¿Qué es un ajuste?
No pienses en reembolsos ni créditos, simplemente piensa: "¿Cuánto necesito ajustar en las tarifas cobradas?" y nosotros nos encargamos del resto.
Por ejemplo, si la cuota que se cobraba a un estudiante era de 20 £ pero ahora debe ser de 10 £, deberá realizar un ajuste. Puede marcar el ajuste como Corrección, Descuento, Cancelación o Depreciación (para que pueda llevar un registro de los motivos del ajuste).
Durante el ajuste de un cargo, SchoolsBuddy verifica si ya se ha realizado un pago (mediante efectivo o cheque), determina qué padre o madre realizó el pago y transfiere el crédito a su billetera en segundos. Si aún no ha realizado el pago, simplemente se reducirá el cargo.
El importe a ajustar siempre es una deducción del cargo. Si desea aumentar las tarifas cobradas, consulte este artículo: Agregar una tarifa adicional a un estudiante para un evento existente.
Cómo realizar un ajuste (que abonará automáticamente el importe a la cuenta de la billetera principal / reducirá la comisión).
Dentro de SchoolsBuddy existen dos opciones para modificar un cargo contra un estudiante.
1. Pantalla de resumen de tarifas (Tarifas | Resumen)
Utilice esta página para realizar ajustes totales o parciales.
- Haz clic en la pestaña Tarifas .
- Haz clic en Resumen
- Haz clic en los signos + hasta que aparezca el cargo que deseas ajustar.
- Haga clic en el icono Ajustar tarifa
Esto abrirá la ventana emergente de Ajustes de tarifas.
En la ventana emergente, edite la cantidad en la que desea reducir las tarifas, una descripción opcional y un motivo, y luego haga clic en enviar.
Motivo del ajuste
Al realizar ajustes, puede categorizarlos como uno de los siguientes tipos, añadiendo una descripción y una referencia:
- Cancelación * (Si cancelas un evento)
- Corrección (por ejemplo, por cualquier error de precio)
- Cancelación de deuda (cualquier cantidad de dinero pendiente que vayas a cancelar)
- Descuento (por cualquier motivo)
* Tenga en cuenta que, si elimina a alguien de un evento individual o de una reserva grupal, tendrá la opción de eliminar el cargo automáticamente.
Tenga en cuenta: el importe a ajustar es el importe que se restará del total pendiente.
2. Cancelar la inscripción de un estudiante en un evento dentro de un contenedor de Reserva y Pago Instantáneo.
Utilice este método para cancelar una reserva y, al mismo tiempo, ajustar la tarifa. Puede otorgar un crédito completo o ninguno.
- Ir a Administración de Actividades y Clubes
- Localice el contenedor necesario y haga clic en Gestionar.
- Haz clic en Ver eventos/Reservas.
- Seleccione un evento y haga clic en Asistentes.
- Haz clic en el icono de la papelera para el estudiante.
Una vez que haga clic, aparecerá la ventana emergente de ajuste, que permite abonar fácilmente el importe a la cuenta principal si fuera necesario. Así es como se ve para un evento configurado como reserva en bloque:
Esta es la vista para un evento configurado como una reserva individual:
Al cancelar la participación de alguien en un evento, puedes ajustar automáticamente el importe a cero si lo deseas. Si el padre o tutor ya había pagado, el importe se transferirá automáticamente a su monedero, que podrá utilizar en futuras reservas.
En esta pantalla no existe la opción de reembolso parcial y, si el evento es una reserva en bloque, se ajusta el importe total.
Si desea realizar un reembolso parcial, desmarque la casilla " Ajustar todos los cargos a cero" y, en su lugar, busque la transacción en la pantalla de resumen de tarifas y ajuste el cargo desde esta pantalla.
Cuenta de monedero principal (Cuentas de crédito)
Si se ha registrado un pago, este se abonará automáticamente en la cartera del padre/madre/tutor, desde donde este (o el personal desde la pestaña "Reserva manual") podrá utilizarlo para pagar eventos alternativos o futuros.
Los saldos de las cuentas de la billetera principal se pueden consultar en la pestaña Resumen de cuentas de la billetera , dentro de la pestaña principal de comisiones.
Desde esta pantalla, puede buscar un padre y ordenar por cualquiera de los encabezados. Por defecto, esta pantalla muestra los padres con el saldo de crédito más alto.
Procesamiento de reembolsos
Los reembolsos deben procesarse desde la sección Resumen de cuentas de la billetera. Con el acceso a la cuenta correspondiente, se pueden hacer clic en los botones de retiro para procesar un retiro y liquidar un crédito. El administrador principal debe configurar un rol de administrador de tarifas avanzadas para que se aplique este retiro o crédito. El botón " Ver transacciones " mostrará los detalles de cualquier referencia de pago necesaria para procesar un reembolso con el proveedor de pago original (Paysafe, Checkout, Stripe, AsiaPay, PayFort, etc.).
Si necesita obtener más detalles sobre cómo hacerlo, consulte el artículo Actualizaciones de saldo - Cartera principal
NO utilice los créditos aquí como forma de ajuste; esto se realiza desde las dos ubicaciones indicadas anteriormente. Este botón solo debe utilizarse para créditos adicionales puntuales o saldos iniciales.
Para obtener información adicional, consulte nuestra guía sobre el procesamiento de reembolsos.