في وحدة فوترة الرسوم الدراسية، حدد "إضافة دورة" لإنشاء دورة فوترة، ثم استخدم "إضافة إلى الدورة" لتصفية الطلاب حسب بيانات فوترة OpenApply الخاصة بهم، وتطبيق المنتجات وحفظ الدفعة. راجعها في "عرض المنتج" و "عرض الدفعة" ، ثم أرسل الفواتير من "نشر الفواتير".
- SchoolsBuddy
- كيفية القيام
- مسؤل
إصدار فواتير الرسوم الدراسية: إعداد دورة فوترة وإنشاء مجموعة من الفواتير
للموظفين الماليين الذين يقومون بإعداد مجموعة من الطلاب لإصدار الفواتير وإرسالها.
| أريد أن | انتقل إلى |
|---|---|
| إنشاء دورة فوترة | قم بإعداد دورة فوترة |
| اختر الطلاب والمنتجات | اختر الطلاب الذين سيتم إصدار الفواتير لهم |
| تحقق من الإجماليات والدفعات | عرض المنتج وعرض الدفعة |
| أرسل الفواتير | إرسال الفواتير |
حدد موعدًا نهائيًا لأولياء الأمور لإكمال نماذج الفواتير الخاصة بهم في OpenApply قبل يوم واحد على الأقل من بدء إصدار الفواتير، حتى تتمكن البيانات من المزامنة مع SchoolsBuddy خلال الليل.
ما الذي يمكنني تغييره بشأن الجهات الدافعة، وماذا لو كانت التفاصيل مفقودة؟
يمكنك هنا تبديل جهة الدفع بين الوالدين، ولكن لا يمكنك تعديل بيانات جهة الدفع (مثل العنوان أو بيانات جهة الدفع المؤسسية). يمكنك ترك الدفعات في حالة انتظار ريثما تتحقق من أي بيانات مفقودة لجهة الدفع. إذا أُرسلت فاتورة إلى جهة اتصال خاطئة، أو إلى شخص لديه بيانات اتصال خاطئة، يمكنك إعادة إرسالها لاحقًا.
قم بإعداد دورة فوترة
عند استخدامك وحدة فوترة الرسوم الدراسية لأول مرة، قم بإعداد دورة فوترة. سمِّها بالاسم الذي تُنظِّم به فوترتك، على سبيل المثال "الفوترة السنوية 2023" أو "الفوترة الفصلية 2023". تُصنِّف هذه الدورة فواتيرك، مما يُتيح لك التحقق لاحقًا مما إذا كنت قد فوترت جميع الطلاب المطلوبين لتلك الدورة.
حدد إضافة دورة.
-
أدخل اسم دورة الفوترة، ونطاق التاريخ، والسنة الدراسية، والفصل الدراسي، ثم حدد إضافة.
في القائمة الفرعية لدورة الفوترة التي تظهر، حدد "إضافة إلى الدورة".
اختر ما إذا كنت سترسل الفاتورة إلى أولياء الأمور أو إلى الشركات الدافعة أولاً.
-
اختر حفظ.
اختر الطلاب الذين سيتم إصدار فواتير لهم باستخدام بيانات OpenApply
توضح هذه الخطوات كيفية إصدار الفواتير للعائلات. إذا كنت تُصدر الفواتير لشركات الدفع، فلن ترى سوى الطلاب الذين تم إدخال بيانات شركات الدفع الخاصة بهم في OpenApply .
-
قم بتوسيع قسم الفلاتر لعرض بيانات الفوترة التي تم جمعها في OpenApply ، واستخدمها لتصفية الطلاب الذين تريد إصدار فواتير لهم.
تتم مزامنة تحديثات OpenApply ليلاً. قد تظهر بعض الخيارات "غير محدد". يحتوي كل موقع من مواقع SchoolsBuddy على 5 طلاب تجريبيين لتتعرف على النظام، لذا غالبًا ما تكون هناك 5 إدخالات مفقودة.
-
تحقق من عدد الطلاب الذين تم تصفيتهم، ثم اختر " إضافة الكل" ، أو انقر على علامة "+" بجوار اسم الطالب لإضافته واحدًا تلو الآخر. سيظهر الطلاب المختارون أدناه مع عددهم لتتمكن من التأكد من العدد. يتم تعيين جهة الدفع افتراضيًا إلى ولي الأمر المُحدد كولي أمر مسؤول في OpenApply ، والمُشار إليه بعلامة النجمة (*). إذا لم يتم تحديد أي ولي أمر كولي أمر مسؤول، فسيتم تعيين جهة الدفع افتراضيًا إلى أي ولي أمر (حسب الترتيب الأبجدي). يمكنك تغيير جهة الدفع إذا لزم الأمر.
إذا لم تتمكن من رؤية اسم الدافع بالكامل مع علامة النجمة، فقم بالتصغير باستخدام Ctrl أو Cmd و + أو -.
حدد المنتج أو المنتجات المراد فوترتها لهذه الدفعة. سيظهر المنتج المحدد أسفل القائمة مع إجمالي الفاتورة.
أدخل أي تخفيض مطلوب في الرسوم، على سبيل المثال للطلاب الذين يلتحقون في منتصف العام أو لأبناء الموظفين.
-
حدد "تطبيق المنتج (المنتجات) على الطلاب".
سيظهر إشعار يؤكد حفظ الدفعة. يمكنك مراجعتها في عرض المنتج وعرض الدفعة في القائمة الفرعية.
عرض المنتج
لوحة معلومات موجزة توضح عدد الطلاب الذين تم إصدار فواتير لهم لكل منتج، بما في ذلك الدفعات العائلية والشركات. يعرض إجمالي الفواتير المبالغ الفعلية شاملةً الخصومات، حتى بالنسبة للدفعات التي لم يتم إصدار فواتير لها بعد (أي ليس لها تاريخ آخر فاتورة حتى الآن).
عرض الدفعة
لوحة معلومات موجزة لجميع الدفعات. تحتوي كل دفعة على رمز دفعي مُنشأ بواسطة النظام وحالة:
| حالة | معنى |
|---|---|
| قيد الانتظار | تم إنشاء الدفعة. |
| معالجة الفواتير | تم إرسال الفواتير ولكن لم يتم إرسالها بعد. |
| تم إصدار الفاتورة | تم إرسال الفواتير. |
| تم الحذف | يتم الحذف عن طريق تحديد الدفعة، ثم المنتجات وحذف الدفعة. |
| غير مكتمل | لا يوجد لدى الطالب جهة دفع محددة. |
حدد دفعة لعرض تفاصيلها الكاملة على اليمين.
-
تُفتح قائمة الطلاب أولاً، وتعرض رقم الطالب ورقم حسابه المصرفي الافتراضي (إن وُجد). يمكنك تعديل بيانات الطالب لاختيار الجهة الدافعَة (العائلة) التي ستتلقى الفاتورة. إذا كانت بعض معلومات الجهة الدافعَة مفقودة، ولكنك ترغب في إصدار فاتورة لبقية الطلاب، فاحذف هؤلاء الطلاب من المجموعة من هنا.
-
انتقل إلى عرض المنتج للاطلاع على المنتج وأي خصومات وإجمالي المبلغ المدفوع للدفعة. يمكنك حذف الدفعة بأكملها من هنا.
إرسال الفواتير
علامة تبويب "إصدار الفواتير" هي ملخص نهائي لجميع الطلاب في الدفعات المعلقة. عدد الفواتير هو إجمالي عدد الطلاب في تلك الدفعات. لا يتم احتساب الطلاب في الدفعات غير المكتملة ولا إصدار فواتير لهم. لإصدار فواتير للطلاب في دفعة غير مكتملة ممن لديهم بيانات دفع كاملة، ارجع إلى عرض الدفعة واحذف الطلاب ذوي البيانات غير المكتملة.
أدخل تاريخ استحقاق الفاتورة.
أدخل رقم مرجعي للفواتير، إذا لزم الأمر.
-
قم بنشر الفواتير.
-
اختر "تأكيد" أو "إلغاء" في رسالة التحذير الأخيرة.
-
ارجع إلى عرض الدفعة للتحقق من الحالة. ستظهر حالة "جاري معالجة الفواتير" حتى يتم إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني، وهو ما قد يستغرق بضع دقائق في حالة وجود عدد كبير من الطلاب. عند الإرسال، تتغير الحالة إلى "تم إصدار الفاتورة".
بعد ذلك، راجع قسم إدارة الفواتير لعرض الفواتير المرسلة، وإدارة المدفوعات المستلمة، وإصدار إشعارات دائنة، وإعادة إصدار الفواتير والإيصالات والإشعارات الدائنة.
هل ما زلت بحاجة إلى مساعدة؟
إرسال طلب