Este artículo describe los pasos para preparar a un grupo de estudiantes con la información necesaria para facturarles. Una vez que haya revisado a su grupo de estudiantes, pase al siguiente artículo, que describe cómo gestionar las facturas .
Tenga en cuenta que recomendamos establecer una fecha límite para que los padres completen sus formularios de facturación en OpenApply al menos un día antes de que comience la facturación, para que los datos se sincronicen con SchoolsBuddy durante la noche. Los datos del pagador se pueden cambiar aquí (intercambiar entre padres), pero no se pueden editar (actualizar la dirección o los datos del pagador corporativo, por ejemplo). Puede dejar lotes en estado pendiente hasta que haya solicitado los datos del pagador restante, si falta alguno. Si se envía una factura al contacto equivocado o a alguien con datos de contacto erróneos, puede reenviarla más tarde.
Ciclo de facturación
La primera vez que utilice el módulo de facturación de matrículas, deberá configurar un ciclo de facturación. Puede nombrarlo como desee para organizar sus facturas; por ejemplo, "Facturación anual 2023", "Facturación trimestral 2023", etc. Esto le permitirá categorizar sus facturas y consultarlo posteriormente para comprobar si ha facturado a todos los estudiantes correspondientes a este ciclo.
1. Haga clic en Agregar ciclo
2. Introduzca el nombre del ciclo de facturación, el rango de fechas correspondiente, el año académico y el período académico. Haga clic en Agregar para finalizar.
3. Ahora aparecerá el submenú Ciclo de facturación. Haga clic en la primera opción, Agregar al ciclo .
4. Seleccione si desea facturar primero a los padres o a las empresas pagadoras.
5. Haz clic en Guardar
Selección de estudiantes para facturar con datos recopilados en OpenApply
Pagadores corporativos y familiares
Los siguientes pasos muestran cómo facturar a las familias. Si elige facturar a empresas, solo verá a los estudiantes que tengan los datos de la empresa registrados en OpenApply .
6. Amplíe la sección de filtros para ver los datos de facturación que ha recopilado en OpenApply , que puede utilizar para filtrar a los estudiantes a los que desea facturar.
Filtros
Tenga en cuenta que las actualizaciones de OpenApply se sincronizan durante la noche. Es posible que observe que algunas opciones muestran la respuesta "No especificado"; recuerde que en cada sitio SchoolsBuddy se asignan 5 estudiantes de prueba para que se familiarice con el sistema, por lo que a menudo faltarán 5 entradas.
7. Puedes ver rápidamente la cantidad de estudiantes filtrados y usar el botón "Agregar todos" o seleccionar el botón "+" junto a un estudiante para agregarlo al lote individualmente.
Una vez que haya seleccionado a los estudiantes correctos, los verá aparecer a continuación con un recuento rápido para que pueda confirmar que tiene la cantidad correcta. Puede cambiar el pagador si es necesario; por defecto, el pagador será el padre o tutor que esté marcado como "Padre/Madre Responsable" en OpenApply (esto se muestra con un asterisco *).
Si no se ha marcado a ningún progenitor como responsable, el pagador designará por defecto a cualquiera de los progenitores (en orden alfabético).
Consejo:
Si no puede ver el nombre completo del pagador con asterisco, ajuste la resolución de su pantalla usando Ctrl o Cmd +/-
8. Seleccione el/los producto(s) que desea facturar a este grupo de estudiantes y verá el Producto seleccionado debajo de la lista, con un total de facturación.
9. Indique cualquier reducción necesaria en la tarifa (por ejemplo, si está facturando a estudiantes que se incorporan a mitad de año o a hijos de empleados).
10. Haga clic en Aplicar producto(s) a los estudiantes.
11. Aparecerá una notificación que indica que el lote se ha guardado. Al pasar a los siguientes elementos del submenú, Vista de producto y Vista de lote, podrá revisar el lote que acaba de guardar.
Vista del producto
La vista de producto es un panel de resumen que muestra cuántos estudiantes han sido facturados por producto. Se contabilizan tanto los grupos familiares como los corporativos. El total facturado muestra los importes reales facturados, incluyendo las reducciones, incluso para los grupos que aún no han sido facturados (como se muestra, aún no hay fecha de última factura ).
Vista por lotes
La vista de lotes es un panel de resumen que muestra todos los lotes creados. A cada lote se le asigna un código de lote generado por el sistema y tiene un estado:
Pendiente - Lote creado
Procesando facturas: el usuario ha registrado facturas, pero aún no se han enviado.
Facturado - Se han enviado las facturas
Eliminado: se puede eliminar seleccionando Lote > Productos y haciendo clic en 'Eliminar lote'.
Incompleto - El estudiante no ha seleccionado un pagador.
1. Haga clic en un lote para expandirlo y ver todos los detalles en el lado derecho.
2. Primero se abrirá la lista de estudiantes . Esta incluye el ID del estudiante y el VBAN, si corresponde. Si falta información del pagador, pero desea facturar al resto de los estudiantes, puede eliminarlos individualmente del lote aquí. También puede editar la información del estudiante para seleccionar a qué pagador (familia) enviar la factura.
3. Cambie a la vista de Producto para ver a qué producto corresponde el lote, si se han introducido descuentos y el importe total facturado para dicho lote.
4. Si lo desea, puede eliminar todo el lote aquí.
Publicar facturas
La pestaña "Contabilizar facturas" ofrece un resumen final de todos los estudiantes en los lotes pendientes.
1. El número de facturas que se muestra aquí corresponde al número total de estudiantes en esos lotes pendientes. Los estudiantes en lotes incompletos no se contabilizarán ni se les facturará. Vuelva a la vista de lotes para eliminar a los estudiantes con información incompleta del lote incompleto si desea continuar facturando a los estudiantes que sí tienen información de pago completa en ese lote.
2. Introduzca la fecha de vencimiento de la factura.
3. Introduzca una referencia para las facturas si es necesario.
4. Registrar las facturas .
5. Haga clic en Confirmar o Cancelar en el último mensaje emergente de advertencia:
6. Vuelva a la vista de lotes para ver el estado. Esta página mostrará Procesando facturas hasta que se hayan enviado todos los correos electrónicos (si está facturando a un gran número de estudiantes, el procesamiento de los correos electrónicos podría tardar unos minutos). Cuando se envíen, el estado del lote será Facturado .
Para saber cómo consultar las facturas enviadas, gestionar los pagos recibidos, emitir notas de crédito y reemitir facturas, recibos y notas de crédito, consulte el siguiente artículo sobre Gestión de facturas .