La facturación de matrículas solo está disponible para las escuelas que también usan OpenApply o ManageBac+ , ya que depende de sus datos. Genera facturas y registra pagos manuales, pero no acepta pagos de matrículas en línea. Las plantillas de correo electrónico se encuentran en Recepción > Informes > Plantillas de correo electrónico.
Para el personal de finanzas y administración que utiliza el módulo de facturación de matrículas. Responde a preguntas frecuentes sobre elegibilidad, sincronización de datos, plantillas, pagos y facturas.
Elegibilidad y datos
Mi escuela no utiliza OpenApply ni ManageBac+ . ¿Podemos usar la facturación de matrícula?
No, por el momento no. SchoolsBuddy solo ofrece el módulo de facturación de matrículas a las escuelas que utilizan otros productos Faria . Los datos de ManageBac+ y OpenApply son fundamentales para el buen funcionamiento del módulo. Sin ellos, tendrías que ordenar y filtrar a los estudiantes para facturarles manualmente.
¿Con qué frecuencia se sincronizan ManageBac+ y OpenApply con SchoolsBuddy ?
Ambos se sincronizan todas las noches:
- ManageBac+: entre la 1 y las 3 de la madrugada, según su zona horaria.
- OpenApply: a las 4:00 UTC para la región EMEA y a las 18:00 UTC para la región de Asia (2:00 CST).
Puedes solicitar una sincronización adicional al equipo de soporte si la necesitas. En momentos de mucha actividad, puede resultar difícil hacerlo rápidamente.
¿Se sincronizan los conceptos de facturación y los importes introducidos en OpenApply con SchoolsBuddy ?
No. SchoolsBuddy solo importa el curso y los datos de contacto de facturación de cada alumno desde OpenApply . Debes añadir los conceptos y los importes de facturación a cada factura directamente en SchoolsBuddy .
¿Cómo puedo comprobar que todos los padres hayan enviado su información de facturación en OpenApply ?
En OpenApply , genera un informe con los datos de tu formulario de facturación desde la sección de Importación/Exportación de la página de Configuración. El informe te mostrará con qué estudiantes o padres debes ponerte en contacto.
¿Qué ocurre si aún no tengo todos los contactos de facturación?
Establezca una fecha límite para que los padres envíen su información de facturación al menos un día antes de la fecha prevista para la facturación. Si aún faltan datos en OpenApply , puede preparar un grupo de estudiantes para facturar. Luego, puede:
- retenga las facturas hasta que todos los datos estén disponibles, o
- Elimine a los estudiantes con datos incompletos y agrúpelos para facturarlos posteriormente.
Facturas y plantillas
¿Puedo cambiar la plantilla de factura o los correos electrónicos que se envían a los pagadores?
Sí.
- Plantillas de facturas en PDF: consulte Facturación de cuotas de matrícula: configuración inicial - Tarifas y plantillas de facturas.
- Plantillas de correo electrónico: revíselas en el informe Recepción > Informes > Plantillas de correo electrónico y, a continuación, envíe una solicitud al equipo de soporte con los cambios que desee.
¿Puedo aplicar un descuento en las tasas a un grupo de estudiantes?
Sí. Introduzca la reducción en la tarifa cobrada antes de contabilizar la factura. Si la tarifa ya se ha facturado, emita una nota de crédito para reducirla.
Envié la factura al contacto equivocado. ¿Puedo reenviarla?
Sí. Puede reenviar una factura a un padre o contacto corporativo, o ingresar una nueva dirección de correo electrónico. Consulte Facturación de cuotas de matrícula: Gestión de facturas.
Pagos
¿Pueden los padres pagar las cuotas de matrícula a través de SchoolsBuddy ?
No. La facturación de micropagos y la facturación de matrículas son módulos independientes. La facturación de micropagos se encarga de cobrar las cuotas de las actividades. La facturación de matrículas permite crear facturas y registrar pagos manualmente, pero no procesa los pagos de matrícula.
¿Cómo puedo reclamar todos los pagos pendientes?
Filtre el panel de control de facturas por estado Impaga (vencida) o Pagada parcialmente (vencida).
Selecciona todas las cuentas y envía un correo electrónico de recordatorio.
Puedes ver la plantilla de correo electrónico de recordatorio en el informe Recepción > Informes > Plantillas de correo electrónico. Para cambiar el texto predeterminado, envía una solicitud al equipo de soporte.