión)
- Información vital: cualquier información vital relacionada con el Club
- Información adicional: cualquier otra información relacionada con el Club.
- Opciones de reserva: Por favor, elija con atención.
- Individual: Cada evento semanal debe reservarse por separado; esto significa que los estudiantes pueden elegir los días a los que asisten y no necesariamente participar en la actividad todas las semanas. Este artículo utiliza la reserva individual como ejemplo.
- Reservas en bloque: Los eventos de cada semana están vinculados en un bloque; esto significa que los estudiantes reservan la serie completa de la actividad con una sola reserva. Para obtener más información sobre las reservas en bloque, consulte la parte inferior de esta página.
- Número de plazas: número máximo de plazas para el Club
- Crear para grupos: seleccione el grupo recién creado.
- Ubicación: puede ser la ubicación predeterminada establecida anteriormente o una ubicación específica de la barra desplegable.
- Tipo de evento: Club extraescolar
- Tipo de costo: Seleccione gratuito o de pago.
- Precio por sesión: El precio por sesión (por ejemplo, 10 libras esterlinas por sesión del club extraescolar)
- Porcentaje a pagar al momento de la reserva/Depósito (%): El porcentaje que se debe pagar al reservar. Ingrese 100 si se requiere el pago completo por adelantado; ingrese 0 si no se requiere ningún pago por adelantado.
- Incluye impuestos: Marque la casilla si corresponde.
- Método de pago: Predeterminado - Generar comisiones
- Frecuencia: Para este ejemplo de sesiones de un trimestre, serán varios días.
- Fecha de inicio/fin de las actividades: Primera fecha y Última fecha del club
- Días de la semana: seleccione qué días de la semana
- Hora de inicio/fin: Hora de inicio y fin del club.
- El registro se abre con antelación: Esto es opcional. Déjelo en blanco para usar la fecha y hora establecidas a nivel de contenedor.
- Haga clic en Crear regla
Parte 4: Publicar eventos
Ahora que los eventos se han creado, deben publicarse para que los usuarios los vean. Diríjase a la pestaña «Publicar eventos» . Se mostrará un resumen de los eventos listos para crear. En este punto, verifique que todos los detalles sean correctos y que la última columna, «Recuento de eventos», sea la esperada.
- Seleccione los eventos que desea publicar una vez que haya comprobado que el número de eventos es correcto.
- Haga clic en la casilla de verificación "Confirmo"
- Haz clic en Publicar
Una vez publicados los eventos y abierto el plazo de inscripción, los padres/alumnos podrán reservar plaza.
Parte 3 extendida - Reservas en bloque
Si seleccionó Reserva en bloque como opción de reserva,
Hay dos opciones adicionales que puedes elegir:
- Permitir la incorporación a mitad del curso: Marque la casilla si permite que los estudiantes realicen reservas a mitad de curso.
-
Cobrar siempre el precio completo: Ubicado justo debajo del tipo de costo.
Si un estudiante se incorpora a mitad de semestre, el sistema solo le cobrará las sesiones restantes para las que se haya inscrito. Si desea cobrarle a los estudiantes el semestre completo, marque esta casilla.
Tenga en cuenta que si cambia la ubicación de un grupo después de que se hayan creado los eventos, esto no modificará la ubicación de dichos eventos. Este paso también debe completarse, pero puede cambiar la ubicación de todos los eventos futuros a la vez.
Para obtener más información sobre cómo hacerlo, consulte la sección de edición de este artículo: Reserva instantánea - Ver eventos/reservas.