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Planifica una temporada híbrida de PTC que funcione para todas las familias.
Una guía práctica para colegios internacionales que organizan reuniones de padres y profesores (PTC, por sus siglas en inglés) de forma presencial, en línea o ambas.
Este artículo trata sobre planificación y buenas prácticas. Para obtener instrucciones paso a paso sobre la configuración en SchoolsBuddy , consulte las guías de reuniones de padres y maestros.
Por qué son importantes los PTC híbridos
- 33%+
Las escuelas ya están celebrando reuniones presenciales de nuevo.
- 90%
El porcentaje de escuelas que afirman que ofrecer opciones tanto en línea como presenciales es importante o fundamental.
- Dos tercios
Muchas escuelas internacionales utilizan sistemas en línea para sus reuniones de padres y maestros.
El formato híbrido es ahora el más popular. Las familias están ocupadas y viajan con frecuencia, por lo que poder participar desde cualquier lugar permite que más padres asistan a la conferencia de sus hijos.
Ofrece la oportunidad a los padres que de otro modo no habrían participado en las reuniones de padres y maestros, de estar presentes con sus hijos.
Elena Darnell, secretaria del colegio internacional de Londres.
Necesitamos ofrecer una solución híbrida... los padres quieren tener opciones, ya que muchos de ellos viajan y, tradicionalmente, se han perdido este tipo de conferencias.
Rory Parkinson, Director de TIC, Escuela Internacional de Uganda
Planifica tus créditos fiscales híbridos
- Acordar el formato en conjunto. Involucrar a todas las partes interesadas en la decisión y encuestar a los padres para comprender sus preferencias.
- Informe a los padres con anticipación. Comparta la configuración elegida con suficiente antelación y esté preparado para responder preguntas o inquietudes.
- Apoye a sus docentes. Brinde al personal la ayuda que necesita, especialmente si algunas reuniones son en línea y otras presenciales el mismo día.
- Utilice un sistema en línea. La configuración manual puede llevar desde unas pocas horas hasta una semana. Un sistema en línea reduce este tiempo y minimiza los errores.
- Mantén los mensajes claros y coherentes. Una comunicación coherente aumenta la participación y evita confusiones.
Facilitar la experiencia de ser padre o madre
Una reunión de padres y maestros sin estrés depende de datos precisos y una buena comunicación con los padres.
| Haz esto | Por qué ayuda |
|---|---|
| Configure los PTC desde un sistema vinculado a su sistema de información de gestión (SIG). | Evita errores y los padres solo ven las reuniones que les corresponden. |
| Invite a los padres a través de su canal preferido. | Es más probable que vean la invitación y actúen en consecuencia. |
| Proporcione instrucciones y fechas de reserva claras, con enlaces de registro. | Los padres saben cuándo y cómo reservar, y qué esperar de una reunión híbrida. |
| Enviar una confirmación de reserva clara | Evita reservas duplicadas y citas perdidas. |
| Designa a una persona de contacto para el día y ten un plan B. | Los problemas con las reuniones presenciales o en línea se solucionan rápidamente. |
El ahorro de tiempo en las reuniones de padres y profesores podría ser de cientos de horas. Si intentaras gestionar estas reuniones sin una plataforma como esta, sería una pesadilla.
Ric Perry, director de sistemas académicos de la Escuela Internacional de Zug y Lucerna
Crea una experiencia digital fluida.
Incluso cuando las reuniones son presenciales, la inscripción y la comunicación suelen realizarse en línea. Estos hábitos simplifican las cosas tanto para los padres como para el personal.
- Prepara planes de contingencia para cualquier cosa que pueda salir mal ese día.
- Ofrecer una breve sesión de formación para padres y personal antes de que comience la temporada del PTC.
- Utilice el inicio de sesión único siempre que sea posible y pida a los padres que comprueben sus datos de acceso antes de que llegue su turno.
- Reserva espacios libres para quienes no se presenten o cancelen su cita.
- Utiliza vídeo integrado en las reuniones en línea para que nadie necesite una aplicación aparte como Zoom o Google Meet.
Por muy familiarizados que estén tus padres con la tecnología, siempre habrá casos excepcionales en los que tendrás que brindarles apoyo adicional. Grabamos videos que los padres pueden ver en línea con anticipación, enviamos correos electrónicos muy claros y les pedimos que verifiquen inmediatamente después de reservar que las citas aparezcan en sus agendas en línea.
Ric Perry, director de sistemas académicos de la Escuela Internacional de Zug y Lucerna
Mantener a los padres involucrados entre las reuniones de padres y maestros.
Muchas escuelas organizan dos reuniones de padres y maestros al año, y la participación puede disminuir entre ambas. Integrar estas reuniones en el portal comunitario habitual mantiene a los padres conectados durante todo el año.
- Familiar para los padres
Los padres ya conocen el sistema, por lo que su participación es mayor.
- Menos entrenamiento
Menos sesiones adicionales para el personal y los padres.
- Menos problemas de inicio de sesión
Una sola cuenta y un solo lugar para los mensajes significa menos comunicaciones perdidas.
Para obtener los mejores resultados, elija un sistema en línea que se conecte a su sistema de información gerencial (MIS) para que pueda obtener datos precisos.
Teníamos un sistema aparte para los PTC, pero lo eliminamos, ya que tenía sentido integrar todo en una sola plataforma.
Louise Skerry, Coordinadora de Actividades Extraescolares y Coordinadora de Autobuses, British International School of Houston
Me encanta lo fácil que es reservar y conectar a través del vídeo integrado en el calendario; la posibilidad de usar tanto el portal web como la aplicación es fantástica. Es muy eficiente y flexible para organizar las reuniones de padres.
Maryam Damra, administradora de sistemas educativos, Escuela de Bachillerato de Amán
Consejos de configuración en SchoolsBuddy
¿Cuántos recipientes usar?
Un solo contenedor puede albergar varias series de conferencias, por ejemplo, las de cada promoción de un trimestre, incluso en días diferentes.
Para una reunión de toda la escuela o de toda una sección, coloque a todos los grupos de edad en un solo contenedor para que los padres puedan reservar todas sus citas a la vez.
Si los profesores trabajan tanto en primaria como en secundaria, lo más sencillo es usar un solo espacio. Si se usan espacios separados, se puede dividir el tiempo de cada profesor; por ejemplo, de 14:00 a 17:00 para primaria y de 17:00 a 18:00 para secundaria.
Utilice contenedores separados cuando las reglas sean diferentes, por ejemplo, para reuniones solo con los padres y reuniones dirigidas por los estudiantes que estos pueden reservar.
Clonar un contenedor
Clona un contenedor únicamente si las nuevas conferencias coinciden con los días de la semana de las anteriores. Verifica las fechas de apertura y cierre de inscripciones en el contenedor clonado antes de publicar las reuniones.
Reuniones en línea y presenciales el mismo día.
Los padres no pueden elegir el tipo de reunión al reservar. Configure el formato de reunión del contenedor en Ambos y, a continuación, cree bloques separados para cada tipo; por ejemplo, de 13:00 a 16:00 en línea y de 16:00 a 19:00 presencial.
Profesores que imparten clases a un alumno en más de una materia.
La función Agregar en masa combina todas las asignaturas que un profesor imparte a un alumno en una sola cita. Si desea citas separadas, cree a esos profesores manualmente (aparecerán dos veces, con una advertencia) y divida su horario por asignatura; por ejemplo, Física de 14:00 a 17:00 y Astronomía de 17:00 a 18:00.
El día con vídeo incrustado
Todos los usuarios se conectan desde su agenda SchoolsBuddy mientras tienen la sesión iniciada.
Dos padres que viven en lugares diferentes necesitan sus propias cuentas.
Permita el acceso al micrófono y la cámara cuando el navegador lo solicite.
Utilice Chrome o Safari, y tenga en cuenta el ancho de banda si los profesores se conectan desde casa.
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