Cómo crear una reunión virtual de padres/conferencia de padres/PTC utilizando vídeo integrado.

Este artículo explica cómo crear reuniones virtuales entre padres y profesores mediante vídeo integrado . También incluye detalles sobre cómo se ve la reunión para padres y personal docente.

Para las reuniones en línea , ahora puede elegir entre usar URL de reunión o vídeo incrustado . Lea este artículo para seleccionar el tipo de reunión en línea que mejor se adapte a sus necesidades.

Para ver cómo crear reuniones presenciales entre padres y profesores, haga clic aquí .

Para ver cómo crear reuniones en línea entre padres y profesores utilizando URL de reuniones , haga clic aquí .

Consejo: Es fácil programar varias reuniones de padres en un mismo lugar si utilizas las mismas clases durante todo el año (o casi todas). Si quieres usar este método, puedes cambiar las fechas de inscripción y de inicio y fin de las reuniones a lo largo del año para mostrar u ocultar las conferencias a los padres según las programes cada trimestre.

1. Haz clic en la pestaña Actividades y clubes / Administración de reservas (esta pestaña puede tener una etiqueta diferente según las preferencias de tu escuela).

   

2. Haga clic en el tipo de contenedor ' Reunión de padres y maestros '.

   

3. Haz clic en ' +Agregar ' para crear un nuevo contenedor.

   

4. Complete la configuración general:
   • Título del formulario de inscripción: Nombre de la(s) reunión(es) de padres / conferencia(s) de padres
   • Información para padres: Incluya detalles relevantes para todas las reuniones de padres y maestros que se mostrarán a los padres. Por ejemplo, a quién contactar si no pueden asistir a último momento o si los padres pueden cancelar las citas por sí mismos.
   • Permitir la cancelación de reservas: Si desea permitir que los padres cancelen o cambien los horarios elegidos, marque la casilla. Los padres podrán ver la disponibilidad actualizada de los horarios.
   • Nota: Los padres solo pueden cancelar o modificar la inscripción durante el período en que esté abierta.
   • Formato de reunión: Seleccionar en línea (mediante el método en línea predeterminado)

   • Número máximo de reuniones con un profesor por alumno: Si desea que los padres puedan reservar más de una reunión con un profesor, cambie este valor al número de reuniones que pueden reservar.

     

5. Complete el resto de los detalles.
   • Fecha de inicio de las reuniones: Fecha en que se realizarán las conferencias. Si lo desea, puede ingresar las fechas de todo el año para brindar una guía general a los padres.
   • Fecha de finalización de las reuniones: Fecha en la que se extenderán las conferencias. Si lo desea, puede ingresar las fechas de todo el año para brindar una guía general a los padres.
   • Hora de inicio predeterminada de las reuniones: Si la mayoría de sus reuniones de PTC comienzan a la misma hora, establezca esta como predeterminada.
   • Hora de finalización predeterminada de las reuniones: Si la mayoría de sus reuniones de PTC terminan a la misma hora, establezca esta hora como predeterminada.
   • Quién puede reservar reuniones: Las reservas las realizarán padres, alumnos o ambos.
   • Apertura del plazo de inscripción: Fecha y hora de apertura del plazo de inscripción
   • Cierre de inscripciones: Fecha y hora de cierre de inscripciones
   • Usar fechas de bloqueo de la organización: al seleccionar esta opción, se impedirá la creación de PTC en días que hayan sido bloqueados para su organización, por ejemplo, días de formación de profesores.
   • Términos y condiciones: Puede ingresar cualquier término y condición que el padre deba aceptar antes de hacer una reserva, o enlazar a una página de los términos y condiciones de su escuela alojada en su sitio web ingresando esta URL en el cuadro de información adicional (URL) de los términos y condiciones .

   • Formulario de datos de reserva: SchoolsBuddy puede crear formularios de datos personalizados si necesita recopilar información de los padres al momento de la reserva. Por ejemplo, requisitos de traductor. Contáctenos para cualquier consulta.
     
     Cuando haya introducido todos los datos, seleccione la pestaña verde " Guardar ".

     

6. Se creará el contenedor y se le llevará a la pantalla de inicio.
   (Tenga en cuenta que un contenedor no debe reutilizarse. Se debe crear un nuevo contenedor para la siguiente ronda de PTC).
   A continuación, cree los grupos de profesores para las asignaturas o clases de inscripción. Puede importarlos desde su Sistema de Información Estudiantil; póngase en contacto con nosotros si no están disponibles en el siguiente paso.

7. Para crear un grupo individual, haga clic en Agregar o, para crear todos los grupos a partir de los datos importados de su Sistema de Información Estudiantil, haga clic en Agregar en masa .

   

8. Si ha seleccionado la opción Agregar en masa, puede optar por generar grupos a partir de Clases de asignaturas o Grupos de inscripción. Seleccione la opción deseada.
   Las clases de asignaturas se pueden filtrar por profesor, asignatura, grado y búsqueda por palabra clave:

   

   Si selecciona Grupos de inscripción , se mostrarán todos sus grupos de inscripción o aulas.

   

9. Seleccione los grupos de registro o clases de asignaturas que desea agregar haciendo clic en las casillas de alternancia o utilizando Seleccionar todo .

   

   Si desea ver qué alumnos están en el Grupo Regular o en la Clase de Asignatura , haga clic en el logotipo verde (i) que se encuentra junto al nombre.

   

10. Seleccione un sufijo para el título del profesor. Por ejemplo, si selecciona Grupos de inscripción , se aplicará el sufijo del título del grupo, como por ejemplo : 10A Reunión de padres y profesores, 10B Reunión de padres y profesores. Esto es lo que verá un padre o tutor cuando seleccione los profesores que desea reservar.

    

11. Una vez seleccionados los grupos de clases/inscripción, haga clic en el botón Generar profesores .

    

12. Aparecerá una lista de los grupos de profesores recién creados. Puede eliminarlos o editarlos. Si desea eliminar a uno o varios profesores, marque la casilla de la izquierda correspondiente y, a continuación, haga clic en «Eliminar seleccionados».

Cuando esté satisfecho con los profesores, marque las casillas correspondientes a la izquierda o haga clic en Seleccionar todo y luego en Completar . Verá que en Ubicación en línea aparece Chat de vídeo integrado para indicar que la reunión utilizará vídeo integrado en SchoolsBuddy en lugar de una URL de reunión.

13. Los grupos recién creados aparecerán en la pestaña Profesores dentro del contenedor.

Si aparece un mensaje de advertencia que indica que hay más de un grupo vinculado al mismo profesor, tenga especial cuidado al programar las reuniones. Asegúrese de que las reuniones de estos grupos no se programen a la misma hora, ya que esto provocaría que las reservas se solapen.

Recomendamos eliminar los grupos que no sean necesarios y trasladar sus clases. Para saber cómo hacerlo, consulta este artículo . Esto implica combinar varias clases en el campo "Disponible para" de un mismo grupo. Por ejemplo, si un profesor ofrece reuniones tanto a una clase de inglés como a una de francés, puedes incluir ambas en la sección "Disponible para" de un solo grupo, en lugar de crear grupos separados para cada una.

Tenga en cuenta que, en algunos casos, es normal y apropiado tener grupos de profesores duplicados. Esto suele ocurrir cuando las reuniones de un profesor deben programarse en horarios diferentes para distintos roles. Por ejemplo, un profesor puede reunirse con un grupo de estudiantes como profesor de inglés y con otro grupo como coordinador de CAS.

En estas situaciones, es importante asegurarse de que los horarios del profesor estén programados o bloqueados correctamente para evitar reservas duplicadas; por ejemplo, programar reuniones de inglés por la mañana y reuniones de CAS por la tarde.

Nota: El filtro de grupo que se muestra en la captura de pantalla a continuación no es una función de búsqueda. Filtra los resultados únicamente por nombre de grupo. Si el nombre del profesor también se usa como nombre de grupo, puede parecer que el filtro busca por nombre de profesor.

14. Si desea editar algún detalle, haga clic en Editar y modifique los detalles manualmente según sea necesario.

Podrías modificar la disponibilidad para permitir que los estudiantes de otras asignaturas tengan citas con este profesor si, por ejemplo, tuvieran que sustituir a otro profesor.

15. Haz clic en «Fechas de bloqueo» para ver las fechas en las que no se programarán reuniones de padres y maestros (PTC). Si has seleccionado usar las fechas de bloqueo de la organización, aparecerán aquí. También puedes añadir más fechas de bloqueo que se apliquen solo a estas reuniones de padres y maestros, en lugar de a todas las actividades escolares, si fuera necesario.

16. A continuación, haga clic en Crear eventos y Agregar nuevo.

17. Complete la información:

• Título: Título de la reunión/conferencia de padres específica.
• Información vital: Añada cualquier información vital relevante.
• Reservas por franja horaria: Normalmente, un padre o tutor puede reservar una franja horaria a la vez, pero esto dependerá de las preferencias de su escuela. Por ejemplo, si se trata de reuniones dirigidas por estudiantes con dos estudiantes presentes al mismo tiempo.

18. Si desea crear la conferencia para cada profesor/registro/clase, haga clic en Seleccionar todo en Crear para profesores . También puede seleccionar grupos de profesores individuales; hágalo si programa reuniones de diferentes profesores en diferentes horarios, por ejemplo, reuniones de clase los lunes y reuniones de orientación los martes.

19. Complete los detalles:

• Método de reunión: Esto no se puede cambiar porque, a nivel del contenedor, el formato de reunión se configuró como en línea (mediante el método en línea predeterminado).
• Ubicación: Se trata de un chat de vídeo integrado.
• Frecuencia: Puedes crear franjas horarias para uno o varios días. Si cada día tiene una hora de inicio y finalización diferente, te recomendamos añadirlos como un solo día y, posteriormente, añadir otro evento para las distintas franjas horarias.
• Fecha de la reunión: seleccione el/los día/s para la reunión de padres/conferencia de padres.
• Hora de inicio : Comienzo del primer intervalo de tiempo.
• Hora de finalización: La hora de finalización del último intervalo de tiempo.
• Duración del evento en minutos: La duración de cada franja horaria.
• Tiempo de intervalo en minutos: Añada un tiempo si los profesores necesitan un descanso entre cada reunión.
• Finalizar reuniones: Elija cómo deben finalizar las reuniones:
  • Automáticamente: las reuniones finalizarán automáticamente a la hora establecida en Hora de finalización.
  • Control por parte del personal: el personal puede finalizar las reuniones manualmente, hasta 15 minutos antes de la hora de finalización prevista.

Haz clic en Crear regla para finalizar.

20. El sistema crea una plantilla de horario para cada grupo de profesores. Estas plantillas se pueden editar hasta que se publiquen.

21. Haga clic en Publicar reuniones para revisar las reuniones creadas.

Consulta la columna "Cantidad de reuniones" para asegurarte de que haya suficientes espacios para reuniones para la cantidad de estudiantes que cada profesor necesita atender. Si no hay suficientes reuniones, es posible que debas añadir más tiempo al horario de ese profesor.

Puedes elegir:

• Seleccione todas las reuniones que desea publicar a la vez, o

• Seleccione los horarios de cada profesor marcando las casillas que aparecen junto a sus nombres.

Por ejemplo, si creó reuniones tanto para la escuela primaria como para la escuela secundaria en el mismo contenedor, pero solo desea publicar primero las reuniones de la escuela primaria, puede seleccionar solo a esos profesores.

Tenga en cuenta que la visibilidad de las citas publicadas sigue estando controlada por las fechas de inscripción establecidas en el contenedor.

Una vez que haya seleccionado los horarios de los profesores necesarios, marque la casilla "Confirmo" y continúe.

22. Si todo es correcto, desplácese hacia abajo y marque la casilla de confirmación y el botón Publicar . Tenga en cuenta que los eventos serán visibles para los padres de inmediato si el período de inscripción ya está abierto. Si la fecha de inscripción es posterior, los padres aún no verán nada.

23. Aparecerá un mensaje indicando que las reuniones se están generando y que no se pueden modificar durante el proceso. Una vez generadas, este mensaje desaparecerá automáticamente o puede hacer clic en Actualizar para ver la pantalla actualizada.

24. Una vez publicadas, las reuniones aparecerán en la pestaña Ver reuniones/reservas .

25. A continuación, se muestra un ejemplo de la pantalla que verán los padres al reservar una reunión de padres. Hay un temporizador de cuenta regresiva (configurado en 15 minutos desde el momento de seleccionar la reunión) que muestra cuánto tiempo les queda para verificar la disponibilidad y completar la reserva. Si el temporizador finaliza, perderán la reserva y tendrán que empezar de nuevo.

Cómo se ve la reunión para los padres y el personal.

Una vez que un padre haya completado una reserva y esta se encuentre en la agenda del padre y del miembro del personal, cuando hagan clic en ella, aparecerá un icono que indica que la reunión no ha comenzado .

Opinión de los padres

Opinión del personal

Cuando falte menos de una hora para la cita, este icono cambiará a un temporizador de cuenta regresiva que comenzará en 59.59.

Por ejemplo

Una vez que haya llegado la hora de la cita, el padre y el miembro del personal pueden hacer clic en Unirse a la reunión.

Tenga en cuenta que solo podrá unirse a una reunión desde la interfaz SchoolsBuddy . Si el usuario ha configurado el enlace a otra aplicación de agenda, como Outlook o Google, deberá iniciar sesión en SchoolsBuddy para unirse a las reuniones.

Opinión de los padres

Opinión del personal

Cuando tanto el padre/madre como el personal hagan clic en el botón "Unirse a la reunión", la interfaz cambiará para mostrar la pantalla de video de cada persona. En la vista del padre/madre, el miembro del personal aparecerá en el centro de la pantalla, mientras que el padre/madre se verá en una pantalla más pequeña en la parte inferior izquierda. En la vista del personal, sucederá lo contrario.

Vista de los padres

Opinión del personal

En la parte inferior de la pantalla hay varios botones y un temporizador que muestra cuánto tiempo queda para que termine la reunión.

Una vez que el temporizador llegue a cero o la reunión sea finalizada por el miembro del personal, la pantalla volverá al evento, el botón cambiará a "Reunión finalizada" y el miembro del personal podrá entonces pasar lista.

Para obtener más detalles, lea estos artículos:

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Cómo realizar una reserva manual para la reunión de padres/conferencia de padres

Cómo gestionar los descansos en la reunión de padres y profesores / reunión de padres