Öğrenim Ücreti Faturalandırması: Faturalandırma Döngüsü Oluşturma ve Toplu Fatura Düzenleme

Bu makale, faturalandırılacak öğrencilerden oluşan bir grubu hazırlama adımlarını açıklamaktadır. Faturalandırılacak öğrenci grubunuzu inceledikten sonra, faturaların nasıl yönetileceğini açıklayan bir sonraki makaleye geçin.

Lütfen dikkat edin - faturalandırmaya başlamadan en az bir gün önce velilerin OpenApply faturalama formlarını tamamlamaları için bir son tarih belirlemenizi öneririz, böylece veriler gece boyunca SchoolsBuddy senkronize edilebilir. Ödeme yapanın bilgileri burada değiştirilebilir (veliler arasında geçiş yapılabilir) ancak düzenlenemez (örneğin adres veya kurumsal ödeme yapanın bilgileri güncellenemez). Eksik ödeme yapanın bilgileri varsa, kalan bilgileri bulana kadar toplu işlemleri bekleme durumunda bırakabilirsiniz. Fatura yanlış kişiye veya yanlış iletişim bilgilerine sahip birine gönderilirse, faturayı daha sonra yeniden gönderebilirsiniz.

Faturalama Döngüsü

Öğrenim Ücreti Faturalama Modülünü ilk kullanımınızda, bir Faturalama Döngüsü oluşturmanız gerekecektir. Faturalarınızı düzenlemek için istediğiniz herhangi bir adı kullanabilirsiniz, örneğin "Yıllık faturalama 2023", "Dönemlik faturalama 2023" vb. Bu, faturalarınızı kategorize etmenin bir yoludur ve daha sonra bu döngü için faturalandırmanız gereken tüm öğrencileri faturalandırıp faturalandırmadığınızı görmek için buna başvurabilirsiniz.

1. Döngü Ekle'ye tıklayın.

2. Faturalama döngüsünün adını , uygun tarih aralığını , akademik yılı ve akademik dönemi girin. Ekle'ye tıklayarak işlemi tamamlayın.

3. Şimdi Faturalama Döngüsü alt menüsü görünecektir. İlk seçenek olan "Döngüye Ekle" seçeneğine tıklayın.

4. Önce velilere mi yoksa kurumsal ödeme yapanlara mı fatura kesmek istediğinizi seçin.

5. Kaydet'e tıklayın.

OpenApply toplanan verilerle faturalandırılacak öğrencilerin seçimi

6. Faturalandırmak istediğiniz öğrencileri filtrelemek için OpenApply topladığınız faturalama verilerini görüntülemek üzere filtreler bölümünü genişletin.

7. Filtrelediğiniz öğrenci sayısını hızlıca görebilir ve tümünü ekle düğmesini kullanabilir veya bir öğrenciyi tek tek eklemek için öğrencinin yanındaki + düğmesini seçebilirsiniz.

Doğru öğrencileri seçtikten sonra, aşağıda hızlı bir sayımla birlikte görünecekler, böylece doğru miktarı seçtiğinizden emin olabilirsiniz. Gerekirse Ödeme Yapanı değiştirebilirsiniz; Ödeme Yapan , OpenApply Sorumlu Ebeveyn olarak işaretlenmiş ebeveyn olacaktır - bu bir yıldız işareti * ile gösterilir.

Eğer hiçbir ebeveyn sorumlu ebeveyn olarak işaretlenmemişse, ödemeyi yapan taraf alfabetik sırayla herhangi bir ebeveyni seçecektir.

8. Bu öğrenci grubuna faturalandırmak istediğiniz ürünü/ürünleri seçin; seçilen ürün ve toplam fatura tutarı listenin altında görünecektir.

9. Gerekli olan ücret indirimini girin (örneğin, yılın ortasında katılan öğrencilerden veya personel çocuklarından ücret alıyorsanız).

10. Öğrencilere Ürün(ler)i Uygula seçeneğine tıklayın.

11. İşlemin kaydedildiğini gösteren bir bildirim bulunur. Alt menüdeki sonraki öğelere, Ürün Görünümü ve İşlem Görünümü'ne geçtiğinizde, az önce kaydettiğiniz işlemi inceleyebilirsiniz.

Ürün Görünümü

Ürün görünümü, ürün bazında kaç öğrencinin faturalandırıldığını gösteren özet bir kontrol panelidir. Hem aile hem de kurumsal gruplar sayılır. Faturalandırılan Toplam, henüz faturalandırılmamış gruplar da dahil olmak üzere (gösterildiği gibi, henüz Son Fatura Tarihi yok) indirimler de dahil olmak üzere faturalandırılan gerçek tutarları gösterir.

Toplu Görünüm

Toplu İşlem görünümü, oluşturulan tüm toplu işlemleri gösteren özet bir kontrol panelidir. Her toplu işleme sistem tarafından oluşturulan bir Toplu İşlem kodu atanır ve bir durumu bulunur:

• Beklemede - Toplu işlem oluşturuldu

• Faturaların İşlenmesi - Kullanıcı faturaları kaydetti ancak henüz gönderilmedi.

• Fatura kesildi - Faturalar gönderildi.

• Silindi - Parti > Ürünler'i seçip 'Partiyi Sil' seçeneğine tıklayarak silinebilir.

• Tamamlanmamış - Öğrencinin seçilmiş bir ödeme yöntemi yok.

1. Ayrıntıları sağ tarafta görmek için bir partiye tıklayın.

2. Öncelikle Öğrenci listesi açılacaktır. Bu liste, varsa Öğrenci Kimliği ve VBAN'ı içerir. Bazı Ödeme Yapan bilgileri eksikse ancak diğer öğrencilere fatura göndermek istiyorsanız, buradan tek tek öğrencileri toplu işlemden silebilirsiniz. Ayrıca, faturayı hangi ödeme yapana (aileye) göndereceğinizi seçmek için öğrenciyi düzenleyebilirsiniz.

3. Ürün görünümüne geçerek, siparişin hangi ürüne ait olduğunu, herhangi bir indirim uygulanıp uygulanmadığını ve sipariş için faturalandırılan toplam tutarı görebilirsiniz.

4. Dilerseniz, tüm işlemi buradan silebilirsiniz.

Faturaları Gönder

Fatura Gönder sekmesi, bekleyen gruplardaki tüm öğrencilerin son özet görünümünü içerir.

1. Burada gösterilen fatura sayısı, bekleyen gruplardaki toplam öğrenci sayısıdır. Tamamlanmamış gruplardaki öğrenciler sayılmayacak/faturalandırılmayacaktır. Eğer bu grupta ödeme bilgileri tamamlanmış öğrencilere fatura kesmeye devam etmek istiyorsanız, eksik bilgileri olan öğrencileri Tamamlanmamış gruptan kaldırmak için grup görünümüne geri dönün.

2. Faturanın vade tarihini girin.

3. Gerekirse faturalar için bir referans numarası girin.

4. Faturaları Kaydedin .

5. Son uyarı açılır penceresinde Onayla veya İptal'e tıklayın:

6. Durumu görmek için Toplu İşlem görünümüne geri dönün. Bu sayfada, tüm e-postalar gönderilene kadar "Faturalar İşleniyor" yazısı görünecektir (çok sayıda öğrenciye fatura kesiyorsanız, e-postaların işlenmesi birkaç dakika sürebilir. Gönderildikten sonra toplu işlem durumu "Faturalandırıldı" olacaktır).

Faturaları Yönetme başlıklı bir sonraki makaleye geçerek gönderilen faturaları görüntüleme, alınan ödemeleri yönetme, kredi notu düzenleme ve faturaları, makbuzları ve kredi notlarını yeniden düzenleme konularını inceleyebilirsiniz.