Anında Rezervasyon - Örnek 2: Okul Gezisi Oluşturma

Bu makale, bir okul gezisi örneği üzerinden anında rezervasyon ve ödeme kaydı oluşturma sürecinde size rehberlik edecektir.

Bölüm 1: Konteynerin Oluşturulması

1. Etkinlikler ve Kulüpler Yönetimi sekmesini seçin (okulunuzun tercihlerine bağlı olarak farklı şekilde etiketlenmiş olabilir).
2. Bu senaryoda Okul Gezileri'ni seçin (Okulunuzda bu seçenek yoksa, Anında Rezervasyon ve Ödeme aynı işlevi görür. Okul Gezileri etiketini istiyorsanız, lütfen bunu ayarlamak için Talep Gönder aracılığıyla bizimle iletişime geçin.)
3. Yeni bir konteyner eklemek için sağ üst köşedeki Ekle düğmesine tıklayın.
   
4. Konteyner detaylarını tamamlayın.
   
   • Kayıt Başlığı: Başlığa bir metin ekleyin, örneğin Okul Gezileri 2024/25.
   • Açıklama: Okul gezilerine kayıtla ilgili bilgileri ekleyin.
   • Rezervasyon iptaline izin ver / Çakışmaları engelle : Okulunuzun protokolüne göre ayarlayın.
   • Grup başına maksimum rezervasyon yapılabilecek etkinlik sayısı: Gruplar yıla göre düzenleneceği ve yılda birden fazla gezi olabileceği için bunu 0 olarak bırakın.
   • Etkinliklerin başlangıç/bitiş tarihleri/saatleri: Etkinliklerin ne zaman gerçekleşmesini istediğinizi belirleyin; bu durumda tüm okul yılı için. Yıl ilerledikçe geziler eklemek için bu alanı yeniden kullanabilirsiniz. Saatler bu durumda önemli değildir, çünkü her bir etkinlik için daha sonra ayrı ayrı ayarlanabilir.
   • Onay sorumluluğu: Okulunuzun tercihlerine göre 'Sadece Veliler', 'Öğrenciler veya Veliler' veya 'Sadece Öğrenciler' seçeneklerinden birini seçin.
   • Kayıtların açılış tarihi ve saati: Kayıtların açılacağı tarih ve saat (ebeveynlerin rezervasyon yapmaya başlayabileceği zaman)
     Kayıtların kapanış tarihi: Kayıtların kapanacağı tarih ve saat (örneğin, dönem/yıl için bir plan oluşturuyorsanız, velilerin gezilere kayıt olabileceği son gün ne zaman olmalıdır?).
   • "Tümünü seç" düğmesini göster: Çoğu durumda bunu işaretlemeyin .
     Bu özelliği açmak, velilerin/öğrencilerin tüm gezileri aynı anda seçmelerine olanak tanır; ancak buna nadiren ihtiyaç duyulur.
   • Organizasyonel blok tarihleri ​​kullanılsın mı?: Bu varsayılan olarak açıktır ve organizasyonel düzeyde belirlediğiniz blok tarihleri ​​kullanır. Örneğin, seyahatleriniz tatil dönemine denk geliyorsa bunları kullanmayın.
   • Kupon Ödemelerini Kabul Et: Bu seçenek yalnızca Birleşik Krallık okulları içindir. Lütfen yalnızca tüm geziler için çocuk bakım kuponlarının kabul edileceği durumlarda bu seçeneği işaretleyin. Bu seçeneği işaretlerseniz, hangi grubun çocuk bakım kuponlarıyla ödeme yapabileceğini sınırlama seçeneğiniz olacaktır (lütfen Çocuk Bakım Kuponlarının Kullanımını Kısıtlama hakkındaki bu makaleye bakın).
   • Yeni Rezervasyon Bildirimleri Gönder: Bu kutu işaretlenirse, Rezervasyon Bildirimi rolüne sahip personel, bir veli veya öğrenci tarafından yeni bir gezi rezervasyonu yapıldığında bilgilendirilecektir.
   • Şartlar ve Koşullar: Tüm seyahatler için geçerli olacak şartlar ve koşulları girebilirsiniz. Seyahate özel şartlar ve koşullar daha sonraki bir aşamada girilecektir.
   • Şartlar ve Koşullar hakkında ek bilgi (URL): Okulunuzun Şartlar ve Koşulları PDF dosyasında veya web sitesindeyse, buraya bağlantısını ekleyebilirsiniz.
   • Rezervasyon Veri Formu: Rezervasyon sırasında öğrenciden ihtiyaç duyduğunuz diğer bilgileri toplamak için sizin için bir form oluşturabiliriz.
5. Doğru bilgileri girdikten sonra, ekranın sağ alt köşesindeki yeşil kaydet düğmesine tıklayın.
   

Bölüm 2: Grupları Oluşturma

1. Kaydedildikten sonra, Kapsayıcı oluşturulacak ve Kapsayıcınıza gruplar ekleyebileceğiniz Gruplar sayfasına yönlendirileceksiniz. Grup oluşturmak için sağ üst köşedeki Ekle düğmesine tıklayın.
   
2. Grup bilgilerini tamamlayın. Gezilerin çoğu belirli bir sınıf veya yıl grubuna sunulduğundan, okulunuz için en kolay olan yönteme bağlı olarak, grupları Sınıf Grubu veya Gezi Adı'na göre oluşturmanızı öneririz.

   • Okulunuz düzenli olarak geziler düzenliyorsa (örneğin, 1. ve 2. sınıflar her zaman birlikte gidiyorsa), grubu sınıf düzeyine göre adlandırmak daha kolaydır, örneğin " 1. ve 2. Sınıf Gezileri".

   • Eğer kombinasyonlar değişkenlik gösteriyorsa (örneğin, bazen 1. ve 2. Sınıf, bazen 1., 2. ve 3. Sınıf), o zaman grubu Gezi Adı ile adlandırmak daha iyidir, örneğin Uzay Müzesi Gezisi.

     • Başlık: Başlığa ekleyin, örneğin 1. ve 2. Sınıf Gezileri
     • Açıklama: Gerekirse açıklama ekleyin.
     • Kimler katılabilir / Ön koşul / Kimler katılamaz: Seçildiğinde, ekranda kimlerin kayıt olabileceğini belirleyen bir açılır kutu görünecektir. Kayıt olabilecek Yıl/Sınıf veya Grubu bulmak için açılır kutuyu ve arama çubuğunu kullanın. Yıl/Sınıf veya Grubu seçin, Ekle ve Devam'ı tıklayarak ayarı onaylayın.
     • Cinsiyet: Grup için cinsiyeti seçin.
     • Sorumlu Personel: Grubu organize edecek bir personel seçin.
     • Etkinlik: Bu, rezervasyon yapan kişi tarafından görülemez ancak raporlama amacıyla kullanılabilir. Bir etkinlik türü seçin. Tercih ettiğiniz tür mevcut değilse lütfen SchoolsBuddy ile iletişime geçin.
     • Varsayılan Konum: Bir konum seçin. Bunu bir toplantı noktası için kullanabilirsiniz, örneğin Resepsiyon.
     • Grup kodu / Faturalama kodu: Okulunuzun mutabakat için kullanacağı özel kodlar varsa bunları kullanın.
3. İşlem tamamlandığında, grubu oluşturmak için Kaydet'e tıklayın.
   

Bölüm 3: Etkinlikleri Oluşturma.

1. Tüm gruplar eklendikten sonra, Etkinlik Oluştur'a gidin.
2. Sağ üst köşede bulunan +Yeni Ekle seçeneğine tıklayın.
   
3. Gezi etkinliklerine ilişkin ayrıntıları tamamlayın.
   • Başlık: Geziniz için uygun başlığı ekleyin.
   • Önemli Bilgiler: Geziyle ilgili önemli bilgileri ekleyin. Lütfen, önemli bilgiler ve ek bilgilerin, rezervasyon yapılırken ebeveynler tarafından görülebileceğini unutmayın.
   • Ek bilgi: Geziyle ilgili diğer bilgiler
   • Rezervasyon Seçenekleri:
     • Bireysel Rezervasyon: Tek günlük gezi için bunu seçin.

     • Toplu Rezervasyon: Çok günlük bir gezi için bunu seçin.

   • Yer sayısı: Mümkünse maksimum yer sayısını belirleyin.
   • Gruplar için oluştur: Etkinliği oluşturmak istediğiniz grubu seçin.
   • Konum: Grup oluştururken varsayılan konumu kullanmak istiyorsanız 'Grup varsayılan konumunu kullan' seçeneğini, açılır kutudan bir konum bulmak istiyorsanız 'Konum belirt' seçeneğini seçin.
   • Etkinlik türü: Açılır kutudan Okul Gezisi'ni seçin.
   • Maliyet Türü:
     • Seans Başına: Tek günlük gezi için bunu seçin.

     • Toplam Fiyat: Çok günlük bir gezi için bunu seçin.

   • Rezervasyon sırasında ödenecek yüzde/Depozito (%): Rezervasyon sırasında ödenmesi beklenen yüzdeyi ekleyin. %100'den az ise, kalan tutar gelecekte ödenmek üzere hesap bakiyesinde kalacaktır. Peşin ödeme gerekmiyorsa 0 girin.
   • Ödeme Yöntemi: Ebeveyn cüzdanından ücret tahsil etmek ve çevrimiçi ödemeleri kullanmak istiyorsanız 'Varsayılan - Ücret Oluştur (ve uygunsa çevrimiçi ödemelere izin ver)' seçeneğini belirleyin.
   • Sıklık:
     • Tek günlük: Tek günlük bir gezi için bunu seçin.

     • Çok günlük: Çok günlük bir gezi için bunu seçin.

   • Etkinlik tarihi: Gezi etkinliğinin tarihini girin.
   • Başlangıç ​​Saati / Bitiş Saati: Gezi etkinliğinin başlangıç ​​ve bitiş saatini seçin.
   • Kayıt Açılış/Kapanış tarihlerini boş bırakırsanız, varsayılan olarak konteyner için belirlenen tarihler ve konteynerin kapanış tarihinden önceyse etkinlik başlangıç ​​saati kullanılır.
     
4. Kural Oluştur'a tıklayın.
5. Geziyi oluşturduktan sonra, tüm gezi etkinliklerinin bir özetini göreceksiniz. Herhangi bir değişiklik yapmanız gerekiyorsa, Düzenle'ye tıklayın. Birden fazla benzer etkinlik oluşturmanız gerekiyorsa, Kopyala'yı kullanabilir ve farkı buna göre güncelleyebilirsiniz.
   

Bölüm 4: Etkinlikleri Yayınla

1. Etkinlikleri yayınlamak için. Yayınlama ekranına yönlendirilmek için Etkinlikleri Yayınla'ya tıklayın.
2. Etkinlik listenizin genel bir görünümünü göreceksiniz; bu sayede yayınlamadan önce ayrıntıları tekrar kontrol etme şansınız olacak. Etkinlikler onay kutusunu seçin, 'Onaylıyorum' onay kutusunu işaretleyin ve Yayınla'ya tıklayın. Lütfen unutmayın ki, etkinlik yayınlandıktan sonra kayıt dönemi açılır açılmaz veliler/öğrenciler tarafından görülebilir olacaktır.
   
3. 'Yayınlamayı Onayla' açılır penceresi görünecek ve devam etmek için Yayınla'ya veya önceki ekrana dönmek için İptal düğmesine tıklamanız gerekecektir. Etkinlikleri oluşturmak için Yayınla'ya tıklayın . Yayınlanacak etkinlik sayısına bağlı olarak bu işlem birkaç dakika sürebilir.
   
   

Gezi etkinliği yayınlandıktan sonra, gerekirse personel öğrencileri manuel olarak geziye kaydedebilir . Talimatlar için lütfen "Öğrencileri Etkinliklere Manuel Olarak Kaydetme" bölümüne bakın. Veliler, kayıt dönemi başladığında geziyi rezerve edebileceklerdir.

Etkinlikler oluşturulduktan sonra bir Grubun konumunu değiştirirseniz, bu durum etkinliklerin konumunu değiştirmez. Konumu Etkinlikleri/Rezervasyonları Görüntüle sekmesi veya Kayıt bölümü aracılığıyla güncellemeniz gerekir. Bunun nasıl yapılacağı hakkında daha fazla bilgi için lütfen bu makalenin 'Düzenleme' bölümüne bakın: Bir etkinliği düzenleme, silme veya iptal etme .