Dentro de SchoolsBuddy las comunicaciones se envían manualmente a padres, alumnos y personal, o bien se envían automáticamente después de que se realicen ciertas funciones.
Comunicaciones manuales
Las comunicaciones que se envían manualmente normalmente implican que un miembro del personal tenga el control de cuándo y por qué se envían. Las comunicaciones manuales incluyen:
- Mensaje enviado a través de la pestaña de envío de comunicaciones.
- Correo electrónico de activación para padres/personal/alumnos
- Restablecer contraseña
- Invitaciones a eventos (se envían cuando se crea un evento desde el Portal de viajes o el Portal de deportes).
- Alertas de ausencia de los padres
- Cobro de tarifas
Correos electrónicos de activación
Para que un miembro del personal, padre/madre o alumno/a pueda crear una cuenta SchoolsBuddy debe recibir un correo electrónico de activación. Este correo incluye un enlace para introducir una contraseña que utilizará al iniciar sesión en SchoolsBuddy . Los correos de activación solo pueden ser enviados por un administrador. Estos correos pueden personalizarse con diferentes textos e imágenes.
Para aprender cómo enviar un correo electrónico de activación, haga clic aquí .
Restablecer contraseña
Si un usuario SchoolsBuddy ha olvidado su contraseña y desea restablecerla, como administrador de la organización, puede enviarle un correo electrónico para que la recupere. El enlace del correo electrónico le permite restablecer su contraseña y crear una nueva. Este correo puede enviarse al personal, a los padres o a los alumnos.
Para aprender cómo enviar un correo electrónico de restablecimiento de contraseña, haga clic aquí .
Invitaciones a eventos
Las invitaciones a eventos se envían manualmente desde el Portal de Viajes o el Portal de Deportes una vez que se ha creado un evento y se han configurado los ajustes de disponibilidad y/o consentimiento correspondientes.
Cuando se envía una invitación a un evento:
- Los padres y/o alumnos reciben una notificación por correo electrónico.
- También recibirán una notificación push si tienen habilitada la aplicación móvil SchoolsBuddy
- La notificación les invita a ver los detalles del evento y a responder con una confirmación de asistencia (por ejemplo, aceptar o rechazar), según la configuración del evento.
Las invitaciones a eventos se utilizan normalmente para:
- Viajes
- Calendario deportivo
- Competiciones
- Cualquier evento que requiera confirmación de disponibilidad o consentimiento
Tenga en cuenta:
Las invitaciones solo se envían una vez que un miembro del personal las activa manualmente desde el Portal de Viajes o el Portal Deportivo.
El envío de una invitación no añade automáticamente al alumno al evento; la participación se confirma en función de la respuesta de confirmación de asistencia o consentimiento.
Para obtener más información sobre cómo crear y enviar invitaciones desde el Portal de Viajes, haga clic aquí .
Para obtener más información sobre cómo crear y enviar invitaciones desde el Portal Deportivo, haga clic aquí .
Alertas de ausencia de los padres
Cuando un miembro del personal pasa lista, tiene la opción de registrar a un alumno como:
Sí = Llegaron a tiempo y participaron.
No = Se esperaba pero no llegó, inicia el proceso para enviar una alerta de ausencia.
Tarde = Llegaron pero notaron que llegaban tarde.
Excusado = No llegaron, pero se sabía el motivo y no es necesario marcarlo como No.
Cuando se marca la ausencia de un alumno y se guarda el registro, por defecto, el miembro del personal designado para recibir alertas de ausencia recibirá una notificación por correo electrónico. Al guardar el registro, tiene la opción de notificar a los padres del alumno ausente. Si selecciona esta opción, tanto el padre como el miembro del personal recibirán un correo electrónico de alerta de ausencia.
Si desea obtener más información sobre cómo pasar lista en SchoolsBuddy haga clic aquí .
Cobro de tarifas
Si algún alumno de un grupo tiene una cuota pendiente asociada a su cuenta SchoolsBuddy , como administrador de cuotas, puede enviarles un aviso de cobro. Este aviso consiste en un correo electrónico o una notificación push que se envía al alumno o padre con saldo pendiente. Al enviar un aviso de cobro, no es posible seleccionar alumnos individualmente; la notificación se envía a todos los miembros del grupo que tengan un saldo pendiente en SchoolsBuddy .
Para obtener más información sobre cómo reclamar el pago de cuotas dentro SchoolsBuddy , haga clic aquí .
Comunicaciones automáticas
Las comunicaciones que se envían automáticamente se envían debido a ciertas funciones que tienen lugar dentro del sistema. Las comunicaciones automáticas incluyen:
- Confirmación de reserva para alumnos/padres (para reuniones de padres o eventos con reserva y pago inmediatos)
- Se ha asignado una tarifa a la cuenta del alumno/padre (para eventos principales o reservas manuales realizadas por un miembro del personal).
- Confirmación de la selección de actividades extracurriculares/clubes extraescolares del alumno/padre
- Confirmación de la asignación de actividades extracurriculares/clubes extraescolares para alumnos/padres
- Confirmación de pago (pago realizado por el padre/madre/alumno)
- Cancelación de un evento
- Los detalles del evento han sido editados.
Confirmación de reserva
Cuando un usuario SchoolsBuddy realiza una reserva, ya sea para una reunión de padres o un evento de reserva y pago instantáneo, recibirá un correo electrónico de confirmación. Este correo incluirá la fecha, la hora, el precio (si corresponde) y el número de reservas realizadas por el usuario.
Tarifa asignada a la cuenta de un usuario
Este correo electrónico se envía automáticamente en dos casos. Primero, cuando un miembro del personal realiza una reserva manual en la pestaña "Eventos existentes" de un contenedor, si el evento tiene un costo asociado, este se asignará a la cuenta. Esto significa que el usuario SchoolsBuddy recibirá este correo electrónico y una notificación push si utiliza las aplicaciones móviles SchoolsBuddy .
Confirmación de las selecciones de actividades del usuario
Cuando un padre o alumno haya enviado selecciones de actividades dentro de un formulario de inscripción basado en preferencias, recibirá un correo electrónico para confirmar su selección dentro del formulario de inscripción basado en preferencias.
Confirmación de la asignación de actividades de usuario
Una vez generados los eventos del contenedor de inscripción según las preferencias y asignadas las actividades a los alumnos, el usuario recibirá un correo electrónico confirmando la selección que se le ha asignado. Asimismo, una vez realizadas las asignaciones, el alumno se añadirá automáticamente al grupo correspondiente y los eventos se añadirán a su calendario.
Confirmación de pago
Cuando un usuario haya realizado un pago para un evento dentro de SchoolsBuddy , recibirá un correo electrónico confirmando que se ha efectuado el pago.
Cancelación y actualización de los detalles de un evento
Si un evento se cancela o se modifican los detalles en SchoolsBuddy , el usuario recibe una notificación por correo electrónico y una notificación push si utiliza las aplicaciones móviles SchoolsBuddy .