يمكن لأكثر من موظف تسجيل الحضور عبر تبويب الاستقبال. ويمكن تسجيلهم جميعاً في وقت واحد لتسهيل الأمور في الفعاليات التي تشهد حضوراً كثيفاً، ويتم حفظ التحديثات مباشرةً مع الطابع الزمني.
- انقر على علامة تبويب الاستقبال .
- انقر فوق علامة التبويب "السجلات / الأحداث" (سيتم نقلك إلى علامة التبويب هذه افتراضيًا إذا نقرت على "الاستقبال" من علامة تبويب أخرى).
- سيتم تحديد نطاق التاريخ افتراضيًا بناءً على سجلات اليوم. يمكنك تغيير نطاق التاريخ بالنقر على أيقونة التقويم، أو تغيير المجموعة والسنة ونوع الفعالية والمنظم بالنقر على "تصفية". تتوفر فلاتر لعرض الحضور الذي بدأ أو اكتمل أو تم حذفه، بالإضافة إلى فلاتر لإزالة مواعيد اجتماعات أولياء الأمور، وسجلات النقل، أو الفعاليات المدفوعة فقط من العرض.
- انقر على السجل لتحديده. السجل هو العرض الافتراضي وسيتم فتحه في اللوحة الجانبية.
- حدد مربع التبديل المجاور لاسم الطالب لتسجيل حضوره.
- حاضر
- غائب - غياب غير متوقع
- عذر - غياب متوقع
- متأخرون - حاضرون ولكن لوحظ أنهم كانوا متأخرين
- انقر على
رمز لوضعه في ملاحظات الحضور.
- بعد تسجيل الحضور، إذا خرج الطالب، انقر على وضع الخروج .
- يمكنك بعد ذلك توثيق مغادرة الطالب ومع من غادر.
حالة تعارض الحضور عند قيام أكثر من موظف بتسجيل الحضور / تسجيل الوقت المباشر لأحدث سجل / إخطار الموظفين وإخطار أولياء الأمور في حالة الغياب
- يُحفظ السجل في الوقت الفعلي، مما يسمح لأكثر من موظف بتسجيل الحضور في الوقت نفسه. على سبيل المثال، في حال وجود مجموعة كبيرة، وعندما يقوم موظفان بتسجيل الحضور في الوقت نفسه، إذا قام أحدهما بتحديد حالة حضور طالب متضاربة، سيظهر زر " حل حالة الحضور" ، ويمكن للموظفين النقر عليه لتأكيد التغييرات أو إلغائها.
- يظهر تاريخ ووقت آخر تحديث للسجل في أعلى الشاشة.
- في حال غياب أي من الطلاب، لديك خيار إبلاغ أولياء الأمور و/أو أعضاء الهيئة التدريسية. سيتلقى عضو الهيئة التدريسية المُخوّل بتفعيل تنبيه الغياب إشعارًا عبر البريد الإلكتروني عند النقر على "إبلاغ الهيئة التدريسية بالغياب" . كما سيتلقى جميع أولياء الأمور/الأوصياء المرتبطين بالطالب إشعارًا عبر البريد الإلكتروني عند النقر على "إبلاغ أولياء الأمور بالغياب" . في حال عدم تفعيل هذه الخيارات، لن يتم إرسال أي إشعارات، ولكن سيتم حفظ السجل مع الحالة الموضحة. زر "إبلاغ أولياء الأمور بالغياب" مُفعّل افتراضيًا، إذا كنت ترغب في إخفائه، يُرجى التواصل مع SchoolsBuddy لتعطيله.
مؤشرات حالة السجلات
عند حفظ السجل تلقائيًا، ستظهر علامة صح بجوار الحدث، على الرغم من أنك قد تحتاج إلى النقر فوق "تحديث". ) لكي يتمكن السجل من رؤية ذلك. وقد تم عرض مثال على ذلك في الصورة أدناه.
- علامة صح خضراء (
) يشير هذا إلى أن السجل مكتمل، وقد تم تحديد جميع الطلاب كأحد الخيارات.
- علامة صح صفراء (
) يشير هذا إلى أن طالبًا واحدًا على الأقل لا يملك أحد الخيارات المحددة.
- علامة صح حمراء (
) يشير هذا إلى أن السجل مكتمل وتم إخطار أولياء الأمور بالطلاب الغائبين.
- إذا لم تكن هناك علامة صح، فإما أنه لا يوجد طلاب مسجلون في الحدث أو لم يتم أخذ أي من السجلات بعد.
خيارات مختلفة لعرض السجلات / المعلومات القابلة للاسترجاع أثناء تسجيل الحضور
- عرض تفصيلي : يتم عرض السنة الدراسية والصف الدراسي للطالب بشكل افتراضي، ويمكنك أيضًا اختيار عرض تاريخ الميلاد عن طريق تشغيل خيار تاريخ الميلاد.
- عرض سريع : تم ضبطه افتراضيًا لعرض فصل الطلاب فقط
- تحديد السنة: إذا كان لديك مجموعات سنوات مختلفة في نفس السجل ولكنك تريد فقط رؤية الصف العاشر، فيمكنك تحديد مجموعة (مجموعات) السنوات المطلوبة.
-
ملاحظات الموافقة: إذا قام أحد الوالدين بكتابة أي ملاحظات موافقة إضافية وقت قبول الدعوة، فستظهر تحت اسم الطالب.
- ملاحظات الحضور: في حال إضافة أي ملاحظات أثناء تسجيل الحضور، ستظهر هذه الملاحظات أسفل اسم الطالب وفي ملف CSV الذي تم تنزيله.
- الأحداث السابقة / الأحداث التالية: إذا كان الطالب يحضر أحداثًا أخرى قبل أو بعد الحدث الحالي، فستظهر هذه الأحداث تحت اسم الطالب.
- تحتوي التفاصيل على معلومات حول الفعالية. من هنا يمكنك تعديل الفعالية أو حذفها أو إلغاؤها.
- يحتوي قسم الأوصياء على تفاصيل الاتصال بالوالدين/الأوصياء للوصول السريع، بما في ذلك أرقام الهواتف المرتبطة بسرعة.
- يمكن استخدام خاصية إرسال الرسائل لإرسال رسائل عند إلغاء الحدث، أو لإرسال رسالة إلى المجموعة عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة.
- تتيح لك خدمة البيانات الطبية الوصول السريع إلى التفاصيل الطبية (التي يتم جمعها عبر نموذج بيانات مخصص أو من نظام إدارة المعلومات الخاص بك. يرجى التواصل مع SchoolsBuddy لمزيد من التفاصيل). إذا كنت لا تستخدم نظام إدارة معلومات، فيمكن للمستخدمين الإداريين تحديثها يدويًا في حساب الطالب.
- تعرض البيانات الموسومة المعلومات التي تم جمعها من نماذج البيانات المخصصة. إذا كنت ترغب في جمع تفاصيل إضافية قد تفيد الموظفين، فيُرجى التواصل مع SchoolsBuddy لإعداد ذلك.
- قد تمنح بعض المدارس المستخدمين الإداريين إمكانية رؤية زر "إضافة" . يُستخدم هذا الزر لإضافة الطلاب إلى السجل دون فرض أي رسوم.