س: مدرستي لا تملك OpenApply / ManageBac+ - هل لا يزال بإمكان مدرستي استخدام وحدة فوترة الرسوم الدراسية؟
ج: لا تُقدّم SchoolsBuddy حاليًا وحدة فوترة الرسوم الدراسية إلا للمدارس التي تستخدم منتجات Faria الأخرى. ويعود ذلك إلى أن البيانات المُدمجة من ManageBac+ و OpenApply تُعزّز فعالية هذه الوحدة. فبدون هذه التكاملات، سيجد المستخدمون صعوبةً بالغةً في فرز الطلاب وتصنيفهم يدويًا لإصدار الفواتير.
س: ما هو معدل مزامنة ManageBac+ و OpenApply مع SchoolsBuddy ؟
ج: تتم مزامنة ManageBac+ مع SchoolsBuddy في حوالي الساعة 1-3 صباحًا يوميًا بتوقيت منطقتك الزمنية؛ بينما تتم مزامنة OpenApply مع SchoolsBuddy في الساعة 4:00 بالتوقيت العالمي المنسق لمنطقة أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا، وفي الساعة 18:00 بالتوقيت العالمي المنسق لمنطقة آسيا (2 صباحًا بتوقيت CST) يوميًا. يمكنك طلب مزامنة بيانات إضافية من فريق الدعم عند الحاجة، ولكن يُرجى العلم أنه قد يصعب تنفيذ الطلبات بسرعة في أوقات الذروة.
س: هل تتم مزامنة بنود الفواتير والمبالغ الخاصة بكل طالب يتم إدخالها في OpenApply مع SchoolsBuddy ؟
ج: لا، يقوم SchoolsBuddy فقط باستيراد بيانات السنة الدراسية للطالب ومعلومات الاتصال الخاصة بالفواتير من OpenApply . يجب إضافة بنود الفواتير والمبالغ المستحقة لكل طالب يدويًا إلى فواتيره مباشرةً داخل SchoolsBuddy .
س: هل يمكنني تغيير نموذج الفاتورة / رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها إلى الدافعين؟
ج: نعم، راجع هذه المقالة للحصول على مساعدة في إجراء تغييرات على قوالب فواتير PDF. أما بالنسبة لقوالب البريد الإلكتروني، فيُرجى التحقق منها ضمن قسم الاستقبال > التقارير > تقرير قوالب البريد الإلكتروني ، ثم إرسال طلب تحديث إلى فريق الدعم .
س: هل يمكنني قبول مدفوعات الرسوم الدراسية من خلال SchoolsBuddy ؟
ج: لا، وحدة الفوترة المصغرة ووحدة فوترة الرسوم الدراسية وظيفتان منفصلتان. صُممت وحدة الفوترة المصغرة خصيصًا لتحصيل رسوم الأنشطة، بينما تتيح وحدة فوترة الرسوم الدراسية إنشاء الفواتير وتسجيل المدفوعات يدويًا، ولكنها لا تعالج مدفوعات الرسوم الدراسية.
س: كيف أعرف ما إذا كان جميع أولياء الأمور قد قدموا معلومات الفواتير الخاصة بهم في OpenApply ؟
ج: يمكنك إنشاء تقرير بالبيانات المخزنة في نموذج فوترة OpenApply الخاص بك من خلال ميزات الاستيراد/التصدير في صفحة الإعدادات . سيوضح لك هذا التقرير الطلاب/أولياء الأمور الذين تحتاج إلى متابعة معهم.
س: ماذا أفعل إذا لم أحصل بعد على جميع جهات الاتصال الخاصة بالفواتير للطلاب؟
ج: نوصي بتحديد موعد نهائي لأولياء الأمور لتقديم معلومات الفواتير قبل يوم على الأقل من موعد إصدار فواتير الرسوم الدراسية. مع ذلك، إذا كانت البيانات ناقصة في OpenApply يمكنك تجهيز مجموعة من الطلاب لإصدار الفواتير، ثم تأجيل إرسالها لحين توفر جميع البيانات، أو حذف الطلاب الذين تنقصهم البيانات وإعادة إضافتهم إلى المجموعة لإصدار الفواتير لاحقًا.
س: هل يمكنني تقديم خصم على الرسوم لمجموعة من الطلاب؟
ج: نعم، يمكنك إدخال تخفيض في الرسوم المفروضة قبل إصدار الفاتورة. أو إذا تم إصدار فاتورة بالرسوم بالفعل، يمكنك إصدار إشعار دائن لتخفيضها.
س: أرسلت فاتورة إلى جهة الاتصال الخاطئة، هل يمكنني إعادة إرسالها إلى شخص آخر؟
ج: نعم، توجد خاصية لإعادة إرسال الفواتير إلى أولياء الأمور أو جهات الاتصال في الشركة، أو لإدخال عنوان بريد إلكتروني جديد يدويًا لإرسال الفاتورة إليه. راجع قسم "فواتير الرسوم الدراسية: إدارة الفواتير".
س: هل هناك طريقة لمتابعة جميع المدفوعات المستحقة؟
ج: نعم، ما عليك سوى تصفية لوحة معلومات الفواتير لعرض جميع الفواتير التي تحمل الحالة "غير مدفوعة (متأخرة)" أو "مدفوعة جزئيًا (متأخرة)"، وستتمكن من تحديد جميع الحسابات وإرسال بريد إلكتروني للتذكير. يمكنك الاطلاع على نموذج بريد التذكير الإلكتروني ضمن قسم الاستقبال > التقارير > تقرير نماذج البريد الإلكتروني . إذا كنت ترغب في تغيير الصياغة الافتراضية، يُرجى تقديم طلب تحديث إلى فريق الدعم .