لا تتوفر خدمة فوترة الرسوم الدراسية إلا للمدارس التي تستخدم أيضًا OpenApply أو ManageBac+ ، لأنها تعتمد على بياناتهما. تقوم هذه الخدمة بإنشاء الفواتير وتسجيل المدفوعات اليدوية، ولكنها لا تقبل مدفوعات الرسوم الدراسية عبر الإنترنت. يمكن الوصول إلى قوالب البريد الإلكتروني من خلال قسم الاستقبال > التقارير > قوالب البريد الإلكتروني.
مخصص لموظفي الشؤون المالية والإدارية الذين يستخدمون وحدة فوترة الرسوم الدراسية. يجيب على الأسئلة الشائعة حول الأهلية، ومزامنة البيانات، والقوالب، والمدفوعات، والفواتير.
الأهلية والبيانات
مدرستي لا تستخدم OpenApply أو ManageBac+ . هل يمكننا استخدام نظام فوترة الرسوم الدراسية؟
لا، ليس في الوقت الحالي. لا يُقدّم SchoolsBuddy وحدة فوترة الرسوم الدراسية إلا للمدارس التي تستخدم منتجات Faria الأخرى. البيانات المُستقاة من ManageBac+ و OpenApply هي ما يُمكّن هذه الوحدة من العمل بكفاءة. بدونها، سيتعيّن عليك فرز الطلاب وتصفيتهم يدويًا لإصدار الفواتير.
كم مرة تتم مزامنة ManageBac+ و OpenApply مع SchoolsBuddy ؟
كلاهما يتزامن كل ليلة:
- ManageBac+: في حوالي الساعة الواحدة صباحاً إلى الثالثة صباحاً بتوقيت منطقتك الزمنية.
- OpenApply: في الساعة 4:00 بالتوقيت العالمي المنسق لمنطقة أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا وفي الساعة 18:00 بالتوقيت العالمي المنسق لمنطقة آسيا (2 صباحًا بتوقيت CST).
يمكنك طلب مزامنة إضافية من فريق الدعم إذا احتجت إليها. قد يصعب القيام بذلك بسرعة في أوقات الذروة.
هل تتم مزامنة بنود الفواتير والمبالغ المدخلة في OpenApply مع SchoolsBuddy ؟
لا. يقوم SchoolsBuddy فقط باستيراد بيانات السنة الدراسية ومعلومات الاتصال الخاصة بالفواتير لكل طالب من OpenApply . عليك إضافة بنود الفواتير والمبالغ إلى كل فاتورة مباشرةً في SchoolsBuddy .
كيف يمكنني التأكد من أن جميع أولياء الأمور قد قدموا معلومات الفواتير الخاصة بهم في OpenApply ؟
في OpenApply ، قم بتشغيل تقرير لبيانات نموذج الفوترة الخاص بك من خلال ميزات الاستيراد/التصدير في صفحة الإعدادات. يُظهر التقرير الطلاب أو أولياء الأمور الذين تحتاج إلى متابعتهم.
ماذا لو لم تكن لدي جميع جهات الاتصال الخاصة بالفواتير بعد؟
حدد موعدًا نهائيًا لأولياء الأمور لتقديم معلومات الفواتير قبل يوم على الأقل من الموعد المُخطط لإصدار الفاتورة. إذا كانت البيانات لا تزال مفقودة في OpenApply ، فلا يزال بإمكانك تجهيز مجموعة من الطلاب لإصدار الفواتير. ثم اتبع أحد الخيارين التاليين:
- احتفظ بالفواتير حتى تتوفر جميع البيانات، أو
- قم بإزالة الطلاب الذين لديهم بيانات مفقودة وقم بتجميعهم لإصدار الفواتير لاحقًا.
الفواتير والنماذج
هل يمكنني تغيير نموذج الفاتورة أو رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى الدافعين؟
نعم.
- قوالب فواتير بصيغة PDF: انظر إلى فوترة الرسوم الدراسية: التكوين الأولي - قوالب الرسوم والفواتير.
- قوالب البريد الإلكتروني: تحقق منها في قسم الاستقبال > التقارير > تقرير قوالب البريد الإلكتروني ، ثم أرسل طلبًا إلى فريق الدعم مع التغييرات التي تريدها.
هل يمكنني تقديم خصم على الرسوم لمجموعة من الطلاب؟
نعم. أدخل تخفيضًا في الرسوم المفروضة قبل إصدار الفاتورة. إذا كانت الرسوم قد صدرت بالفعل، فأصدر إشعارًا دائنًا لتخفيضها.
أرسلتُ فاتورةً إلى جهة الاتصال الخاطئة. هل يُمكنني إعادة إرسالها؟
نعم. يمكنك إعادة إرسال الفاتورة إلى أحد الوالدين أو جهة اتصال في الشركة، أو إدخال عنوان بريد إلكتروني جديد. راجع قسم "فواتير الرسوم الدراسية: إدارة الفواتير".
المدفوعات
هل يمكن للوالدين دفع الرسوم الدراسية من خلال SchoolsBuddy ؟
لا. نظام الفوترة المصغرة ونظام فوترة الرسوم الدراسية هما وحدتان منفصلتان. يقوم نظام الفوترة المصغرة بتحصيل رسوم الأنشطة. أما نظام فوترة الرسوم الدراسية فيتيح لك إنشاء الفواتير وتسجيل المدفوعات يدويًا، ولكنه لا يقوم بمعالجة مدفوعات الرسوم الدراسية.
كيف يمكنني متابعة جميع المدفوعات المتأخرة؟
قم بتصفية لوحة معلومات الفواتير حسب الحالة: غير مدفوعة (متأخرة) أو مدفوعة جزئياً (متأخرة).
حدد جميع الحسابات وأرسل بريدًا إلكترونيًا للتذكير.
يمكنك الاطلاع على نموذج رسالة التذكير الإلكترونية في قسم الاستقبال > التقارير > نماذج البريد الإلكتروني. لتغيير الصيغة الافتراضية، يُرجى تقديم طلب إلى فريق الدعم.