Cet article vous aidera à organiser un événement payant simple pour un groupe d'élèves , avec l'accord de leurs parents . Si l'accord parental n'est pas requis, consultez notre article « Facturation rapide » ou visionnez cette vidéo. La méthode ci-dessous ne doit être utilisée que si l'accord parental est nécessaire.
Si vous savez déjà pour quel groupe vous souhaitez ajouter des frais, veuillez passer à l'étape 2 .
Étape 1 : Créer un groupe :
Vous devez créer un groupe et y ajouter les étudiants qui seront prêts pour l'événement payant.
- Cliquez sur l'onglet « Réception » de la page d'accueil.
- Cliquez sur l'onglet « Groupes ». Vous y trouverez tous les groupes créés sur le site de votre établissement. Par défaut, les groupes dont vous êtes l'organisateur principal s'affichent dans une liste à gauche de l'écran.
- Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur l'onglet « + Ajouter un groupe ».
- Une fois l'option sélectionnée, une fenêtre contextuelle s'affichera à l'écran, semblable à celle illustrée ci-dessous. Renseignez les informations comme suit :
Titre : Nom du groupe/de l'équipe
Description : Description du groupe/de l'équipe
Genre : Genre du groupe/de l'équipe
Lieu : Emplacement du groupe/de l'équipe
Activité : Sport ou activité du groupe/de l'équipe
Code de groupe : Il peut être utilisé pour une différenciation plus poussée si nécessaire.
Code de facturation : Ce code peut être utilisé par le service financier si nécessaire. -
Cliquez sur le bouton vert « Enregistrer ».
Le groupe a été créé. Vous devez maintenant y ajouter des élèves.
- Pour ajouter des élèves au groupe, cliquez sur l'onglet « Personnes ».
- Cliquez sur « Étudiants »
- Vous pouvez ajouter un seul élève ou plusieurs. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter » ou « Ajouter plusieurs ».
- En cliquant dessus, une fenêtre contextuelle apparaîtra à l'écran, comme celle illustrée ci-dessous. Pour ajouter des élèves au groupe, cliquez sur le bouton.
symbole.
- Les étudiants peuvent être filtrés à l'aide des outils de filtrage situés au-dessus de la zone de sélection des étudiants.
- Les étudiants sélectionnés apparaîtront dans la colonne sélectionnée
- Les élèves peuvent être exclus en cliquant sur la corbeille rouge (
) symbole.
Une fois les élèves corrects ajoutés au groupe, cliquez sur l'onglet vert « Enregistrer ».
Les élèves seront désormais répertoriés dans le groupe/l'équipe sous l'onglet « Élèves ». Les élèves et leurs parents ne seront pas avertis de leur ajout à un groupe/une équipe. Cependant, le groupe apparaîtra dans la liste des groupes du portail élève/parent SchoolsBuddy
Remarque : le groupe créé sera indépendant et non associé à un conteneur. Vous pouvez modifier ce groupe d’étudiants avant de créer un autre événement payant, ou supprimer des étudiants si nécessaire.
Étape 2 : Créer un événement :
- Cliquez sur l'onglet « Organisation » depuis la page d'accueil.
- Cliquez ensuite sur « +Ajouter un événement ».
- À cette étape, sélectionnez « Frais divers » comme type d'événement. Si cette option n'est pas disponible, veuillez contacter notre équipe d'assistance qui se chargera de l'ajouter.
Si cette option n'est pas disponible, veuillez en informer notre équipe d'assistance qui pourra l'ajouter pour vous.
Veuillez noter que cette fonction crée uniquement un événement permettant aux parents de facturer les élèves. Elle n'est pas conçue pour servir de système de caisse ni pour les événements récurrents. Pour cela, veuillez consulter notre guide « Créer un événement de réservation instantanée » .
4. Sélectionnez « Envoyer les demandes de disponibilité/consentement avec sélection automatique ». Cela garantira l’obtention du consentement et le prélèvement immédiat.
5. Cochez la case « Consentement parental » si vous l’exigez. Dans certains établissements, cette option est cochée automatiquement, mais cela ne signifie pas que vous devez envoyer les invitations de consentement aux parents.
6. Indiquez le montant des frais que vous souhaitez facturer, puis le groupe auquel vous souhaitez les facturer. Dans ce cas, « Équipe de netball féminine, 4e et 5e années ». Donnez un nom à l'événement payant ; par exemple , « 2024/2025 - Saison 2 - Uniforme GNB 4e et 5e années » conviendrait.
7. Sélectionnez ensuite la date. Vous devez déterminer la date d'expiration du consentement. Puisque cette date de début est passée, le parent ne pourra plus donner son consentement. Considérez cette date comme la date et l'heure d'expiration du consentement.
8. Ignorez le lieu et la date de la réunion. Vous pouvez fournir davantage d'informations dans la section « Informations essentielles » si vous le souhaitez, mais cela n'est recommandé que si vous choisissez l'option de consentement.
9. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
10. Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, l'écran de planification de l'événement s'affiche. Vous pouvez ignorer la majeure partie de cet écran, à l'exception de l'élément « Disponibilité / Consentement » (voir ci-dessous).
11. Cliquez sur cette section avec les symboles verts, rouges et orange. Il s'agit des compteurs des personnes inculpées.
DEMANDER LE CONSENTEMENT AVANT LA FACTURATION
1. Sélectionnez tout ou partie des étudiants à l'aide du bouton INVITER.
2. Cliquez sur Enregistrer/Envoyer. Cela enverra une invitation claire aux parents des élèves pour qu'ils répondent par consentement ou par refus.
3. Après accord, le compte du parent sera débité des frais. En cas d'erreur, quittez simplement l'écran d'organisation sans enregistrer !
4. Dès que les parents donnent leur consentement, les champs « Disponibilité/Consentement » sont mis à jour. Les compteurs indiquent le statut : invité – en attente de consentement ( orange ) et consentement donné ( vert ).
5. Dans le scénario ci-dessous, le parent d’« Emily McAllen » a reçu une invitation et devra donc donner son consentement avant d’être facturé. Le parent peut désormais régler les frais depuis l'onglet « Frais » . Le prestataire de paiement varie d'une école à l'autre, selon la région.
7. Une fois que le parent aura payé, vous verrez cela dans les onglets Récapitulatif des frais.
8. Il est possible d'ajouter des frais pour des étudiants supplémentaires, par
- les ajouter au groupe puis
- Rendez-vous dans l'onglet Organisation, trouvez l'événement et vous verrez leur nom apparaître dans la liste des étudiants disponibles.