تشرح هذه المقالة خطوات إعداد مجموعة من الطلاب بالمعلومات اللازمة لإصدار الفواتير لهم. بعد مراجعة قائمة الطلاب الذين ستصدر لهم الفواتير، انتقل إلى المقالة التالية التي تشرح كيفية إدارة الفواتير .
يرجى الملاحظة - نوصي بتحديد موعد نهائي لأولياء الأمور لإكمال نماذج الفواتير في OpenApply قبل يوم على الأقل من بدء إصدار الفواتير، حتى يتسنى مزامنة البيانات مع SchoolsBuddy خلال الليل. يمكن تغيير بيانات الدافع هنا (تبديلها بين أولياء الأمور) ولكن لا يمكن تعديلها (تحديث العنوان أو بيانات جهة الدفع المؤسسية على سبيل المثال). يمكنك ترك الدفعات في حالة انتظار حتى تتأكد من بيانات الدافع المتبقية في حال وجود أي بيانات مفقودة. إذا تم إرسال فاتورة إلى جهة اتصال خاطئة، أو إلى شخص لديه بيانات اتصال خاطئة، يمكنك إعادة إرسال الفاتورة لاحقًا.
دورة الفوترة
عند استخدامك الأول لوحدة فوترة الرسوم الدراسية، ستحتاج إلى إعداد دورة فوترة. يمكنك تسميتها كما تشاء لتنظيم فواتيرك، على سبيل المثال "الفوترة السنوية 2023" أو "الفوترة الفصلية 2023" وما إلى ذلك. إنها طريقة لتصنيف فواتيرك، وستتمكن من الرجوع إليها لاحقًا للتأكد من فوترة جميع الطلاب المطلوبين لهذه الدورة.
1. انقر فوق إضافة دورة
٢. أدخل اسم دورة الفوترة، ونطاق التاريخ المناسب، والسنة الدراسية ، والفصل الدراسي. انقر فوق "إضافة" للإنهاء.
3. ستظهر الآن القائمة الفرعية "دورة الفوترة". انقر على الخيار الأول، "إضافة إلى الدورة" .
4. حدد ما إذا كنت ترغب في إرسال الفواتير إلى أولياء الأمور أو إلى الشركات الدافعة أولاً.
5. انقر فوق حفظ
اختيار الطلاب الذين سيتم تحصيل رسوم منهم باستخدام البيانات التي تم جمعها في OpenApply
دافعو التكاليف من الشركات والعائلات
توضح الخطوات التالية كيفية إصدار الفواتير للعائلات. إذا اخترت إصدار الفواتير للشركات، فلن ترى إلا الطلاب الذين تم إدخال بيانات شركاتهم الدافعة في OpenApply .
6. قم بتوسيع قسم الفلاتر لعرض بيانات الفوترة التي جمعتها في OpenApply ، والتي يمكنك استخدامها لتصفية الطلاب الذين ترغب في إصدار فواتير لهم.
الفلاتر
يرجى العلم بأن التحديثات من OpenApply تتم مزامنتها ليلاً. قد تلاحظ ظهور إجابات "غير محدد" في بعض الخيارات - تذكر أنه يتم تعيين 5 طلاب تجريبيين في كل موقع من مواقع SchoolsBuddy لتتعرف على النظام من خلالهم، لذا ستجد غالبًا 5 إدخالات مفقودة.
7. يمكنك رؤية عدد الطلاب الذين تم تصفيتهم بسرعة، واستخدام زر إضافة الكل، أو تحديد زر + بجوار طالب لإضافته إلى المجموعة بشكل فردي.
بعد اختيار الطلاب المناسبين، ستظهر أسماؤهم أدناه مع عدد سريع للتأكد من صحة المبلغ. يمكنك تغيير جهة الدفع إذا لزم الأمر؛ ستكون جهة الدفع الافتراضية هي ولي الأمر المُحدد كولي أمر مسؤول في OpenApply - ويُشار إلى ذلك بعلامة النجمة (*).
إذا لم يتم تحديد أي من الوالدين كوالد مسؤول، فسيتم اعتبار أي من الوالدين (حسب الترتيب الأبجدي) هو الوالد المسؤول .
نصيحة:
إذا لم تتمكن من رؤية اسم الدافع بالكامل مع علامة النجمة، فقم بضبط دقة الشاشة باستخدام Ctrl أو Cmd +/-
8. حدد المنتج (المنتجات) التي ترغب في إصدار فاتورة بها لهذه المجموعة من الطلاب، وسترى المنتج المحدد أسفل القائمة، مع إجمالي الفاتورة.
9. أدخل أي تخفيض مطلوب في الرسوم (على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإصدار فواتير للطلاب الذين ينضمون في منتصف العام الدراسي، أو أبناء الموظفين).
10. انقر فوق " تطبيق المنتج (المنتجات) على الطلاب"
١١. ستظهر لك رسالة تُفيد بحفظ الدفعة. عند الانتقال إلى العناصر التالية في القائمة الفرعية، "عرض المنتج" و "عرض الدفعة"، ستتمكن من مراجعة الدفعة التي قمت بحفظها للتو.
عرض المنتج
تُعدّ صفحة عرض المنتج لوحة معلومات موجزة، تُظهر عدد الطلاب الذين تمّت فوترتهم حسب المنتج. ويشمل ذلك دفعات الطلاب العائلية والشركات. ويُظهر إجمالي الفواتير المبالغ الفعلية المُفوترة، بما في ذلك الخصومات، حتى بالنسبة للدفعات التي لم تُفوتر بعد (كما هو موضح، لا يوجد تاريخ آخر فاتورة حتى الآن).
عرض الدفعات
تعرض صفحة عرض الدفعات ملخصًا لجميع الدفعات التي تم إنشاؤها. يتم إعطاء كل دفعة رمزًا خاصًا بها يتم إنشاؤه بواسطة النظام، ولها حالة محددة.
معلق - تم إنشاء الدفعة
معالجة الفواتير - قام المستخدم بنشر الفواتير ولكن لم يتم إرسالها بعد
تم إرسال الفواتير
تم الحذف - يمكن حذفها عن طريق تحديد الدفعة > المنتجات والنقر فوق "حذف الدفعة"
غير مكتمل - لم يحدد الطالب جهة دفع
1. انقر على مجموعة لعرض التفاصيل الكاملة على الجانب الأيمن.
٢. ستُفتح قائمة الطلاب أولاً. تتضمن هذه القائمة رقم الطالب ورقم الحساب المصرفي الدولي ( إن وُجد). إذا كانت معلومات جهة الدفع مفقودة وترغب في إصدار فاتورة لبقية الطلاب، يمكنك حذف الطلاب بشكل فردي من القائمة من هنا. كما يمكنك تعديل بيانات الطالب لاختيار جهة الدفع (العائلة) التي ترغب في إرسال الفاتورة إليها.
3. انتقل إلى عرض المنتج لمعرفة المنتج الذي تنتمي إليه الدفعة، وما إذا تم إدخال أي خصومات، والمبلغ الإجمالي الذي تم فوترته للدفعة.
4. إذا رغبت في ذلك، يمكنك حذف الدفعة بأكملها من هنا.
إرسال الفواتير
تحتوي علامة تبويب "نشر الفواتير" على عرض ملخص نهائي لجميع الطلاب في الدفعات المعلقة.
١. عدد الفواتير الموضح هنا هو إجمالي عدد الطلاب في الدفعات المعلقة. لن يتم احتساب/إصدار فواتير لأي طالب في الدفعات غير المكتملة - ارجع إلى عرض الدفعة لإزالة الطلاب ذوي البيانات غير المكتملة من الدفعة غير المكتملة إذا كنت ترغب في الاستمرار في إصدار فواتير للطلاب الذين لديهم بيانات دفع مكتملة في تلك الدفعة.
2. أدخل تاريخ استحقاق الفاتورة.
3. أدخل رقم مرجعي للفواتير إذا لزم الأمر.
4. إرسال الفواتير .
5. انقر فوق "تأكيد" أو "إلغاء" في رسالة التحذير الأخيرة المنبثقة:
٦. ارجع إلى عرض الدفعة للاطلاع على الحالة. ستظهر في هذه الصفحة عبارة "جاري معالجة الفواتير" حتى يتم إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني (إذا كنت تُصدر فواتير لعدد كبير من الطلاب، فقد يستغرق الأمر بضع دقائق لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني). عند الإرسال، ستظهر حالة الدفعة "تم إصدار الفاتورة" .
انتقل إلى المقالة التالية حول إدارة الفواتير لمعرفة كيفية عرض الفواتير المرسلة، وإدارة المدفوعات المستلمة، وإصدار إشعارات الدائن، وإعادة إصدار الفواتير والإيصالات وإشعارات الدائن.