この記事では、請求に必要な情報を学生グループごとに準備する手順について説明します。請求対象となる学生グループを確認したら、次の記事に進み、請求書の管理方法について説明してください。
ご注意ください - 保護者がOpenApplyで請求フォームを完了する期限を、請求開始の少なくとも1日前に設定することをお勧めします。そうすることで、データが夜間にSchoolsBuddyに同期されます。支払者の詳細はここで変更できます（保護者間で切り替えるなど）が、編集することはできません（住所や法人支払者の詳細を更新するなど）。支払者の詳細が不足している場合は、残りの支払者の詳細を確認するまで、バッチを保留状態にしておくことができます。請求書が間違った連絡先に送信された場合、または連絡先の詳細が間違っている人に送信された場合は、後で請求書を再送信できます。
請求サイクル
授業料請求モジュールを初めて使用する際は、請求サイクルを設定する必要があります。請求サイクルには、請求を整理したい項目に応じて、例えば「2023年度年間請求」、「2023年度学期別請求」など、任意の名前を付けることができます。これは請求書を分類するための方法であり、後で参照することで、このサイクルで請求が必要なすべての学生に請求を行ったかどうかを確認できます。
1. 「サイクルを追加」をクリックします。
2. 請求サイクル名、適切な日付範囲、学年度、および学期を入力します。 「追加」をクリックして完了します。
3. 次に、「請求サイクル」サブメニューが表示されます。最初のオプション「サイクルに追加」をクリックします。
4. 保護者と法人支払者のどちらに先に請求するかを選択してください。
5. 「保存」をクリックします。
OpenApplyで収集したデータに基づいて、請求対象となる学生を選択する
法人および家族向け支払者
次の手順では、家族への請求方法を説明します。法人への請求を選択した場合、 OpenApplyに法人支払者情報が入力されている学生のみが表示されます。
6.フィルターセクションを展開して、 OpenApplyで収集した請求データを表示し、請求対象の学生を絞り込むことができます。
フィルター
OpenApplyからの更新は夜間に同期されますのでご注意ください。一部のオプションで「未指定」と表示される場合がありますが、これはシステムの使い方を習得していただくために、各SchoolsBuddyサイトに5人のテスト生徒が割り当てられているためです。そのため、5つの入力項目が欠落していることがよくあります。
7. フィルタリングされた生徒の数をすぐに確認でき、「すべて追加」ボタンを使用するか、生徒の横にある「+」ボタンを選択して個別にバッチに追加できます。
適切な生徒を選択すると、下に生徒数が表示され、人数が正しいことを確認できます。必要に応じて支払者を変更できます。支払者は、 OpenApplyで「保護者責任者」としてマークされている保護者にデフォルトで設定されます（アスタリスク*で表示されます）。
責任のある親として指定されていない親がいる場合、支払者はデフォルトで任意の親（アルファベット順）を選択します。
ヒント：
アスタリスク付きの支払者名全体が表示されない場合は、Ctrl キーまたは Cmd +/- キーを使用して画面解像度を調整してください。
8. この学生グループに請求したい製品を選択すると、選択した製品がリストの下に表示され、請求合計金額が表示されます。
9. 必要な料金の減額を入力します（たとえば、年度途中で入学する学生や職員の子供に請求する場合など）。
10. 「学生に製品を適用する」をクリックします。
11. バッチが保存されたことを示す通知が表示されます。サブメニューの次の項目である「製品ビュー」と「バッチビュー」に移動すると、保存したばかりのバッチを確認できます。
製品ビュー
製品ビューは、製品ごとに請求済みの学生数を表示する概要ダッシュボードです。個人向けと法人向けの両方のバッチがカウントされます。請求合計には、まだ請求されていないバッチ（表示されているように、最終請求日はまだありません）を含め、割引後の実際の請求金額が表示されます。
バッチビュー
バッチビューは、作成されたすべてのバッチを表示する概要ダッシュボードです。各バッチにはシステムによって生成されたバッチコードが割り当てられ、ステータスがあります。
保留中 - バッチ作成済み
請求書の処理 - ユーザーは請求書を投稿しましたが、まだ送信されていません
請求書送付済み - 請求書は既に送付済みです
削除済み - バッチ > 製品を選択し、「バッチを削除」をクリックすることで削除できます。
未完了 - 学生が支払者を選択していません
1. バッチをクリックすると展開され、右側に詳細情報が表示されます。
2. まず、生徒リストが表示されます。生徒IDとVBAN （該当する場合）が含まれます。支払者情報が一部不足しているものの、残りの生徒に請求を行いたい場合は、ここで個々の生徒を一括削除できます。また、生徒を編集して、請求書の送付先となる支払者（家族）を選択することもできます。
3.商品ビューに切り替えて、バッチがどの商品に関するものか、割引が入力されているかどうか、およびバッチに対して請求された合計金額を確認します。
4. 必要であれば、ここでバッチ全体を削除できます。
請求書を投稿する
「請求書の発行」タブには、保留中のバッチに含まれるすべての学生の最終的な概要が表示されます。
1. ここに表示されている請求書の数は、保留中のバッチに含まれる学生の総数です。未完了のバッチに含まれる学生はカウント/請求されません。未完了のバッチで支払者情報が入力済みの学生への請求を継続する場合は、バッチビューに戻って、未完了のバッチから詳細情報が未入力の学生を削除してください。
2.請求書の支払期日を入力してください。
3. 必要に応じて、請求書の参照番号を入力してください。
4.請求書を転記する。
5. 最後の警告ポップアップメッセージで「確認」または「キャンセル」をクリックします。
6.バッチビューに戻ってステータスを確認します。このページには、すべてのメールが送信されるまで「請求書を処理中」と表示されます（多数の学生に請求書を発行している場合は、メールの処理に数分かかる場合があります）。送信されると、バッチのステータスは「請求済み」になります。
次の記事「請求書の管理」では、送信済みの請求書の表示方法、受領した支払いの管理方法、クレジットノートの発行方法、請求書、領収書、クレジットノートの再発行方法について説明しています。