Cómo pasar lista (a través de la pestaña Recepción)

Más de un miembro del personal puede pasar lista a través de la pestaña de Recepción. Se pueden pasar todas las listas a la vez para facilitar la organización de eventos con gran afluencia de público, y las actualizaciones se guardan en tiempo real con una marca de tiempo.

1. Haz clic en la pestaña Recepción .
2. Haz clic en la pestaña Registros / Eventos (si has hecho clic en Recepción desde otra pestaña, accederás a esta pestaña por defecto).
3. El rango de fechas predeterminado serán los registros de hoy. Puede cambiar el rango de fechas haciendo clic en el icono del calendario o cambiar el grupo, el año, el tipo de evento y el organizador haciendo clic en Filtro. Hay filtros para ver la asistencia iniciada, completada o eliminada, así como filtros para excluir de la vista las citas de la reunión de padres, los registros de transporte o los eventos de pago.

   

4. Haz clic en un registro para seleccionarlo. El registro es la vista predeterminada y se abrirá en el panel lateral.

   

5. Seleccione la casilla de verificación que aparece junto al nombre del estudiante para registrar su asistencia.
   • Presente
   • Ausente - ausencia inesperada
   • Justificado - ausencia prevista
   • Tarde - presente, pero se observa que llegaron tarde.
6. Haz clic en el Icono para incluir en las notas de asistencia.

   

7. Después de pasar lista, si un estudiante salió, haga clic en Modo de salida .

   

8. A continuación, puedes documentar la salida del estudiante y con quién.

   

Estado(s) de conflicto de los asistentes cuando más de un miembro del personal está tomando lista / Marca de tiempo en vivo del último registro / Notificar al personal y notificar a los padres sobre los ausentes

• El registro se guarda en tiempo real para que más de un miembro del personal pueda tomar la lista simultáneamente. Por ejemplo, si hay un grupo particularmente grande, cuando dos miembros del personal toman la lista al mismo tiempo, si uno de ellos marca a un estudiante con un estado conflictivo, aparece el botón " Resolver estado de asistencia" . El miembro del personal puede hacer clic en el botón para confirmar o cancelar los cambios.

  

  

• La fecha y la hora de la última actualización del registro se muestran en la parte superior de la pantalla.
• Si algún alumno falta a clase, puede notificar a los padres o al personal. El miembro del personal con la función de alerta de ausencia recibirá la notificación por correo electrónico al hacer clic en «Notificar al personal sobre la ausencia» . Todos los contactos de padres o tutores vinculados al alumno recibirán la notificación por correo electrónico al hacer clic en «Notificar a los padres sobre la ausencia ». Si no pulsa estos botones, no se enviarán notificaciones, pero el registro se guardará con el estado indicado. El botón «Notificar a los padres sobre las ausencias» está visible por defecto; si no desea que este botón esté visible, póngase en contacto con SchoolsBuddy para desactivarlo.

  

Indicadores del estado de los registros

Cuando el registro se guarda automáticamente, aparecerá una marca de verificación junto al evento, aunque es posible que deba hacer clic en Actualizar. ) para que el registro lo vea. Un ejemplo de esto se muestra en la imagen a continuación.

• Una marca de verificación verde ( ) Indica que el registro está completo, TODOS los estudiantes han sido marcados como una de las opciones.
• Una marca amarilla ( ) Indica que al menos un estudiante no tiene marcada ninguna de las opciones.
• Una marca roja ( ) Indica que el registro está completo Y que se ha notificado a los padres sobre las ausencias.
• Si no aparece ninguna marca de verificación, significa que no hay estudiantes asignados al evento o que aún no se ha pasado lista.

Diferentes opciones para ver los registros / Información recuperable al tomar asistencia

• Vista detallada : por defecto, muestra el año y la clase del alumno; también puede optar por ver la fecha de nacimiento activando la opción correspondiente.

  

• Vista rápida : por defecto muestra solo la clase de los estudiantes.

  

• Seleccione el año: Si tiene diferentes grupos de años en el mismo registro, pero solo desea ver el Grado 10, puede marcar el o los grupos de años necesarios.

  

• Notas de consentimiento: Si un padre o tutor ha escrito alguna nota de consentimiento adicional al aceptar una invitación, esta aparecerá debajo del nombre del estudiante.

  

• Notas de asistencia: Si se han añadido notas al registrar la asistencia, aparecerán debajo del nombre del alumno y en el archivo CSV descargado.

  

• Eventos anteriores/siguientes: Si un estudiante asiste a otros eventos antes o después del evento actual, estos aparecerán debajo del nombre del estudiante.

  

• La sección Detalles contiene información sobre el evento. Desde aquí puedes editar, eliminar o cancelar el evento.

  

• La sección de tutores contiene los datos de contacto de los padres o tutores para un acceso rápido, incluidos los números de teléfono de enlace directo.

  

• La función Enviar comunicación se puede utilizar para enviar mensajes al cancelar el evento o para enviar un mensaje al grupo por correo electrónico o SMS.

  

• La sección de información médica permite un acceso rápido a los detalles médicos (recopilados mediante un formulario de datos personalizado o desde su sistema de información de gestión). Para más información, póngase en contacto con SchoolsBuddy . Si no utiliza un sistema de información de gestión, los administradores pueden actualizarlos manualmente en la cuenta del estudiante.

  

• Los datos etiquetados muestran la información recopilada a través de formularios de datos personalizados. Si desea recopilar información adicional que pueda ser útil para el personal, póngase en contacto con SchoolsBuddy para configurarlo.
• Algunas escuelas pueden otorgar a los administradores acceso para ver el botón "Agregar" . Este botón se utiliza para añadir estudiantes al registro sin generar ningún cargo.