授業料請求モジュールで、 「サイクルの追加」を選択して請求サイクルを作成し、 「サイクルに追加」を使用してOpenApply請求データに基づいて学生をフィルタリングし、製品を適用してバッチを保存します。製品ビューとバッチビューで内容を確認し、 「請求書の投稿」から請求書を送信します。
請求書を作成する学生グループを準備し、請求書を登録する財務担当者向け。
| したい | 行く |
|---|---|
| 請求サイクルを作成する | 請求サイクルを設定する |
| 生徒と製品を選択する | 請求対象学生を選択してください |
| 合計金額とバッチ数を確認してください | 製品ビューとバッチビュー |
| 請求書を送付してください | 請求書を投稿する |
保護者がOpenApplyで請求フォームを記入する期限を、請求開始日の少なくとも1日前までに設定してください。そうすることで、データが夜間にSchoolsBuddyに同期されます。
支払者に関する情報で変更できる点は何ですか？また、詳細情報が不足している場合はどうすればよいですか？
ここでは支払者を親会社間で入れ替えることはできますが、支払者の詳細（住所や法人支払者情報など）を編集することはできません。支払者情報が不足している場合は、確認作業中はバッチを保留状態にしておくことができます。請求書が間違った連絡先に送られた場合、または連絡先情報が間違っている場合は、後で再送できます。
請求サイクルを設定する
授業料請求モジュールを初めて使用する際は、請求サイクルを設定してください。請求の整理方法に合わせて、「年間請求 2023」や「学期別請求 2023」など、任意の名前を付けてください。これにより請求書が分類されるため、後でそのサイクルで必要なすべての学生に請求を行ったかどうかを確認できます。
「サイクルを追加」を選択します。
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請求サイクル名、日付範囲、学年度、学期を入力し、 [追加]を選択します。
表示される請求サイクルサブメニューで、 「サイクルに追加」を選択します。
保護者と法人支払者のどちらに先に請求するかを選択してください。
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「保存」を選択してください。
スクリーンショット：親または企業の支払者を選択する.
OpenApplyデータを使用して請求対象学生を選択する
これらの手順は、家族への請求方法を示しています。法人に請求する場合は、 OpenApplyに法人支払者の詳細が入力されている学生のみが表示されます。
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フィルターセクションを展開すると、 OpenApplyで収集された請求データが表示されます。このデータを使用して、請求対象となる学生を絞り込んでください。
OpenApply更新は夜間に同期されます。一部のオプションは「未指定」と表示される場合があります。SchoolsBuddy SchoolsBuddy各サイトには、システムの使い方を習得していただくためのテスト用生徒が5人登録されているため、5人分のデータが欠落していることがよくあります。
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絞り込んだ生徒数を確認し、 「すべて追加」を選択するか、生徒名の横にある「+」を選択して一人ずつ追加してください。選択した生徒は、人数とともに下に表示されるので、人数を確認できます。支払者は、 OpenApplyで「保護者責任者」としてマークされている保護者（アスタリスク(*)で表示）がデフォルトとなります。保護者責任者としてマークされている保護者がいない場合は、任意の保護者（アルファベット順）がデフォルトとなります。必要に応じて支払者を変更できます。
アスタリスク付きの支払者名全体が表示されない場合は、 CtrlまたはCmdと+または-を使用してズームアウトしてください。
このバッチで請求する商品を選択してください。選択した商品は、請求合計金額とともにリストの下に表示されます。
年度途中から入学する学生や職員の子女など、必要な料金割引があれば入力してください。
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「学生に製品を適用する」を選択してください。
バッチが保存されたことを通知します。サブメニューの「製品ビュー」と「バッチビュー」で内容を確認してください。
製品ビュー
各製品について請求済みの学生数を表示する概要ダッシュボード。家族向けと法人向けの両方のバッチをカウントします。請求合計には、割引後の実際の金額が表示されます。まだ請求されていないバッチ（最終請求日が設定されていないバッチ）についても同様です。
バッチ表示
すべてのバッチの概要ダッシュボード。各バッチには、システムによって生成されたバッチコードとステータスがあります。
| 状態 | 意味 |
|---|---|
| 保留中 | バッチが作成されました。 |
| 請求書の処理 | 請求書は発行済みですが、まだ発送されていません。 |
| 請求書発行済み | 請求書を送付しました。 |
| 削除済み | バッチを選択し、[製品] 、 [バッチの削除]の順に選択して削除します。 |
| 不完全 | 学生には支払い方法が指定されていません。 |
バッチを選択すると、右側にその詳細が表示されます。
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最初に学生リストが表示され、学生IDと（該当する場合）VBANが表示されます。学生を編集して、請求書の送付先（家族）を選択できます。一部の支払者情報が不足しているものの、残りの学生に請求したい場合は、ここで該当する学生をリストから削除してください。
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商品ビューに切り替えると、商品、割引、およびバッチ全体の請求金額を確認できます。ここでバッチ全体を削除することもできます。
請求書を投稿する
「請求書の発行」タブには、保留中のバッチに含まれるすべての学生の最終的な概要が表示されます。請求書の数は、そのバッチに含まれる学生の総数です。未完了のバッチに含まれる学生は、カウントも請求もされません。支払者情報がすべて揃っている未完了のバッチの学生に請求書を発行するには、バッチビューに戻り、情報が不完全な学生を削除してください。
請求書の支払期日を入力してください。
必要に応じて、請求書の参照番号を入力してください。
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請求書を投稿してください。
スクリーンショット：請求書の投稿タブ. -
最後の警告メッセージで「確認」または「キャンセル」を選択してください。
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バッチビューに戻ってステータスを確認してください。すべてのメールが送信されるまで「請求書を処理中」と表示されます。学生数が多い場合は数分かかることがあります。送信が完了すると、ステータスが「請求済み」に変わります。
次に、 「請求書の管理」を参照して、送信済みの請求書の表示、受領した支払いの管理、クレジットノートの発行、請求書、領収書、クレジットノートの再発行を行ってください。