Gömülü Video Kullanarak Çevrimiçi Veli Toplantısı / Veli Konferansı Oluşturma

Bu makale, gömülü video kullanarak çevrimiçi veli-öğretmen toplantılarının nasıl oluşturulacağını açıklamaktadır. Ayrıca toplantının veliler ve personel için nasıl görüneceğine dair ayrıntılar da içermektedir.

Çevrimiçi toplantılar için artık Toplantı URL'lerini mi yoksa Gömülü Videoyu mu kullanacağınızı seçebilirsiniz. Hangi tür çevrimiçi toplantıyı kullanacağınıza karar vermek için lütfen bu makaleyi okuyun.

Okul içi veli-öğretmen toplantılarının nasıl oluşturulacağını görmek için lütfen buraya tıklayın .

Toplantı URL'lerini kullanarak çevrimiçi veli-öğretmen toplantıları oluşturmayı görmek için lütfen buraya tıklayın .

İpucu: Yıl boyunca aynı sınıfları (veya çoğunlukla aynı sınıfları) kullanıyorsanız, birden fazla veli toplantısını tek bir pakette planlamak kolaydır. Bu yöntemi kullanmak isterseniz, her dönem veli toplantılarını planlarken kayıt ve toplantı başlangıç-bitiş tarihlerini yıl boyunca değiştirerek toplantıları velilere gösterip gizleyebilirsiniz.

1. Etkinlikler ve Kulüpler / Rezervasyonlar Yönetim sekmesine tıklayın (bu sekme, okulunuzun tercihlerine bağlı olarak farklı şekilde etiketlenmiş olabilir).

   

2. ' Veli Öğretmen Toplantısı ' konteyner türüne tıklayın.

   

3. Yeni bir konteyner oluşturmak için ' +Ekle'ye tıklayın.

   

4. Genel ayarları tamamlayın:
   • Kayıt Başlığı: Veli Toplantısı/Veli Konferansı/Konferanslarının Adı
   • Velilere Bilgilendirme: Velilere gösterilecek tüm veli toplantılarıyla ilgili ayrıntıları ekleyin. Örneğin, son dakika katılamama durumunda kiminle iletişime geçileceği / velilerin randevuları kendilerinin iptal edip edemeyeceği gibi bilgiler.
   • Rezervasyon iptaline izin ver: Ebeveynlerin rezervasyonlarını iptal etmelerine/seçtikleri zaman dilimlerini değiştirmelerine izin vermek istiyorsanız, kutuyu işaretleyin. Ebeveynler, zaman dilimlerinin güncel müsaitlik durumunu göreceklerdir.
   • Not: Veliler yalnızca kayıtların açık olduğu süre içinde iptal/değişiklik yapabilirler.
   • Toplantı Formatı: Çevrimiçi'yi seçin (varsayılan çevrimiçi yöntem aracılığıyla)

   • Öğrenci başına öğretmenle yapılabilecek maksimum görüşme sayısı: Eğer velilerin bir öğretmenle birden fazla görüşme ayarlamasını istiyorsanız, bu değeri ayarlayabilecekleri görüşme sayısına değiştirin.

     

5. Geri kalan bilgileri doldurun.
   • Toplantıların başlangıç ​​tarihi: Görüşmelerin başlayacağı tarih. Ebeveynlere genel bir rehber sunmak isterseniz, tüm yıl için tarihleri ​​girebilirsiniz.
   • Toplantıların bitiş tarihi: Görüşmelerin yapılacağı tarih. Ebeveynlere genel bir rehber sunmak isterseniz, tüm yıl için tarihleri ​​girebilirsiniz.
   • Toplantıların varsayılan başlama saati: Eğer PTC toplantılarınızın çoğu aynı saatte başlıyorsa, bunu varsayılan saat olarak ayarlayın.
   • Toplantıların varsayılan bitiş saati: Eğer PTC toplantılarınızın çoğu aynı anda bitiyorsa, bunu varsayılan olarak ayarlayın.
   • Toplantı rezervasyonunu kimler yapabilir: Rezervasyonları ebeveynler, öğrenciler veya her ikisi birden yapabilir.
   • Kayıtların açılacağı tarih ve saat: Kayıtların açılacağı tarih ve saat
   • Kayıtların kapanış tarihi ve saati: Kayıtların kapanacağı tarih ve saat
   • Kurum Blok Tarihlerini Kullan: Bu seçeneği belirlemek, örneğin öğretmen eğitim günleri gibi kurumunuz için bloke edilmiş günlerde herhangi bir PTC oluşturulmasını önleyecektir.
   • Şartlar ve Koşullar: Rezervasyon yapmadan önce velinin kabul etmesi gereken herhangi bir Şartlar ve Koşul girebilir veya Şartlar ve Koşullar ek bilgi (URL) kutusuna bu URL'yi girerek okulunuzun web sitenizde barındırılan Şartlar ve Koşullar sayfasına bağlantı verebilirsiniz.

   • Rezervasyon Veri Formu: SchoolsBuddy rezervasyon sırasında velilerden bilgi toplamanız gerekiyorsa (örneğin, tercüman gereksinimleri) özel veri formları oluşturabilir. Her türlü isteğiniz için bizimle iletişime geçin .
     
     Tüm bilgiler girildikten sonra, yeşil ' Kaydet ' sekmesini seçin.

     

6. Konteyner oluşturulacak ve ana ekrana yönlendirileceksiniz.
   (Lütfen bir konteynerin tekrar kullanılmaması gerektiğini unutmayın. Bir sonraki PTC turu için yeni bir konteyner oluşturulması gerekmektedir.)
   Ardından, ders veya kayıt sınıfları için öğretmen grupları oluşturun. Bunları Öğrenci Bilgi Sisteminizden içe aktarabilirsiniz - eğer bir sonraki adımda zaten mevcut değillerse bizimle iletişime geçin .

7. Tek bir grup oluşturmak için Ekle'ye tıklayın veya Öğrenci Bilgi Sisteminizden içe aktarılan verilerden tüm grupları oluşturmak için Toplu Ekle'ye tıklayın.

   

8. Toplu Ekle seçeneğini seçtiyseniz, Konu Sınıflarından veya Kayıt Gruplarından gruplar oluşturmayı seçebilirsiniz. İstediğiniz seçeneği belirleyin.
   Ders sınıfları Öğretmen, Ders, Sınıf ve anahtar kelime aramasına göre filtrelenebilir:

   

   "Kayıt Grupları" nı seçerseniz, tüm kayıt gruplarınız veya sınıflarınız listelenecektir.

   

9. Eklemek istediğiniz Kayıt Gruplarını veya Konu Sınıflarını , geçiş kutularına tıklayarak veya Tümünü Seç seçeneğini kullanarak seçin.

   

   Hangi öğrencilerin Grup veya Konu Sınıfında olduğunu görmek istiyorsanız, ismin yanında bulunan yeşil (i) logosuna tıklayın.

   

10. Öğretmen unvanına bir sonek seçin. Örneğin, Kayıt Grupları'nı seçerseniz, grup unvanının soneki uygulanacaktır, örneğin 10A Veli Öğretmen Konferansı, 10B Veli Öğretmen Konferansı. Bir veli, rezervasyon yaptırmak istediği öğretmenleri seçtiğinde bunu görecektir.

    

11. Sınıflar/kayıt grupları seçildikten sonra, Öğretmenleri Oluştur düğmesine tıklayın.

    

12. Yeni oluşturulan öğretmen gruplarının bir listesi görünecektir. Bunları silebilir veya düzenleyebilirsiniz. Bir veya daha fazla öğretmeni silmek istiyorsanız, ilgili öğretmen(ler) için soldaki kutuyu işaretleyin ve ardından Seçilenleri Sil'e tıklayın.

Öğretmenlerden memnun kaldığınızda, soldaki kutuları işaretleyin veya Tümünü Seç'e ve ardından Tamamla'ya tıklayın. Çevrimiçi Konum'da , toplantının bir Toplantı URL'si yerine SchoolsBuddy yerleşik video kullanacağını belirtmek için Yerleşik video sohbeti görüntülendiğini göreceksiniz.

13. Yeni oluşturulan gruplar, kapsayıcı içindeki Öğretmenler sekmesinin altında görünecektir.

Birden fazla grubun aynı öğretmene bağlı olduğunu belirten bir uyarı mesajı görürseniz, toplantıları planlarken lütfen çok dikkatli olun. Bu gruplar için toplantıların aynı anda planlanmadığından emin olun, çünkü bu durum çakışan rezervasyonlara yol açacaktır.

Gereksiz olanları silmenizi ve sınıflarını taşımanızı öneririz - bunu nasıl yapacağınızı öğrenmek için lütfen bu makaleyi okuyun. Bu, birden fazla sınıfı tek bir grubun 'Katılım Sağlananlar' alanında birleştirmek anlamına gelir. Örneğin, bir öğretmen hem İngilizce hem de Fransızca sınıflarına toplantılar sunuyorsa, her sınıf için ayrı gruplar oluşturmak yerine, her iki sınıfı da tek bir grubun 'Katılım Sağlananlar' bölümüne dahil edebilirsiniz.

Bazı durumlarda, öğretmen gruplarının birden fazla olması beklenir ve uygundur. Bu genellikle, bir öğretmenin farklı roller için farklı zamanlarda toplantılar planlaması gerektiğinde geçerlidir. Örneğin, bir öğretmen bir öğrenci grubuyla İngilizce öğretmeni olarak, diğer bir grupla ise CAS koordinatörü olarak görüşüyor olabilir.

Bu durumlarda, çifte rezervasyonları önlemek için öğretmenin zaman dilimlerinin doğru şekilde planlanması veya bloke edilmesi önemlidir; örneğin, İngilizce toplantılarını sabah, CAS toplantılarını ise öğleden sonra planlamak gibi.

Not: Aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterilen Grup filtresi bir arama işlevi değildir. Sonuçları yalnızca grup adına göre filtreler. Öğretmenin adı aynı zamanda grup adı olarak da kullanılıyorsa, filtre öğretmen adına göre arama yapıyormuş gibi görünebilir.

14. Herhangi bir bilgiyi düzenlemek isterseniz, Düzenle'ye tıklayın ve gerektiği gibi bilgileri manuel olarak değiştirin.

Örneğin, başka bir öğretmenin yerine derse giren diğer derslerden öğrencilerin de bu öğretmenle randevu alabilmesi için müsaitlik durumunu düzenleyebilirsiniz.

15. PTC'lerin planlanmayacağı tarihleri ​​görüntülemek için Blok Tarihleri'ne tıklayın. Organizasyon blok tarihlerini kullanmayı seçtiyseniz, bunlar burada görünecektir. Gerekirse, tüm okul etkinlikleri yerine yalnızca bu PTC'ler için geçerli olan daha fazla blok tarihi de ekleyebilirsiniz.

16. Ardından, Etkinlik Oluştur'a tıklayın ve Yeni Ekle'yi seçin.

17. Bilgileri doldurun:

• Başlık: Belirli Veli Toplantısı / Veli Konferansının başlığı.
• Hayati Bilgiler: İlgili hayati bilgileri ekleyin.
• Toplantı zaman dilimi başına rezervasyon: Genellikle bir seferde yalnızca bir veli rezervasyon yapabilir, ancak bu okulunuzun tercihlerine bağlıdır. Örneğin, aynı anda iki öğrencinin katılımıyla öğrenci liderliğinde konferanslar düzenliyorsanız.

18. Her öğretmen/kayıt/ders için konferans oluşturmak istiyorsanız, Öğretmenler için Oluştur bölümünde Tümünü Seç'i tıklayın. Alternatif olarak, farklı öğretmenler için farklı zamanlarda planlama yapıyorsanız (örneğin, Pazartesi ders toplantıları, Salı rehberlik toplantıları) bireysel öğretmen gruplarını seçebilirsiniz.

19. Bilgileri doldurun:

• Toplantı Yöntemi: Bu değiştirilemez çünkü kapsayıcı düzeyinde Toplantı Biçimi Çevrimiçi (varsayılan çevrimiçi yöntem aracılığıyla) olarak ayarlanmıştır.
• Konum: Bu , gömülü video sohbeti olacaktır.
• Sıklık: Bir gün veya birden fazla gün için zaman dilimleri oluşturabilirsiniz. Her günün farklı bir başlangıç ​​ve bitiş saati varsa, bunları tek bir gün olarak eklemenizi ve ardından farklı zaman dilimleri için ayrı bir etkinlik eklemenizi öneririz.
• Toplantı tarihi: Veli Toplantısı / Veli Konferansı için gün/günleri seçin.
• Başlangıç ​​saati : İlk zaman diliminin başlangıcı.
• Bitiş Saati: Son zaman diliminin bitiş saati.
• Etkinlik süresi (dakika): Her zaman diliminin süresi.
• Toplantılar arası süre (dakika): Öğretmenlerin her toplantı arasında molaya ihtiyaçları varsa, süre ekleyin.
• Toplantıları Sonlandırma: Toplantıların nasıl sonlandırılacağını seçin:
  • Otomatik olarak – Toplantılar, Bitiş Saati'nde belirlenen saatte otomatik olarak sona erecektir.
  • Personel kontrolü – Personel, planlanan bitiş saatinden 15 dakika öncesine kadar toplantıları manuel olarak sonlandırabilir.

İşlemi tamamlamak için Kural Oluştur'a tıklayın.

20. Sistem, her öğretmen grubu için bir ders programı şablonu oluşturur. Bu şablonlar, yayınlanana kadar düzenlenebilir.

21. Oluşturulan toplantıları incelemek için Toplantıları Yayınla'ya tıklayın.

Her öğretmenin görmesi gereken öğrenci sayısı için yeterli toplantı zamanı olup olmadığını kontrol etmek için Toplantı Sayısı sütununu inceleyin. Yeterli toplantı yoksa, o öğretmenin programına daha fazla zaman eklemeniz gerekebilir.

Şunlardan birini seçebilirsiniz:

• Yayınlamak istediğiniz tüm toplantıları seçin veya

• Öğretmenlerin ders programlarını, isimlerinin yanındaki kutuları işaretleyerek seçin .

Örneğin, aynı konteynerde hem İlkokul hem de Ortaokul için toplantılar oluşturduysanız ancak önce yalnızca İlkokul toplantılarını yayınlamak istiyorsanız, sadece o öğretmenleri seçebilirsiniz.

Lütfen yayınlanan randevuların görünürlüğünün, ilgili kutuda belirlenen kayıt tarihlerine bağlı olduğunu unutmayın.

Gerekli öğretmen programlarını seçtikten sonra, "Onaylıyorum" kutusunu işaretleyin ve devam edin.

22. Her şey doğruysa, aşağı kaydırın ve onay kutusunu ve Yayınla düğmesini işaretleyin. Kayıt dönemi zaten açıksa, etkinlikler veliler tarafından hemen görülebilir. Kayıt tarihi ilerideyse, veliler henüz hiçbir şey göremezler.

23. Toplantıların oluşturulduğunu ve işlem sırasında değiştirilemeyeceğini belirten bir mesaj görünecektir. Toplantılar oluşturulduktan sonra bu mesaj otomatik olarak kaybolacaktır veya ekranı güncellemek için Yenile'ye tıklayabilirsiniz.

24. Toplantılar yayınlandıktan sonra , Toplantıları/Rezervasyonları Görüntüle sekmesinde listelenecektir.

25. Aşağıda, veli toplantısı/veli görüşmesi rezervasyonu yaparken velilerin göreceği ekranın bir örneği bulunmaktadır. Velilere, müsaitlik durumunu kontrol etmek ve rezervasyonu tamamlamak için ne kadar süreleri kaldığını gösteren bir geri sayım sayacı (toplantıyı seçtikleri andan itibaren 15 dakika olarak ayarlanmıştır) bulunmaktadır. Geri sayım biterse, rezervasyon kaybedilir ve yeniden başlamak zorunda kalınır.

Toplantının veliler ve personel açısından nasıl göründüğü

Bir veli rezervasyonu tamamladıktan ve bu rezervasyon velinin ve personel üyesinin takvimine eklendikten sonra, rezervasyona tıklandığında, toplantının henüz başlamadığını gösteren bir simge görünecektir.

Ebeveyn Görünümü

Personel Görüşü

Randevu saatine bir saatten az bir süre kaldığında, bu simge 59.59'dan başlayan bir geri sayım sayacına dönüşecektir.

Örneğin

Randevu saati geldiğinde, veli ve personel "Toplantıya Katıl" seçeneğine tıklayabilir.

Lütfen yalnızca SchoolsBuddy arayüzü üzerinden toplantılara katılabileceğinizi unutmayın. Kullanıcılar Outlook veya Google gibi başka bir takvim seçeneğine bağlantı kurmuşlarsa, toplantılara katılmak için SchoolsBuddy giriş yapmaları gerekecektir.

Ebeveyn Görünümü

Personel Görüşü

Hem veli hem de personel "Toplantıya Katıl" düğmesine tıkladığında, arayüz her iki kişinin video ekranını gösterecek şekilde değişecektir. Veli görünümünde, personel ekranın ortasında, veli ise ekranın sol alt köşesinde daha küçük bir ekranda yer alacaktır; personel görünümünde ise bunun tam tersi geçerlidir.

Ebeveyn görünümü

Personel Görüşü

Ekranın alt kısmında çeşitli düğmeler ve toplantının bitimine ne kadar süre kaldığını gösteren bir geri sayım sayacı bulunmaktadır.

Zamanlayıcı sıfıra indiğinde veya toplantı görevli tarafından sonlandırıldığında, ekran etkinliğe geri dönecek, düğme " Toplantı sona erdi" olarak değişecek ve görevli yoklama almaya başlayabilecektir.

Daha ayrıntılı bilgi için şu makaleleri okuyun:

Yönetici olarak Veli Toplantısı/Veli Konferansı zaman aralıklarını bloke etme

Öğretmen olarak veli toplantısı/veli görüşmesi zaman dilimlerini planlamak

Veli Toplantısı / Veli Konferansı için manuel rezervasyon yapma

Veli-Öğretmen Toplantısı / Veli Toplantısında Molaları Yönetme