La pestaña de facturas se utiliza para todas las acciones posteriores a la emisión de la factura inicial. Aquí puede generar una nota de crédito, emitir un recibo o reenviar una factura.
Vista resumida
1. Una vez que hayas facturado los honorarios, ve a la pestaña Facturas para ver un resumen de todas las facturas que se han emitido.
2. Utilice los interruptores en los encabezados de columna para ordenar las facturas emitidas por fecha o fecha de vencimiento.
3. Amplíe la sección Filtro para filtrar las facturas por ciclo de facturación , tipo de pagador o estado de pago .
4. Haga clic en una factura para ver los detalles específicos.
Ver facturas
5. Cada factura tiene un menú de Acciones , donde puede agregar notas para su propia referencia (o para otro personal de finanzas con el rol de Administrador de Matrícula ). También puede agregar un pago para registrar los fondos recibidos, agregar una nota de crédito para reducir la tarifa a pagar o ver la factura en formato PDF enviada.
6. La opción "Ver factura" muestra la factura en formato PDF. Este es el documento que se ha enviado al pagador. Si necesita ayuda para modificar algún detalle de su factura, consulte "Facturación de matrícula: Configuración inicial - Tarifas y plantillas de factura".
Agregar notas para uso interno
7. Las notas son solo para uso interno. Solo son visibles en el panel de Facturas para los usuarios administradores de Matrícula .
8. El historial de notas tiene una marca de tiempo y registra el nombre de usuario que escribió la nota.
Registrar pagos y emitir recibos
9. Agregar pago : El importe del pago se establece por defecto al total de la factura, pero puede modificarlo. También puede registrar la fecha de pago, el método de pago y una referencia para la transacción.
10. Los pagos realizados se registran en la pestaña Recibos . Si aún queda un saldo pendiente, el Estado del pago cambia a Pagado parcialmente .
Se envía un recibo por correo electrónico al pagador de la factura y usted podrá ver una copia poco después (por favor, espere unos minutos para que se genere el recibo).
Agregar una nota de crédito
11. Se pueden añadir notas de crédito para reducir el saldo pendiente, por ejemplo, si un estudiante se incorpora al centro después del inicio del curso o si desea aplicar una rebaja tras la facturación. Estas notas también se enviarán por correo electrónico al pagador de la factura, y podrá consultar una copia en formato PDF en pocos minutos.
Reenviar una factura, nota de crédito o recibo, o enviar a un nuevo contacto.
12. En la pestaña Enviar , puede reenviar la factura al pagador, a otros contactos familiares o corporativos, o a otro contacto introduciendo manualmente su dirección de correo electrónico.
Puedes editar el asunto del correo electrónico, seleccionar si deseas incluir facturas, recibos o notas de crédito, según estén disponibles, e ingresar una breve nota para los destinatarios que se mostrará en el cuerpo del correo electrónico enviado.
Cobro masivo de cuotas vencidas
Cuando una factura vence, su estado cambia a "Impagada (Vencida)" o "Pagada parcialmente (Vencida)". Expanda los filtros y seleccione el estado de pago correspondiente. Puede seleccionar todas las facturas de la columna de la derecha o elegir las que desea gestionar marcando las casillas de verificación. A continuación, haga clic en "Enviar recordatorio de pago vencido".
Una vez que hayas enviado un recordatorio, se mostrará la fecha del último correo electrónico enviado para que no envíes accidentalmente demasiados recordatorios: