Este artículo explica cómo organizar reuniones presenciales entre padres y profesores.
Para las reuniones en línea , ahora puede elegir si usar URL de reunión o vídeo incrustado . Lea este artículo para obtener más información al respecto.
Para ver cómo crear reuniones virtuales entre padres y profesores utilizando vídeo integrado , haga clic aquí .
Para ver cómo crear reuniones en línea entre padres y profesores utilizando URL de reuniones , haga clic aquí .
Consejo: Es fácil programar varias reuniones de padres en un mismo lugar si utilizas las mismas clases durante todo el año (o casi todas). Si quieres usar este método, puedes cambiar las fechas de inscripción y de inicio y fin de las reuniones a lo largo del año para mostrar u ocultar las conferencias a los padres según las programes cada trimestre.
- Haz clic en la pestaña Actividades y clubes / Administración de reservas (esta pestaña puede tener una etiqueta diferente según las preferencias de tu escuela).
- Haga clic en el tipo de contenedor ' Reunión de padres y maestros '.
- Haz clic en ' +Agregar ' para crear un nuevo contenedor.
- Complete la configuración general:
- Título del formulario de inscripción: Nombre de la(s) reunión(es) de padres / conferencia(s) de padres
- Información para padres: Incluya detalles relevantes para todas las reuniones de padres y maestros que se mostrarán a los padres. Por ejemplo, a quién contactar si no pueden asistir a último momento o si los padres pueden cancelar las citas por sí mismos.
- Permitir la cancelación de reservas: Si desea que los padres puedan cancelar o cambiar los horarios seleccionados, marque la casilla. Los padres podrán ver la disponibilidad actualizada de los horarios. Nota: Los padres solo pueden cancelar o cambiar los horarios durante el periodo de inscripción.
- Formato de la reunión: Presencial
- Número máximo de reuniones con un profesor por alumno: Si desea que los padres puedan reservar más de una reunión con un profesor, cambie este valor al número de reuniones que pueden reservar.
- Complete el resto de los detalles.
- Fecha de inicio de las reuniones: Fecha en que se realizarán las conferencias. Si lo desea, puede ingresar las fechas de todo el año para brindar una guía general a los padres.
- Fecha de finalización de las reuniones: Fecha en la que se extenderán las conferencias. Si lo desea, puede ingresar las fechas de todo el año para brindar una guía general a los padres.
- Hora de inicio predeterminada de las reuniones: Si la mayoría de sus reuniones de PTC comienzan a la misma hora, establezca esta como predeterminada.
- Hora de finalización predeterminada de las reuniones: Si la mayoría de sus reuniones de PTC terminan a la misma hora, establezca esta hora como predeterminada.
- Quién puede reservar reuniones: Las reservas las realizarán padres, alumnos o ambos.
- Apertura del plazo de inscripción: Fecha y hora de apertura del plazo de inscripción
- Cierre de inscripciones: Fecha y hora de cierre de inscripciones
- Usar fechas de bloqueo de la organización: al seleccionar esta opción, se impedirá la creación de PTC en días que hayan sido bloqueados para su organización, por ejemplo, días de formación de profesores.
- Términos y condiciones: Puede ingresar cualquier término y condición que el padre deba aceptar antes de hacer una reserva, o enlazar a una página de los términos y condiciones de su escuela alojada en su sitio web ingresando esta URL en el cuadro de información adicional (URL) de los términos y condiciones .
- Formulario de datos de reserva: SchoolsBuddy puede crear formularios de datos personalizados si necesita recopilar información de los padres al momento de la reserva. Por ejemplo, requisitos de traductor. Contáctenos para cualquier consulta.
Cuando haya introducido todos los datos, seleccione la pestaña verde " Guardar ".
- Se creará el contenedor y se le llevará a la pantalla de inicio.
(Tenga en cuenta que un contenedor no debe reutilizarse. Se debe crear un nuevo contenedor para la siguiente ronda de PTC).
A continuación, cree los grupos de profesores para las asignaturas o clases de inscripción. Puede importarlos desde su Sistema de Información Estudiantil; póngase en contacto con nosotros si no están disponibles en el siguiente paso. - Para crear un grupo individual, haga clic en Agregar o, para crear todos los grupos a partir de los datos importados de su Sistema de Información Estudiantil, haga clic en Agregar en masa .
- Si ha seleccionado la opción Agregar en masa, puede optar por generar grupos de profesores a partir de Clases de asignaturas o Grupos de inscripción. Seleccione la opción deseada.
Las clases de asignaturas se pueden filtrar por profesor, asignatura, año y búsqueda por palabra clave:Si selecciona Grupos de inscripción , se mostrarán todos sus grupos de inscripción o aulas:
- Seleccione los grupos de inscripción o las clases que desee agregar haciendo clic en las casillas de verificación o seleccionando "Seleccionar todo" . Si desea ver qué alumnos pertenecen al grupo de inscripción o a la clase , haga clic en el logotipo verde (i) que aparece junto al nombre.
- Seleccione un sufijo para el título del profesor. Por ejemplo, si selecciona Grupos de inscripción , se aplicará el sufijo del título del grupo, como por ejemplo : 10A Reunión de padres y profesores, 10B Reunión de padres y profesores. Esto es lo que verá un padre o tutor cuando seleccione los profesores que desea reservar.
- Una vez seleccionadas las clases, haga clic en el botón Generar profesores .
- Aparecerá una lista de los grupos de profesores recién creados. Puede eliminarlos o editarlos. Si desea eliminar a uno o varios profesores, marque la casilla de la izquierda correspondiente y haga clic en «Eliminar seleccionados ». Cuando esté conforme con los profesores, marque las casillas individuales de la izquierda o haga clic en «Seleccionar todo» y luego en «Completar» . Existe una forma rápida de añadir una ubicación posteriormente, así que solo complete estos campos si va a utilizar ubicaciones diferentes para cada grupo.
- Los grupos recién creados aparecerán en la pestaña «Profesores» dentro del contenedor. Si aparece un mensaje de advertencia porque más de un grupo tiene el mismo profesor, tenga cuidado de no programar reuniones para ambos grupos de profesores al mismo tiempo. Le recomendamos eliminar los grupos que no sean necesarios y transferir sus clases; consulte este artículo para saber cómo hacerlo.
En la práctica, puede haber profesores duplicados si imparten clases a diferentes grupos en horarios distintos. Por ejemplo, un profesor podría estar impartiendo clases de inglés a un grupo y de coordinación de CAS a otro. Es importante asegurarse de que los horarios de los profesores se programen o bloqueen adecuadamente para evitar reservas duplicadas. Nota: El filtro de grupo que se muestra en la captura de pantalla a continuación no es una función de búsqueda, sino que filtra únicamente por el nombre del grupo. En los casos en que el nombre del profesor coincide con el del grupo, la búsqueda se realiza por nombre del profesor. - Si desea editar algún detalle, haga clic en Editar y modifique los datos manualmente según sea necesario. Por ejemplo, podría modificar la disponibilidad para permitir que estudiantes de otras asignaturas tengan citas con este profesor si tuvieran que sustituir a otro.
- Haz clic en «Fechas de bloqueo» para ver las fechas en las que no se programarán reuniones de padres y maestros (PTC). Si has seleccionado usar las fechas de bloqueo de la organización, aparecerán aquí. También puedes añadir más fechas de bloqueo que se apliquen solo a estas reuniones de padres y maestros, en lugar de a todas las actividades escolares, si fuera necesario.
- A continuación, haga clic en Crear reuniones y Agregar nueva.
- Complete la información:
- Título: Título de la reunión/conferencia de padres específica.
- Información vital: Añada cualquier información vital relevante.
- Reservas por franja horaria: Normalmente, un padre o tutor puede reservar una franja horaria a la vez, pero esto dependerá de las preferencias de su escuela. Por ejemplo, si se trata de reuniones dirigidas por estudiantes con dos estudiantes presentes al mismo tiempo.
- Si desea crear la conferencia para cada profesor, grupo o clase, haga clic en Seleccionar todo en Crear para profesores . También puede seleccionar grupos de profesores individualmente; hágalo si tiene programados diferentes profesores en diferentes horarios, por ejemplo, reuniones de clase los lunes y reuniones de orientación los martes.
- Complete el resto de los detalles:
- Método de reunión: Esto no se puede cambiar porque a nivel del contenedor, el formato de reunión se configuró como presencial .
- Ubicación: Puede elegir la ubicación predeterminada del grupo o seleccionar una de la lista de ubicaciones de su escuela. Debe seleccionar una de las opciones.
- Frecuencia: Puedes crear franjas horarias para uno o varios días. Si cada día tiene una hora de inicio y finalización diferente, te recomendamos añadirlos como un solo día y, posteriormente, añadir otro evento para las distintas franjas horarias.
- Fecha de la reunión: seleccione el/los día/s para la reunión de padres/conferencia de padres.
- Hora de inicio : Comienzo del primer intervalo de tiempo.
- Hora de finalización: La hora de finalización del último intervalo de tiempo.
- Duración de la reunión en minutos: La duración de cada franja horaria.
- Tiempo de intervalo en minutos: Añada un tiempo si los profesores necesitan un descanso entre cada reunión.
Haz clic en Crear regla para finalizar. - El sistema crea una plantilla de horario para cada grupo de profesores. Estas plantillas se pueden editar hasta su publicación, tras la cual podrá consultarlas en esta página desmarcando la opción " Ocultar publicados " para comprobar si se han realizado modificaciones posteriormente.
- Haz clic en Publicar reuniones para revisar las reuniones creadas. Ten en cuenta que la columna Cantidad de reuniones debe tener suficientes reuniones para cubrir la cantidad de estudiantes que un profesor debe ver; si no es así, puedes agregar tiempo adicional en su horario. Puedes seleccionar Todas las reuniones para publicar o elegir los horarios de profesores individuales marcando las casillas de cada reunión. Por ejemplo, esto podría usarse si creas todas las reuniones para Primaria y Secundaria en el mismo contenedor, pero solo quieres publicar primero las reuniones de Primaria. La visibilidad de las citas publicadas seguirá estando sujeta a las fechas de inscripción en la configuración del contenedor. Selecciona los horarios del profesor y marca la casilla Confirmo .
- Si todo está correcto, desplácese hacia abajo y marque la casilla de confirmación y el botón Publicar . Tenga en cuenta que los eventos serán visibles para los padres de inmediato si el período de inscripción ya está abierto. Si la fecha de inscripción es posterior, los padres aún no verán nada.
- Aparecerá un mensaje indicando que las reuniones se están generando y que no se pueden modificar durante el proceso. Una vez generadas, este mensaje desaparecerá automáticamente, o puede hacer clic en Actualizar para ver la pantalla actualizada.
- Una vez publicadas, las reuniones aparecerán en la pestaña "Ver reuniones/reservas" .
- A continuación, se muestra un ejemplo de la pantalla que verán los padres al reservar una reunión de padres. Hay un temporizador (configurado en 15 minutos desde el momento de seleccionar la reunión) que indica cuánto tiempo les queda para consultar la disponibilidad y completar la reserva. Si el temporizador finaliza, perderán la reserva y tendrán que empezar de nuevo.
Tenga en cuenta que si cambia la ubicación de un grupo después de que se hayan creado los eventos, esto no modificará la ubicación de dichos eventos. Este paso también debe completarse, pero puede cambiar la ubicación de todos los eventos futuros a la vez.
Para obtener más información sobre cómo hacerlo, consulte la sección "Edición" de este artículo: Editar, eliminar o cancelar un evento.
Para obtener más detalles, consulte estos artículos:
Bloquear franjas horarias para reuniones de padres/conferencias de padres como administrador
Bloquear franjas horarias para reuniones de padres/conferencias con los padres - como profesor
Cómo reservar manualmente una reunión de padres/conferencia con los padres.
Cómo gestionar los descansos en la reunión de padres y profesores / reunión de padres