Este artículo le guiará a través del proceso de creación de un registro de reserva y pago instantáneo, tomando como ejemplo una excursión escolar .
Parte 1: Creación del contenedor
- Seleccione la pestaña "Administración de actividades y clubes" (esta pestaña puede tener una etiqueta diferente según las preferencias de su escuela).
- Seleccione "Viajes escolares" en este caso (Si su escuela no dispone de esta opción, la función "Reserva y pago instantáneos" ofrece la misma funcionalidad. Si desea que aparezca la etiqueta "Viajes escolares" , póngase en contacto con nosotros a través de " Enviar una solicitud " para configurarla).
- Haz clic en Agregar en la esquina superior derecha para añadir un nuevo contenedor.
- Complete los detalles del contenedor.
- Título de la inscripción: Añada el título, por ejemplo, Viajes escolares 2024/25.
- Descripción: Añada información relevante para la inscripción a las excursiones escolares.
- Permitir la cancelación de reservas / Bloquear conflictos : Configúrelo según el protocolo de su escuela.
- Número máximo de eventos que se pueden reservar por grupo: Deje este valor en 0, ya que los grupos se organizarán por año y puede haber varios viajes al año.
- Fechas y horas de inicio y finalización de las actividades: Establezca las fechas en las que desea que se realicen las actividades, en este caso, para todo el año escolar. Puede reutilizar este contenedor para agregar excursiones a medida que avanza el año. Las horas no son importantes en este caso, ya que se pueden configurar para cada evento individual más adelante.
- Responsabilidad de la confirmación: Seleccione 'Solo padres', 'Estudiantes o padres' o 'Solo estudiantes' según las preferencias de su escuela.
- Apertura de inscripciones: Fecha y hora de apertura de las inscripciones (cuando los padres pueden comenzar a reservar)
Cierre de inscripciones: Fecha y hora en que finaliza el plazo de inscripción (por ejemplo, si está creando el contenedor para el trimestre/año, ¿cuál es el último día en que los padres pueden inscribirse en sus viajes?). - Mostrar botón "Seleccionar todo": En la mayoría de los casos, deje esta opción sin marcar .
Al activar esta función, los padres/alumnos pueden seleccionar todos los viajes a la vez , algo que rara vez es necesario. - ¿Usar fechas de bloqueo de la organización?: Esta opción está activada por defecto y utilizará las fechas de bloqueo que hayas configurado a nivel de organización. No la uses si tus viajes coinciden con periodos vacacionales, por ejemplo.
- Aceptar pagos con vales: Esta opción es solo para escuelas del Reino Unido. Selecciónela únicamente si se aceptarán vales de guardería para todas las excursiones. Si selecciona esta opción, podrá limitar qué grupos pueden pagar con vales de guardería (consulte este artículo sobre cómo restringir el uso de vales de guardería ).
- Enviar alertas de nuevas reservas: Si esta casilla está marcada, los miembros del personal que tengan la función de alertas de reservas recibirán una notificación cuando un padre o un estudiante realice una nueva reserva de viaje.
- Términos y condiciones: Puede ingresar los términos y condiciones que se apliquen a todos los viajes. Los términos y condiciones específicos de cada viaje se ingresarán más adelante.
- Información adicional sobre los Términos y Condiciones (URL): Si dispone de los Términos y Condiciones de su centro educativo en un archivo PDF o en un sitio web, puede añadir un enlace aquí.
- Formulario de datos de reserva: Podemos crear un formulario para que usted recopile cualquier otra información que necesite del estudiante en el momento de la reserva.
- Una vez introducidos los datos correctos, haga clic en el botón verde de guardar situado en la parte inferior derecha de la pantalla.
Parte 2: Crear los grupos
- Una vez guardado, se creará el contenedor y se le redirigirá a la sección Grupos , donde podrá añadir grupos a su contenedor. Para crear grupos, haga clic en el botón Añadir situado en la esquina superior derecha.
- Complete los detalles del grupo. Dado que la mayoría de las excursiones se ofrecen a un grado o curso específico, recomendamos crear los grupos por curso o por nombre de la excursión , según lo que resulte más fácil para su centro educativo.
Si tu escuela organiza excursiones de forma habitual (por ejemplo, los alumnos de primero y segundo de primaria siempre van juntos), es más sencillo nombrar el grupo por curso, por ejemplo, Excursiones de primero y segundo de primaria.
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Si las combinaciones varían (por ejemplo, a veces Año 1 y 2, otras veces Año 1, 2 y 3), entonces es mejor nombrar al grupo por el nombre del viaje, por ejemplo Viaje al Museo del Espacio.
- Título: Añade el título, por ejemplo: Viajes de 1.º y 2.º de Primaria.
- Descripción: Añadir en la descripción si es necesario.
- Disponible para / Requisito previo / No disponible para: Al seleccionar esta opción, aparecerá una ventana emergente que indica quién puede inscribirse. Utilice el menú desplegable y la barra de búsqueda para localizar el año/grado o grupo que podrá inscribirse. Seleccione el año/grado o grupo, haga clic en Agregar y luego en Continuar para confirmar la configuración.
- Género: Seleccione el género para el grupo
- Responsable del grupo: Seleccione a un miembro del personal que se encargará de organizar el grupo.
- Actividad: Esta información no será visible para quien realiza la reserva, pero puede utilizarse para generar informes. Seleccione un tipo de actividad. Si el tipo de actividad que prefiere no está disponible, póngase en contacto con SchoolsBuddy .
- Ubicación predeterminada: Seleccione una ubicación. Puede usarla para un punto de encuentro, por ejemplo, la recepción.
- Código de grupo / Código de facturación: Utilice estos códigos si su centro educativo dispone de códigos específicos para la conciliación.
- Una vez completado, haga clic en Guardar para crear el grupo.
Parte 3: Crear los eventos.
- Una vez que se hayan agregado todos los grupos, vaya a Crear eventos.
- Haz clic en +Añadir nuevo en la esquina superior derecha.
- Completa los detalles de los eventos del viaje.
- Título: Añade el título apropiado para tu viaje.
- Información esencial: Incluya información esencial sobre el viaje. Tenga en cuenta que tanto la información esencial como la información adicional son visibles para los padres al realizar la reserva.
- Información adicional: Cualquier otra información relativa al viaje
- Opciones de reserva:
- Reserva individual: Seleccione esta opción para una excursión de un solo día .
Reserva en bloque: Elija esta opción para un viaje de varios días .
- Número de plazas: Establezca el número máximo de plazas, si corresponde.
- Crear para grupos: Seleccione el grupo para el que desea crear el evento.
- Ubicación: Seleccione "Usar la ubicación predeterminada del grupo" si desea usar la ubicación al crear el grupo, o seleccione "Especificar ubicación" para buscar una ubicación en el menú desplegable.
- Tipo de evento: Seleccione "Viaje escolar" en el menú desplegable.
- Tipo de costo:
- Por sesión: Seleccione esta opción para una excursión de un solo día .
Precio total: Elija esta opción para un viaje de varios días .
- Porcentaje a pagar al momento de la reserva/Depósito (%): Sume el porcentaje que se espera pagar al momento de la reserva. Si es inferior al 100%, el resto se cargará al saldo de la cuenta para pagarse posteriormente. Si no se requiere ningún pago por adelantado, ingrese 0.
- Método de pago: Seleccione 'Predeterminado - Crear cargos (y permitir pagos en línea si corresponde)' para cargar a la billetera principal y permitir pagos en línea si se utilizan.
- Frecuencia:
- Día único: Elija esta opción para una excursión de un solo día .
Varios días: Elija esta opción para un viaje de varios días .
- Fecha del evento: Ingrese la fecha del evento del viaje.
- Hora de inicio / Hora de finalización: Seleccione la hora de inicio y finalización del evento de viaje.
- Si deja en blanco las fechas de apertura y cierre del registro , se utilizarán por defecto las fechas establecidas para el contenedor y la hora de inicio del evento si esta es anterior a la fecha de cierre del contenedor.
- Haz clic en Crear regla
- Tras crear el viaje, verá un resumen de todos los eventos. Si necesita realizar algún cambio, haga clic en Editar . Si necesita crear varios eventos similares, también puede usar Copiar y actualizar las diferencias según corresponda.
Parte 4: Publicar los eventos
- Para publicar eventos, haga clic en Publicar eventos para acceder a la pantalla de publicación.
- Verás un resumen de tu lista de eventos que te permitirá revisar los detalles antes de publicarlos. Selecciona la casilla de eventos, marca la casilla "Confirmo" y haz clic en "Publicar" . Ten en cuenta que, una vez publicado, el evento será visible para padres y alumnos en cuanto se abra el periodo de inscripción.
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Aparecerá una ventana emergente de «Confirmar publicación» y deberá hacer clic en «Publicar» para continuar o en «Cancelar » para volver a la pantalla anterior. Haga clic en «Publicar» para generar los eventos. Esto puede tardar un par de minutos, dependiendo de la cantidad de eventos que se vayan a publicar.
Una vez publicado el evento del viaje, el personal puede inscribir manualmente a los estudiantes si es necesario. Consulte la sección «Inscripción manual de estudiantes a eventos» para obtener instrucciones. Los padres podrán reservar el viaje una vez que se abra el plazo de inscripción .
Tenga en cuenta que si cambia la ubicación de un grupo después de que se hayan creado los eventos, esto no modificará la ubicación de dichos eventos. Debe actualizar la ubicación a través de la pestaña Ver eventos/reservas o el registro. Consulte la sección «Edición» de este artículo para obtener más información sobre cómo hacerlo: Editar, eliminar o cancelar un evento .