Au fil des ans, nous avons collaboré avec de nombreux établissements scolaires pour mettre en œuvre SchoolsBuddy . Les conseils et astuces ci-dessous, tirés de notre expérience, contribuent à la réussite de cette mise en œuvre.
Présentation SchoolsBuddy
- La communication est essentielle ! – Lors de la présentation SchoolsBuddy , informez les parents des raisons de ce choix, des modules utilisés par l’ SchoolsBuddy et des avantages qu’il apportera à la fois aux parents et à l’école. Par exemple, si certains paiements seront effectués via SchoolsBuddy , précisez lesquels et pourquoi.
- Lancez-le par étapes – considérez-le comme une campagne marketing. Annoncez-le progressivement, en fournissant des informations supplémentaires à chaque message.
- Si vous envoyez des courriels d'activation plutôt que d'utiliser l'authentification unique (voir « Accéder SchoolsBuddy ci-dessous), envoyez-les juste avant la première connexion des parents afin qu'ils ne manquent pas, ne perdent pas ou ne suppriment pas le courriel, ou qu'ils n'oublient pas leur nom d'utilisateur et leur mot de passe. Les courriels d'activation se retrouvent souvent dans les courriers indésirables ; pensez donc à vérifier ces dossiers avant de vous contacter s'ils pensent ne pas avoir reçu le courriel.
Accéder SchoolsBuddy
Chaque établissement scolaire disposant de son propre site SchoolsBuddy , il est impossible pour les parents de trouver la page de connexion par une simple recherche Google. Nous vous recommandons d'ajouter l'URL (lien) SchoolsBuddy sur la page appropriée du site web de votre école (espace parents, informations aux parents, etc.).
Il existe deux façons pour les parents d'accéder SchoolsBuddy :
- Authentification unique (SSO) : si les parents utilisent l’authentification unique liée à un autre système, des boutons apparaîtront sur la page de connexion leur permettant d’accéder au système approprié. Quelques exemples de ces boutons sont présentés dans l’image ci-dessous :
- Courriel d'activation pour créer un nom d'utilisateur et un mot de passe SchoolsBuddy : les super administrateurs peuvent envoyer des courriels d'activation aux utilisateurs. Ce guide décrit la procédure : envoi d'un courriel d'activation au personnel, aux élèves et aux parents . Le nom d'utilisateur correspond à l'adresse courriel enregistrée sur SchoolsBuddy et importée depuis le système d'information scolaire (SIH) de votre établissement.
Il est également possible de modifier certains éléments du texte de l'e-mail d'activation - voir plus loin dans ce guide.
Guides d'utilisation
Vous trouverez dans notre Centre d'aide des guides spécialement conçus pour les parents. Nous vous recommandons de les consulter avant de décider si vous souhaitez créer vos propres guides.
Si vos parents accèdent directement SchoolsBuddy , sans utiliser l'authentification unique, vous trouverez des guides en cas de difficultés de connexion, accessibles depuis l'extérieur SchoolsBuddy . Ce lien vous mènera à la page des guides pour les parents : Guides d'utilisation pour les parents.
Message de bienvenue
Vous pouvez configurer un message de bienvenue pour les parents, qui s'affichera sur le tableau de bord lors de leur connexion. Ce message peut être ajouté par tout membre du personnel disposant des droits de super administrateur.
Il peut également être utile d'inclure des liens vers les guides relatifs aux parties de SchoolsBuddy que vos parents utiliseront.
Par exemple:
Guide à l'intention des parents pour l'utilisation SchoolsBuddy
Faire le choix des activités périscolaires (ASA, ECA, CCA)
Réservation instantanée pour des activités/club petit-déjeuner/excursions
Vous pourriez également ajouter des liens utiles au message de bienvenue du personnel, par exemple sur la procédure de prise de présence.
Modèles d'e-mails
Dans SchoolsBuddy certains courriels types sont envoyés automatiquement dans le cadre de certaines procédures. Leur contenu est disponible dans un rapport. Pour y accéder, rendez-vous dans Réception > Rapports, puis sélectionnez le rapport intitulé « Visionneuse HTML des modèles de courriels » .
Seule l'équipe d'assistance SchoolsBuddy peut modifier le texte. Si vous souhaitez apporter des modifications, veuillez créer un ticket d'assistance en indiquant le nom de l'adresse e-mail et le texte à modifier. Veuillez prévoir un délai de 24 heures pour la prise en compte des modifications.
Si vous utilisez les e-mails d'activation, l'un des premiers à consulter est le message de bienvenue aux parents . Ce guide fournit davantage d'informations sur les e -mails automatisés .