Öğrenim Ücreti Faturalama modülünde, faturalama döngüsü oluşturmak için Döngü Ekle'yi seçin, ardından öğrencileri OpenApply faturalama verilerine göre filtrelemek, ürünleri uygulamak ve toplu işlemi kaydetmek için Döngüye Ekle'yi kullanın. Ürün Görünümü ve Toplu İşlem Görünümü'nde inceleyin, ardından Faturaları Gönder'den faturaları gönderin.
- SchoolsBuddy
- Nasıl yapılır
- Yönetici
Öğrenim ücreti faturalandırması: faturalandırma döngüsü oluşturma ve toplu fatura oluşturma
Öğrencilere fatura kesmek ve faturaları sisteme kaydetmek için hazırlık yapan finans personeli için.
| istiyorum | Git |
|---|---|
| Faturalama döngüsü oluşturun | Faturalama döngüsü oluşturun |
| Öğrencileri ve ürünleri seçin | Faturalandırılacak öğrencileri seçin |
| Toplamları ve partileri kontrol edin | Ürün görünümü ve Parti görünümü |
| Faturaları gönderin | Faturaları gönder |
Velilerin faturalandırma formlarını OpenApply en az bir gün önceden tamamlamaları için bir son tarih belirleyin, böylece veriler gece boyunca SchoolsBuddy senkronize edilebilir.
Ödeme yapanlarla ilgili neleri değiştirebilirim ve eksik bilgiler varsa ne yapmalıyım?
Burada ödeme yapacak kişiyi ebeveynler arasında değiştirebilirsiniz, ancak ödeme yapacak kişinin bilgilerini (örneğin adres veya kurumsal ödeme yapacak kişinin bilgileri) düzenleyemezsiniz. Eksik ödeme yapacak kişinin bilgilerini takip ederken, toplu işlemleri bekleme durumunda bırakabilirsiniz. Bir fatura yanlış kişiye veya yanlış iletişim bilgilerine sahip birine giderse, daha sonra yeniden gönderebilirsiniz.
Faturalama döngüsü oluşturun
Öğrenim Ücreti Faturalama modülünü ilk kez kullandığınızda, bir faturalama döngüsü oluşturun. Faturalama düzeninizi nasıl oluşturduysanız, o şekilde adlandırın; örneğin "Yıllık faturalama 2023" veya "Dönemlik faturalama 2023". Bu, faturalarınızı kategorize eder, böylece daha sonra o döngü için faturalandırmanız gereken her öğrenciyi faturalandırıp faturalandırmadığınızı kontrol edebilirsiniz.
Döngü Ekle'yi seçin.
-
Fatura döngüsü adını, tarih aralığını, akademik yılı ve akademik dönemi girin, ardından Ekle'yi seçin.
Açılan faturalama döngüsü alt menüsünde, "Döngüye Ekle" seçeneğini belirleyin.
Faturayı önce velilere mi yoksa kurumsal ödeme yapanlara mı keseceğinizi seçin.
-
Kaydet'i seçin.
OpenApply verilerini kullanarak faturalandırılacak öğrencileri seçin.
Bu adımlar ailelere nasıl fatura kesileceğini göstermektedir. Kurumsal ödeme yapanlara fatura kesiyorsanız, yalnızca OpenApply kurumsal ödeme bilgileri girilmiş öğrencileri görürsünüz.
-
Filtreler bölümünü genişleterek OpenApply toplanan faturalama verilerini görüntüleyebilir ve faturalamak istediğiniz öğrencileri filtrelemek için kullanabilirsiniz.
OpenApply güncellemeleri gece boyunca senkronize edilir. Bazı seçenekler "Belirtilmedi" olarak görünebilir. Her SchoolsBuddy sitesinde sistemi tanımanız için 5 test öğrencisi bulunur, bu nedenle genellikle 5 eksik giriş vardır.
-
Filtrelenmiş öğrenci sayısını kontrol edin, ardından "Tümünü Ekle"yi seçin veya öğrencileri tek tek eklemek için öğrencinin yanındaki "+" işaretini seçin. Seçilen öğrenciler aşağıda sayılarıyla birlikte görünür, böylece sayıyı doğrulayabilirsiniz. Ödeme yapan kişi, OpenApply "Sorumlu Ebeveyn" olarak işaretlenmiş ve yıldız (*) ile gösterilen ebeveyndir. Hiçbir ebeveyn "Sorumlu Ebeveyn" olarak işaretlenmemişse, ödeme yapan kişi alfabetik sırayla herhangi bir ebeveyn olabilir. Gerekirse ödeme yapan kişiyi değiştirebilirsiniz.
Yıldız işaretiyle belirtilen ödeme yapanın tam adını göremiyorsanız, Ctrl veya Cmd tuşlarını ve + veya - tuşlarını kullanarak ekranı küçültün.
Bu partiye faturalandırılacak ürünü veya ürünleri seçin. Seçilen ürün, fatura toplamıyla birlikte listenin altında görünür.
Örneğin, yılın ortasında kayıt yaptıran öğrenciler veya personel çocukları için gerekli olan ücret indirimini girin.
-
Öğrencilere Ürün(ler)i Uygula seçeneğini belirleyin.
Bir bildirim, partinin kaydedildiğini doğrular. Alt menüdeki Ürün Görünümü ve Parti Görünümü bölümlerinde inceleyebilirsiniz.
Ürün görünümü
Aile ve kurumsal gruplar dahil olmak üzere her ürün için kaç öğrencinin faturalandırıldığını gösteren özet bir gösterge paneli. Faturalandırılan Toplam, henüz faturalandırılmamış gruplar için bile (bunların henüz Son Fatura Tarihi yoktur) indirimler dahil gerçek tutarları gösterir.
Toplu görünüm
Tüm partilerin özetini gösteren bir kontrol paneli. Her partinin sistem tarafından oluşturulmuş bir parti kodu ve durumu vardır:
| Durum | Anlam |
|---|---|
| Askıda olması | Toplu işlem oluşturuldu. |
| Faturaların İşlenmesi | Faturalar kaydedildi ancak henüz gönderilmedi. |
| Faturalandırıldı | Faturalar gönderildi. |
| Silindi | Partiyi seçip, ardından Ürünler ve Partiyi Sil seçeneklerini belirleyerek silindi. |
| Eksik | Öğrencinin seçtiği bir ödeme yöntemi bulunmamaktadır. |
Sağ tarafta tüm ayrıntılarını görmek için bir parti seçin.
-
Öncelikle Öğrenci listesi açılır ve varsa öğrenci kimlik numarası ve VBAN numarası gösterilir. Faturanın hangi ödeme yapana (aileye) gönderileceğini seçmek için bir öğrenciyi düzenleyebilirsiniz. Bazı ödeme yapan bilgileri eksikse ancak geri kalanını faturalandırmak istiyorsanız, bu öğrencileri buradan toplu işlemden silebilirsiniz.
-
Ürün görünümüne geçerek ürünü, varsa indirimleri ve toplu sipariş için toplam fatura tutarını görebilirsiniz. Buradan tüm toplu siparişi silebilirsiniz.
Faturaları gönder
Fatura Gönderimi sekmesi, bekleyen gruplardaki tüm öğrencilerin son özetini gösterir. Fatura sayısı, bu gruplardaki toplam öğrenci sayısıdır. Tamamlanmamış gruplardaki öğrenciler sayılmaz veya faturalandırılmaz. Ödeme bilgileri eksiksiz olan tamamlanmamış bir gruptaki öğrencilere fatura kesmek için, grup görünümüne geri dönün ve eksik bilgilere sahip öğrencileri kaldırın.
Faturanın vade tarihini girin.
Gerekirse faturalar için bir referans numarası girin.
-
Faturaları gönderin.
-
Son uyarı mesajında Onayla veya İptal et seçeneklerinden birini seçin.
-
Durumu kontrol etmek için toplu işlem görünümüne geri dönün. Tüm e-postalar gönderilene kadar "Faturalar İşleniyor" yazısı görünür; bu işlem, çok sayıda öğrenci için birkaç dakika sürebilir. Gönderildikten sonra durum "Faturalandırıldı" olarak değişir.
Ardından, gönderilen faturaları görüntülemek, alınan ödemeleri yönetmek, kredi notları düzenlemek ve faturaları, makbuzları ve kredi notlarını yeniden düzenlemek için Faturaları Yönetme bölümüne bakın.
Hâlâ yardıma ihtiyacınız var mı?
Talep gönderin