تُستخدم علامة تبويب الفواتير لجميع الإجراءات التي تلي إصدار الفاتورة الأولية. هنا يمكنك إصدار إشعار دائن، أو إيصال، أو إعادة إرسال فاتورة.
عرض الملخص
1. بمجرد إصدار الفواتير، انتقل إلى علامة التبويب "الفواتير" لعرض ملخص لجميع الفواتير التي تم إصدارها.
2. استخدم أزرار التبديل الموجودة على عناوين الأعمدة لفرز الفواتير الصادرة حسب التاريخ أو تاريخ الاستحقاق
3. قم بتوسيع قسم التصفية لتصفية الفواتير حسب دورة الفوترة أو نوع الدافع أو حالة الدفع .
4. انقر على الفاتورة للاطلاع على التفاصيل المحددة.
عرض الفواتير
٥. تحتوي كل فاتورة على قائمة "الإجراءات" ، حيث يمكنك إضافة ملاحظات للرجوع إليها (أو لموظفي الشؤون المالية الآخرين الذين لديهم صلاحية إدارة الرسوم الدراسية ). يمكنك أيضًا إضافة دفعة لتسجيل الأموال المستلمة، أو إضافة إشعار دائن لتخفيض الرسوم المطلوبة، أو عرض فاتورة PDF المرسلة.
٦. يعرض خيار "عرض الفاتورة" الفاتورة بصيغة PDF. هذه هي النسخة التي تم إرسالها إلى الدافع. إذا كنت ترغب في الحصول على مساعدة لتغيير أي تفاصيل في فاتورتك، يُرجى مراجعة قسم "فوترة الرسوم الدراسية: الإعداد الأولي - الرسوم وقوالب الفواتير".
أضف ملاحظات للاستخدام الداخلي
7. الملاحظات مخصصة للاستخدام الداخلي فقط. وهي مرئية فقط في لوحة الفواتير لمستخدمي إدارة الرسوم الدراسية .
8. يتم وضع طابع زمني على سجل الملاحظات، ويتم تسجيل اسم المستخدم الذي كتب الملاحظة.
تسجيل المدفوعات وإصدار الإيصالات
٩. إضافة دفعة - مبلغ الدفعة هو إجمالي الفاتورة افتراضياً، ولكن يمكنك تعديله. كما يمكنك تسجيل تاريخ الدفع، وطريقة الدفع، ورقم مرجعي للمعاملة.
10. تُسجل المدفوعات في تبويب الإيصالات . إذا كان هناك رصيد مستحق، يتغير وضع الدفع إلى "مدفوع جزئياً" .
يتم إرسال إيصال بالبريد الإلكتروني إلى دافع الفاتورة ويمكنك الاطلاع على نسخة منه بعد ذلك بوقت قصير (يرجى الانتظار بضع دقائق حتى يتم إنشاء الإيصال).
إضافة إشعار دائن
١١. يمكن إضافة إشعارات دائنة لتقليل الرصيد المستحق، على سبيل المثال، إذا التحق طالب بالمدرسة بعد بداية الفصل الدراسي، أو إذا رغبتم في تطبيق تخفيض بعد إصدار الفاتورة. سيتم إرسال هذه الإشعارات أيضًا إلى دافع الفاتورة عبر البريد الإلكتروني، ويمكن الاطلاع على نسخة PDF منها بعد بضع دقائق.
أعد إرسال فاتورة أو إشعار دائن أو إيصال، أو أرسله إلى جهة اتصال جديدة
12. في علامة التبويب "إرسال" ، يمكنك إعادة إرسال الفاتورة إلى دافع الفاتورة، أو جهات الاتصال الأخرى من العائلة أو الشركة، أو إلى جهة اتصال أخرى عن طريق إدخال عنوان بريدهم الإلكتروني يدويًا.
يمكنك تعديل موضوع البريد الإلكتروني، واختيار تضمين أي فواتير أو إيصالات أو إشعارات دائنة متاحة، وإدخال ملاحظة قصيرة للمستلمين ستظهر في نص البريد الإلكتروني المرسل.
تحصيل الرسوم المتأخرة بكميات كبيرة
عندما تتجاوز الفاتورة تاريخ استحقاقها المحدد، سيتغير وضعها إلى "غير مدفوعة (متأخرة)" أو "مدفوعة جزئيًا (متأخرة)". وسّع قائمة الفلاتر وحدد حالة الدفع المطلوبة. يمكنك تحديد جميع الفواتير من العمود على اليمين، أو اختيار الفواتير التي ترغب في متابعتها باستخدام مربعات الاختيار، ثم انقر على "إرسال تذكير متأخر".
بمجرد إرسال التذكير، يتم عرض تاريخ آخر بريد إلكتروني تم إرساله حتى لا ترسل الكثير من التذكيرات عن طريق الخطأ: