송장 탭은 최초 송장 발행 후 모든 작업에 사용됩니다. 여기에서 신용 메모를 발행하거나, 영수증을 발급하거나, 송장을 재발송할 수 있습니다.
요약 보기
1. 요금 청구서를 발행한 후에는 '청구서' 탭으로 이동하여 발행된 모든 청구서의 요약 정보를 확인하세요.
2. 열 머리글의 토글 버튼을 사용하여 발행일 또는 만기일을 기준으로 송장을 정렬하세요.
3. 필터 섹션을 확장하여 청구 주기 , 지불자 유형 또는 결제 상태 별로 송장을 필터링하세요.
4. 청구서를 클릭하면 자세한 내용을 볼 수 있습니다.
청구서 보기
5. 각 송장에는 작업 메뉴가 있으며, 여기에서 본인 참조용 메모(또는 수업료 관리 역할을 가진 다른 재무 담당자) 를 추가할 수 있습니다. 또한 수령한 금액을 기록하기 위해 결제를 추가하거나, 지불해야 할 금액을 줄이기 위해 크레딧 메모를 추가하거나 , 발송된 PDF 송장을 볼 수 있습니다 .
6. '청구서 보기'를 클릭하면 청구서가 PDF 파일로 표시됩니다. 이는 납부자에게 발송된 청구서입니다. 청구서의 세부 정보를 변경하려면 '수업료 청구: 초기 설정 - 수수료 및 청구서 템플릿'을 참조하십시오.
내부 사용을 위한 메모 추가
7. 메모는 내부용으로만 사용됩니다. 수업료 관리자 사용자만 송장 패널에서 메모를 볼 수 있습니다.
8. 메모 기록에는 타임스탬프가 표시되며, 메모를 작성한 사용자 이름이 기록됩니다.
지불 내역 기록 및 영수증 발행
9. 결제 추가 - 결제 금액은 기본적으로 송장 총액으로 설정되지만, 수정할 수 있습니다. 또한 결제 날짜, 결제 방법 및 거래 참조 번호를 기록할 수 있습니다.
10. 지불 내역은 영수증 탭에 기록됩니다. 미지불 잔액이 있는 경우, 지불 상태가 '부분 지불됨' 으로 변경됩니다.
청구서 발행인에게 영수증이 이메일로 발송되며, 잠시 후 영수증 사본을 확인하실 수 있습니다(영수증 생성에 몇 분 정도 소요될 수 있습니다).
신용 메모를 추가하세요
11. 크레딧 노트를 추가하여 미결제 잔액을 줄일 수 있습니다. 예를 들어, 학생이 학기 시작 후에 학교에 입학하는 경우 또는 청구 후 금액을 차감하려는 경우에 사용할 수 있습니다. 크레딧 노트는 청구서 납부자에게 이메일로 발송되며, 몇 분 후 PDF 사본을 확인할 수 있습니다.
송장, 신용장 또는 영수증을 다시 보내거나 새 담당자에게 보내세요.
12. 보내기 탭에서 청구서를 지불인, 다른 가족 또는 회사 연락처, 또는 이메일 주소를 수동으로 입력하여 다른 연락처로 다시 보낼 수 있습니다.
이메일 제목을 수정하고, 사용 가능한 송장, 영수증 또는 신용 메모를 포함할지 여부를 선택하고, 수신자에게 보낼 간단한 메모를 입력하여 이메일 본문에 표시할 수 있습니다.
연체료 일괄 추심
청구서의 만기일이 지나면 상태가 "미지급(연체)" 또는 "부분 지급(연체)"으로 변경됩니다. 필터를 확장하고 해당 결제 상태를 선택하세요. 오른쪽 열에서 모든 청구서를 선택하거나, 체크박스를 사용하여 독촉할 청구서를 선택한 후 " 연체 알림 보내기"를 클릭하세요.
알림을 보내고 나면 마지막으로 보낸 이메일 날짜가 표시되어 실수로 너무 많은 알림을 보내는 것을 방지할 수 있습니다.