Creación de una reunión virtual de padres/conferencia de padres/PTC utilizando URL de reuniones.

Este artículo explica cómo crear reuniones virtuales de padres y profesores (PTC, por sus siglas en inglés) utilizando enlaces de reunión (por ejemplo, Zoom, Microsoft Teams, etc.).
La creación de una reunión de padres y profesores consta de tres partes, y este artículo le guiará a través de cada una de ellas.

Primera parte: Creación de contenedores
Segunda parte: La creación del profesor
Tercera parte: Creación de reuniones

Primera parte: Creación de contenedores

Haz clic en la pestaña Actividades y clubes / Administración de reservas (esta pestaña puede tener una etiqueta diferente según las preferencias de tu escuela).
Haga clic en el tipo de contenedor ' Reunión de padres y maestros '.
Haz clic en ' +Agregar ' para crear un nuevo contenedor.
Complete la configuración general:
- Título del formulario de inscripción: Nombre de la(s) reunión(es) de padres / conferencia(s) de padres
- Información para padres: Incluya detalles relevantes para todas las reuniones de padres y maestros que se mostrarán a los padres. Por ejemplo, a quién contactar si no pueden asistir a último momento o si los padres pueden cancelar las citas por sí mismos.
- Permitir la cancelación de reservas: Si desea que los padres puedan cancelar o cambiar los horarios seleccionados, marque la casilla. Los padres podrán consultar la disponibilidad actualizada. Nota: Los padres solo podrán cancelar o cambiar las reservas durante el periodo de inscripción.
- Formato de reunión: Seleccionar en línea (mediante el método en línea predeterminado)
- Número máximo de reuniones con un profesor por alumno: Si desea que los padres puedan reservar más de una reunión con un profesor, modifique este valor para indicar el número máximo de reuniones que pueden reservar. De lo contrario, déjelo en 0.
Complete el resto de los detalles.
- Fecha de inicio/fin de las reuniones: El primer y último día del PTC.
- Hora de inicio/fin predeterminada de las reuniones: La hora de inicio más temprana y la hora de finalización más tardía de PTC.
- Quién puede reservar reuniones: Las reservas las realizarán padres, alumnos o ambos.
- Apertura del plazo de inscripción: Fecha y hora de apertura del plazo de inscripción
- Cierre de inscripciones: Fecha y hora de cierre de inscripciones
- Usar fechas de bloqueo de la organización: al seleccionar esta opción, se impedirá la creación de PTC en días que hayan sido bloqueados para su organización, por ejemplo, días de formación de profesores.
- Términos y condiciones: Puede ingresar cualquier término y condición que el padre deba aceptar antes de hacer una reserva, o enlazar a una página de los términos y condiciones de su escuela alojada en su sitio web ingresando esta URL en el cuadro de información adicional (URL) de los términos y condiciones .
- Formulario de datos de reserva: SchoolsBuddy puede crear formularios de datos personalizados si necesita recopilar información de los padres al momento de la reserva. Por ejemplo, requisitos de traductor. Contáctenos para cualquier consulta.
  Cuando haya introducido todos los datos, seleccione la pestaña verde " Guardar ".
Se creará el contenedor y te llevará dentro del mismo.
(Tenga en cuenta que un contenedor no debe reutilizarse. Se debe crear un nuevo contenedor para la siguiente ronda de PTC).

Segunda parte: La creación del profesor

La primera pestaña dentro de un contenedor es la pestaña del profesor; aquí es donde se añaden los profesores que organizarán la PTC y sus clases a su grupo.

Para crear un grupo individual, haga clic en Agregar o, para crear todos los grupos a partir de los datos importados de su Sistema de Información Estudiantil, haga clic en Agregar en masa .
Si ha seleccionado la opción Agregar en masa, puede optar por generar grupos a partir de Clases de asignaturas o Grupos de inscripción. Seleccione la opción deseada.
Las clases de asignaturas se pueden filtrar por profesor, asignatura, año y búsqueda por palabra clave:
Si selecciona Grupos de inscripción , se mostrarán todos sus grupos de inscripción o aulas.
Seleccione los grupos regulares o clases de asignatura que desee agregar haciendo clic en las casillas de verificación o seleccionando "Seleccionar todo" . Si desea ver qué alumnos pertenecen al grupo regular o a la clase de asignatura , haga clic en el logotipo verde (i) que aparece junto al nombre.
Introduzca el sufijo del título del profesor. Por ejemplo, se aplicará el sufijo del grupo: 10A Reunión de Padres y Profesores, 10B Reunión de Padres y Profesores. Esto es lo que verá un padre o tutor al seleccionar a los profesores con los que desea concertar una cita.
Una vez seleccionados los grupos de clases/inscripción, haga clic en el botón Generar profesores .
Aparecerá una lista de los grupos de profesores recién creados. Para cambiar el profesor responsable de una clase, haga clic en Cambiar.
Para agregar/actualizar el enlace de la reunión, haga clic en el icono verde que aparece junto al campo de ubicación.
Cuando esté satisfecho con los profesores, marque las casillas individuales de la izquierda o haga clic en Seleccionar todo y luego en Completar .
Los grupos recién creados aparecerán en la pestaña «Profesores» dentro del contenedor. Si aparece un mensaje de advertencia porque más de un grupo tiene el mismo profesor, tenga cuidado de no programar reuniones para ambos grupos de profesores simultáneamente. Le recomendamos eliminar los grupos que no sean necesarios y transferir sus clases; consulte este artículo para saber cómo hacerlo.

En la práctica, puede haber profesores duplicados si imparten clases a diferentes grupos en distintos horarios. Por ejemplo, un profesor podría estar impartiendo clases de inglés a un grupo y de coordinación de CAS a otro. Es importante asegurarse de que cada profesor tenga solo un grupo en esta página. Si un profesor tiene más de un grupo, combine todas las clases en un solo grupo y elimine los duplicados.
Si desea editar algún detalle, haga clic en Editar y modifique los datos manualmente según sea necesario. Por ejemplo, puede editar la disponibilidad para permitir que los estudiantes de otras asignaturas puedan concertar citas con este profesor si lo necesitan.
También puedes añadir o actualizar la URL de la reunión aquí. Haz clic en el icono verde con la letra 'i'.

Luego puede ingresar el ID de la reunión en línea (A) y hacer clic en Guardar (B) y luego hacer clic en Guardar en la página Editar grupos .
Haz clic en «Fechas de bloqueo» para ver las fechas en las que no se programarán reuniones de padres y maestros (PTC). Si has seleccionado usar las fechas de bloqueo de la organización, aparecerán aquí. También puedes añadir más fechas de bloqueo que se apliquen solo a estas reuniones de padres y maestros, en lugar de a todas las actividades escolares, si fuera necesario.

Tercera parte: Crear reuniones

Haz clic en Crear reuniones y luego en Agregar nueva.
Complete la información:
- Título: Título de la reunión/conferencia de padres específica.
- Información vital: Añada cualquier información vital relevante.
- Reservas por franja horaria: Normalmente, un padre o tutor puede reservar una franja horaria a la vez, pero esto dependerá de las preferencias de su escuela. Por ejemplo, si se trata de reuniones dirigidas por estudiantes con dos estudiantes presentes al mismo tiempo.
Si desea crear la conferencia para cada profesor, grupo o asignatura, haga clic en Seleccionar todo en Crear para profesores . También puede seleccionar grupos de profesores individualmente; hágalo si tiene programados distintos profesores en diferentes horarios, por ejemplo, reuniones de clase los lunes y reuniones de orientación los martes.
Complete los detalles:
- Método de reunión: Esto no se puede cambiar porque, a nivel del contenedor, el formato de reunión se configuró como en línea (mediante el método en línea predeterminado).
- Ubicación: Esta será una reunión en línea a través de una URL.
- Frecuencia: Puedes crear franjas horarias para uno o varios días. Si cada día tiene una hora de inicio y finalización diferente, te recomendamos añadirlos como un solo día y, posteriormente, añadir otro evento para las distintas franjas horarias.
- Fecha de la reunión: seleccione el/los día/s para la reunión de padres/conferencia de padres.
- Hora de inicio : Comienzo del primer intervalo de tiempo.
- Hora de finalización: La hora de finalización del último intervalo de tiempo.
- Duración del evento en minutos: La duración de cada franja horaria.
- Tiempo de intervalo en minutos: Añada un tiempo si los profesores necesitan un descanso entre cada reunión.
- Haz clic en Crear regla para finalizar.
El sistema crea una plantilla de horario para cada grupo de profesores. Estas plantillas se pueden editar haciendo clic en "Editar" en el lado derecho.
Haz clic en la pestaña "Publicar reuniones" para revisar las reuniones creadas. Ten en cuenta que la columna "Número de reuniones" debe mostrar suficientes reuniones para cubrir la cantidad de estudiantes que un profesor debe atender. Si no es así, puedes añadir tiempo adicional en su horario.
Puedes seleccionar todas las reuniones que deseas publicar o elegir los horarios de cada profesor marcando la casilla correspondiente. Por ejemplo, esto te servirá si creas todas las reuniones de Primaria y Secundaria en el mismo contenedor, pero solo quieres publicar primero las de Primaria.
Haz clic en Confirmar y Publicar. Ten en cuenta que, una vez publicadas, las fechas y horas de las reuniones no se podrán modificar.
Tenga en cuenta que los eventos serán visibles para los padres de inmediato si el período de inscripción ya está abierto. Si la fecha de inscripción es posterior, los padres aún no verán nada.
Aparecerá un mensaje indicando que las reuniones se están generando y no se pueden modificar. Una vez generadas, este mensaje desaparecerá automáticamente, o puede hacer clic en Actualizar para ver la pantalla actualizada.
Una vez publicadas, las reuniones aparecerán en la pestaña "Ver reuniones/reservas" .