Este artículo es el segundo paso de nuestra serie sobre la gestión de viajes al extranjero mediante depósitos, asignación de preferencias y cargos rápidos. Para una descripción general completa, consulte el primer artículo de la serie aquí . Este método también se puede adaptar a cualquier inscripción de preferencias donde los padres ya conocen las fechas y no necesitan una fecha específica en su calendario.
Cómo configurar un contenedor de preferencias para las opciones de viaje al extranjero:
- Seleccione la casilla "Ignorar día de la semana" . Esta función está diseñada para viajes en los que los padres ya conocen las fechas, por lo que el calendario no es tan importante. El viaje se programará por defecto para un lunes.
- Establezca el número de preferencias hasta un máximo de 5.
- Establezca las fechas de inicio y finalización de la actividad en la semana en que el viaje aparecerá en el calendario (este rango de fechas debe incluir un lunes).
- Configure las fechas de apertura y cierre de la inscripción según el período de tiempo que los padres tengan para realizar sus selecciones.
- Si los viajes coinciden con las vacaciones escolares, no utilice las fechas bloqueadas de la organización , ya que estas fechas estarán bloqueadas.
- Una vez creado el contenedor, agréguelo en grupos para cada viaje.
- Configura la disponibilidad del grupo , pero añade un requisito previo : quien realice la reserva debe pertenecer al grupo "Depósito pagado" que creaste previamente. Esto impide que los padres accedan al contenedor para seleccionar actividades hasta que hayan pagado el depósito.
- Agregue el costo de la próxima cuota del viaje que desea facturar y seleccione el tipo de costo "Por trimestre/año". La facturación de todos los contenedores de preferencias se gestiona por trimestre.
- Si su equipo de finanzas utiliza códigos de facturación , podría usarlos para agrupar todos los cargos, utilizando el mismo código para cada grupo, incluido el grupo de depósito original.
- Abra el formulario de inscripción para que los padres seleccionen sus opciones. Una vez que hayan realizado sus selecciones, siga el proceso de asignación habitual para distribuir los viajes entre los estudiantes. Para viajes de alto valor, recomendamos revisar posteriormente el Resumen de Asignación de Viajes y realizar los ajustes manuales necesarios; por ejemplo, si un estudiante no pudo realizar el viaje que deseaba el año pasado y usted quiere asegurarse de que obtenga su primera opción este año.
- Agregue cualquier información adicional en la pantalla Generar eventos y los padres la verán en el correo electrónico de confirmación que reciban. Por ejemplo, la fecha límite para el próximo pago o un aviso de que todas las asignaciones de viajes son definitivas.
- Debido a la configuración de " Ignorar día de la semana" , estos viajes se generarán el primer lunes del período de actividad. Los grupos de viaje aparecerán en Recepción | Registros / Eventos y podrá enviar comunicaciones al grupo de viaje si necesita enviar información específica sobre el mismo.
Tenga en cuenta que si cambia la ubicación de un grupo después de que se hayan generado los eventos, esto no modificará la ubicación de dichos eventos. Debe actualizar la ubicación a través de Recepción | Registros / Eventos . Consulte la sección de edición de este artículo: Editar, eliminar o cancelar un evento .