Fatura sekmesi, ilk faturanın düzenlenmesinden sonraki tüm işlemler için kullanılır. Burada iade faturası düzenleyebilir, makbuz verebilir veya faturayı yeniden gönderebilirsiniz.
Özet Görünüm
1. Ücretleri faturalandırdıktan sonra, oluşturulan tüm faturaların özet görünümünü görmek için Faturalar sekmesine gidin.
2. Faturaları Tarih veya Son Ödeme Tarihine göre sıralamak için sütun başlıklarındaki seçenekleri kullanın.
3. Faturaları faturalama döngüsüne , ödeme yapan türüne veya ödeme durumuna göre filtrelemek için Filtre bölümünü genişletin.
4. Ayrıntılı bilgi için faturaya tıklayın.
Faturaları görüntüle
5. Her faturada, kendi referansınız için (veya Öğrenim Ücreti Yönetimi rolüne sahip diğer finans personeli için) notlar ekleyebileceğiniz bir İşlemler menüsü bulunur. Ayrıca, alınan fonları kaydetmek için Ödeme Ekle , ödenmesi gereken ücreti azaltmak için Kredi Notu Ekle veya gönderilen PDF Faturayı Görüntüle seçeneklerini de kullanabilirsiniz.
6. Faturayı Görüntüle seçeneği, faturayı PDF olarak görüntüler. Bu, ödeme yapana gönderilen faturadır. Faturanızdaki herhangi bir detayı değiştirmek için yardıma ihtiyacınız varsa, lütfen Öğrenim Ücreti Faturalandırması: İlk Yapılandırma - Ücretler ve Fatura Şablonları bölümüne bakın.
Dahili kullanım için notlar ekleyin.
7. Notlar yalnızca dahili kullanım içindir. Bunlar yalnızca Fatura panelinde Öğrenim Ücreti Yönetimi kullanıcıları tarafından görülebilir.
8. Not geçmişi zaman damgalıdır ve notu yazan kullanıcı adını kaydeder.
Ödemeleri Kaydet ve Makbuzları Düzenle
9. Ödeme Ekle - Ödeme tutarı varsayılan olarak fatura toplamına eşittir, ancak bunu düzenleyebilirsiniz. Ayrıca ödeme tarihini, ödeme yöntemini ve işlem için bir referans kaydedebilirsiniz.
10. Yapılan ödemeler Makbuzlar sekmesinde kaydedilir. Henüz ödenmemiş bir bakiye varsa, Ödeme Durumu Kısmen Ödendi olarak değişir.
Fatura ödeyicisine bir makbuz e-posta ile gönderilir ve siz de kısa bir süre sonra bir kopyasını görüntüleyebilirsiniz (makbuzun oluşturulması birkaç dakika sürebilir).
Kredi Notu Ekle
11. Ödenmemiş bakiyeyi azaltmak için kredi notları eklenebilir; örneğin, bir öğrenci dönem başlangıcından sonra okula katılırsa veya faturalama sonrasında bir indirim uygulamak isterseniz. Bunlar ayrıca fatura ödeyicisine e-posta ile gönderilecek ve birkaç dakika sonra PDF kopyası görüntülenebilecektir.
Faturayı, kredi notunu veya makbuzu yeniden gönderin veya yeni bir kişiye gönderin.
12. Gönder sekmesinde, faturayı fatura ödeyicisine, diğer aile veya şirket kişilerine veya e-posta adreslerini manuel olarak girerek başka bir kişiye yeniden gönderebilirsiniz.
E-postanın konu başlığını düzenleyebilir, varsa faturaları, makbuzları veya kredi notlarını eklemeyi seçebilir ve gönderilen e-postanın gövdesinde gösterilecek kısa bir not ekleyebilirsiniz.
Toplu olarak vadesi geçmiş ücretlerin takibi
Faturanın vadesi geçtiğinde, durumu "Ödenmemiş (Gecikmiş)" veya "Kısmen Ödenmiş (Gecikmiş)" olarak değişir. Filtreleri genişletin ve ilgili ödeme durumunu seçin. Sağdaki sütundan tüm faturaları seçebilir veya onay kutularını kullanarak takip etmek istediğiniz faturaları seçip ardından "Gecikme Hatırlatıcısı Gönder"e tıklayabilirsiniz.
Bir hatırlatma gönderdikten sonra, yanlışlıkla çok fazla hatırlatma göndermemeniz için son gönderilen e-postanın tarihi gösterilir: