이 글에서는 학생들에게 청구서를 발행하는 데 필요한 정보를 준비하기 위한 단계를 설명합니다. 청구할 학생 목록을 검토한 후에는 다음 글에서 설명하는 청구서 관리 방법을 참조하십시오.
참고 사항 - 학부모님께서 OpenApply 에서 청구 양식을 작성하여 제출하실 수 있도록 최소 하루 전에 마감일을 설정해 주시기 바랍니다. 그래야 데이터가 SchoolsBuddy 에 밤새 동기화될 수 있습니다. 납부자 정보는 여기에서 변경(학부모 간 변경)할 수 있지만, 수정(주소 또는 법인 납부자 정보 업데이트 등)은 불가능합니다. 납부자 정보가 누락된 경우, 나머지 정보를 확보할 때까지 일괄 처리를 보류 상태로 유지할 수 있습니다. 청구서가 잘못된 담당자에게 발송되었거나 잘못된 연락처 정보로 발송된 경우, 나중에 다시 발송할 수 있습니다.
청구 주기
수업료 청구 모듈을 처음 사용할 때는 청구 주기를 설정해야 합니다. 청구 주기 이름은 "2023년 연간 청구", "2023년 학기별 청구" 등 원하는 대로 지정할 수 있습니다. 이는 청구서를 분류하는 방법이며, 나중에 이 주기에 해당하는 모든 학생에게 청구서를 발송했는지 확인할 때 참조할 수 있습니다.
1. '사이클 추가'를 클릭하세요.
2. 청구 주기 이름 , 적절한 날짜 범위 , 학년도 및 학기를 입력합니다. [추가]를 클릭하여 완료합니다.
3. 이제 청구 주기 하위 메뉴가 나타납니다. 첫 번째 옵션인 '주기에 추가'를 클릭하십시오.
4. 학부모에게 먼저 청구할지, 아니면 기업 지불자에게 먼저 청구할지 선택하십시오.
5. 저장 버튼을 클릭하세요.
OpenApply 에서 수집한 데이터를 사용하여 청구할 학생을 선택합니다.
기업 및 가족 지불자
다음 단계에서는 학부모에게 청구하는 방법을 안내합니다. 법인 납부자를 선택하는 경우, OpenApply 에 법인 납부자 정보가 입력된 학생만 표시됩니다.
6. 필터 섹션을 확장하여 OpenApply 에서 수집한 청구 데이터를 확인하세요. 이 데이터를 사용하여 청구할 학생을 필터링할 수 있습니다.
필터
참고로, OpenApply 의 업데이트는 매일 밤 동기화됩니다. 일부 항목에 "지정되지 않음"이라고 표시될 수 있는데, 이는 SchoolsBuddy 사이트마다 시스템 사용법을 익히도록 5명의 테스트 학생이 배정되어 있기 때문에 종종 5개의 항목이 누락되는 현상이 발생하기 때문입니다.
7. 필터링된 학생 수를 빠르게 확인할 수 있으며, '모두 추가' 버튼을 사용하거나 학생 옆에 있는 '+ ' 버튼을 선택하여 개별적으로 추가할 수 있습니다.
올바른 학생들을 선택하면 아래에 선택한 학생 수와 간단한 인원수가 표시되어 정확한지 확인할 수 있습니다. 필요한 경우 납부자 를 변경할 수 있습니다. 납부자는 OpenApply 에서 '학부모 책임' 으로 표시된 학부모(별표 * 로 표시됨)로 기본 설정됩니다.
부모 중 누구도 책임 부모로 지정되지 않은 경우, 지불자는 (알파벳 순서대로) 임의의 부모를 기본값으로 사용합니다.
팁:
별표로 표시된 전체 지불인 이름이 보이지 않으면 Ctrl 또는 Cmd +/- 키를 사용하여 화면 해상도를 조정하십시오.
8. 이번 학생들에게 청구할 상품을 선택하세요. 선택한 상품과 총 청구 금액이 목록 아래에 표시됩니다.
9. 필요한 수수료 감면액을 입력하십시오(예: 학년도 중간에 입학하는 학생이나 교직원 자녀에게 요금을 청구하는 경우).
10. '학생들에게 제품 적용'을 클릭하세요.
11. 배치 저장 완료 알림이 표시됩니다. 하위 메뉴에서 제품 보기 및 배치 보기 로 이동하면 방금 저장한 배치를 확인할 수 있습니다.
제품 보기
제품 보기 화면은 제품별로 청구된 학생 수를 보여주는 요약 대시보드입니다. 가족 및 기업 결제 모두 집계됩니다. 청구 총액은 실제 청구 금액과 할인 내역을 포함하며, 아직 청구되지 않은 결제 건(표시된 대로 최종 청구일이 아직 없는 경우)도 포함됩니다.
일괄 보기
배치 보기(Batch view)는 생성된 모든 배치를 보여주는 요약 대시보드입니다. 각 배치에는 시스템에서 생성된 배치 코드가 부여되며 상태가 표시됩니다.
처리 중 - 일괄 생성됨
송장 처리 중 - 사용자가 송장을 입력했지만 아직 전송되지 않았습니다.
청구서 발행 완료 - 청구서가 발송되었습니다
삭제됨 - 일괄 처리 > 제품을 선택하고 '일괄 처리 삭제'를 클릭하여 삭제할 수 있습니다.
미완료 - 학생이 결제자를 선택하지 않았습니다.
1. 배치 항목을 클릭하면 오른쪽에 전체 세부 정보가 표시됩니다.
2. 먼저 학생 목록이 열립니다. 여기에는 학생 ID 와 해당되는 경우 VBAN이 포함됩니다. 일부 학생의 지불자 정보가 누락되었지만 나머지 학생들에게는 청구서를 발송하려는 경우, 여기에서 개별 학생을 일괄 목록에서 삭제할 수 있습니다. 또한 학생 정보를 수정하여 청구서를 보낼 지불자(가족)를 선택할 수도 있습니다.
3. 제품 보기로 전환하여 해당 배치가 어떤 제품에 대한 것인지, 적용된 할인이 있는지, 배치에 대해 청구된 총 금액을 확인하십시오.
4. 원하시면 여기서 전체 배치를 삭제할 수 있습니다.
송장 게시
'송장 제출' 탭에서는 보류 중인 모든 학생에 대한 최종 요약 정보를 확인할 수 있습니다.
1. 여기에 표시된 청구서 수는 미처리된 배치에 속한 학생 수의 총합입니다. 미완료 배치에 있는 학생은 계산되지 않으며 청구되지 않습니다. 해당 배치에서 납부자 정보가 완료된 학생들에게만 청구를 계속하려면 배치 보기로 돌아가서 미완료 배치에서 미완료된 학생을 제거하십시오.
2. 송장 만기일을 입력하십시오.
3. 필요한 경우 송장에 대한 참조 번호를 입력하십시오.
4. 송장을 게시합니다 .
5. 마지막 경고 팝업 메시지에서 확인 또는 취소를 클릭하세요.
6. 일괄 처리 보기 로 돌아가서 상태를 확인하세요. 모든 이메일이 전송될 때까지 이 페이지에는 '송장 처리 중 '이 표시됩니다(많은 학생에게 송장을 발송하는 경우 이메일 처리에 몇 분 정도 소요될 수 있습니다). 송장이 전송되면 일괄 처리 상태는 '송장 발송 완료'로 변경됩니다.
송장 관리 관련 다음 글에서 발송된 송장 보기, 수령한 대금 관리, 신용 메모 발행 및 송장, 영수증, 신용 메모 재발행 방법을 확인하세요.