En el módulo de facturación de matrícula, seleccione Agregar ciclo para crear un ciclo de facturación, luego use Agregar al ciclo para filtrar estudiantes por sus datos de facturación OpenApply , aplicar productos y guardar un lote. Revíselo en Vista de producto y Vista de lote, luego envíe facturas desde Publicar facturas.
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- Cómo hacerlo
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Facturación de la matrícula: configuración de un ciclo de facturación y creación de un lote de facturas
Para el personal de finanzas que prepara un grupo de estudiantes para facturar y contabiliza sus facturas.
| Yo quiero | Ir a |
|---|---|
| Crear un ciclo de facturación | Configurar un ciclo de facturación |
| Seleccione estudiantes y productos | Seleccione los estudiantes a los que facturar. |
| Verifique los totales y los lotes. | Vista del producto y vista del lote |
| Enviar las facturas | Enviar facturas |
Establezca una fecha límite para que los padres completen sus formularios de facturación en OpenApply al menos un día antes de que comience la facturación, para que los datos puedan sincronizarse con SchoolsBuddy durante la noche.
¿Qué puedo modificar en relación con los pagadores y qué ocurre si faltan datos?
Aquí puedes cambiar el pagador entre los padres, pero no puedes editar los datos del pagador (por ejemplo, la dirección o los datos de la empresa). Puedes dejar lotes en estado pendiente mientras buscas los datos del pagador que falten. Si una factura se envía al contacto equivocado o a alguien con datos de contacto erróneos, puedes reenviarla más tarde.
Configurar un ciclo de facturación
La primera vez que utilice el módulo de facturación de matrículas, configure un ciclo de facturación. Asígnele el nombre que utilice para organizar su facturación; por ejemplo, "Facturación anual 2023" o "Facturación trimestral 2023". Esto categoriza sus facturas, de modo que pueda comprobar posteriormente si ha facturado a todos los estudiantes correspondientes a ese ciclo.
Seleccione Agregar ciclo.
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Introduzca el nombre del ciclo de facturación, el rango de fechas, el año académico y el período académico, y luego seleccione Agregar.
En el submenú del ciclo de facturación que aparece, seleccione Agregar al ciclo.
Elija si desea facturar primero a los padres o a las empresas pagadoras.
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Seleccione Guardar.
Seleccione los estudiantes a los que se les facturará utilizando los datos OpenApply
Estos pasos muestran cómo facturar a las familias. Si factura a empresas, solo verá a los estudiantes cuyos datos de la empresa hayan sido ingresados en OpenApply .
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Amplíe la sección de filtros para ver los datos de facturación recopilados en OpenApply y utilícelos para filtrar a los estudiantes a los que desea facturar.
Las actualizaciones OpenApply se sincronizan durante la noche. Algunas opciones pueden mostrar "No especificado". Cada sitio SchoolsBuddy tiene 5 estudiantes de prueba para que te familiarices con el sistema, por lo que a menudo faltan 5 entradas.
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Verifique la cantidad de estudiantes filtrados y luego seleccione Agregar todos, o seleccione + junto a un estudiante para agregarlo de uno en uno. Los estudiantes seleccionados aparecen a continuación con un contador para que pueda confirmar la cantidad. El pagador predeterminado es el padre o madre marcado como "Padre/Madre Responsable" en OpenApply , que se muestra con un asterisco (*). Si ningún padre o madre está marcado como "Padre/Madre Responsable", el pagador predeterminado es cualquier padre o madre (en orden alfabético). Puede cambiar el pagador si es necesario.
Si no puede ver el nombre completo del pagador con el asterisco, aleje la vista usando Ctrl o Cmd y + o -.
Seleccione el producto o productos que se facturarán a este lote. El producto seleccionado aparecerá debajo de la lista con el total de facturación.
Indique cualquier reducción de cuotas necesaria, por ejemplo, para estudiantes que se incorporen a mitad de año o para hijos de empleados.
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Seleccione Aplicar producto(s) a los estudiantes.
Una notificación confirma que el lote se ha guardado. Revíselo en la Vista de producto y en la Vista de lote en el submenú.
Vista del producto
Un panel de resumen que muestra cuántos estudiantes han sido facturados por cada producto, incluyendo tanto lotes familiares como corporativos. El total facturado muestra los importes reales, incluyendo las reducciones, incluso para los lotes aún no facturados (estos aún no tienen fecha de última factura).
Vista por lotes
Un panel de resumen de todos los lotes. Cada lote tiene un código de lote generado por el sistema y un estado:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Lote creado. |
| Procesamiento de facturas | Las facturas se han registrado pero aún no se han enviado. |
| Facturado | Las facturas han sido enviadas. |
| Eliminado | Se elimina seleccionando el lote, luego Productos y Eliminar lote. |
| Incompleto | El estudiante no tiene seleccionado un pagador. |
Seleccione un lote para ver todos sus detalles a la derecha.
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Primero se muestra la lista de estudiantes, donde se indica el ID del estudiante y el VBAN, si corresponde. Puede editar la información de un estudiante para seleccionar qué pagador (familia) recibe la factura. Si falta información de algún pagador, pero desea facturar al resto, elimine a esos estudiantes del lote aquí.
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Cambia a la vista de producto para ver el producto, los descuentos aplicados y el total facturado del lote. Aquí puedes eliminar todo el lote.
Enviar facturas
La pestaña «Facturas publicadas» muestra un resumen final de todos los estudiantes en grupos pendientes. El número de facturas corresponde al número total de estudiantes en dichos grupos. Los estudiantes de grupos incompletos no se contabilizan ni se les factura. Para facturar a los estudiantes de un grupo incompleto que sí tienen la información de pago completa, vuelva a la vista de grupos y elimine a los estudiantes con información incompleta.
Introduzca la fecha de vencimiento de la factura.
Introduzca una referencia para las facturas, si es necesario.
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Registra las facturas.
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Seleccione Confirmar o Cancelar en el mensaje de advertencia final.
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Vuelva a la vista de lotes para comprobar el estado. Muestra "Procesando facturas" hasta que se envían todos los correos electrónicos, lo que puede tardar unos minutos si hay muchos estudiantes. Cuando se envían, el estado cambia a "Facturado".
A continuación, consulte la sección Gestión de facturas para ver las facturas enviadas, gestionar los pagos recibidos, emitir notas de crédito y reemitir facturas, recibos y notas de crédito.
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